Mettre une salle de réception en location : 5 étapes

Nos experts ont réalisé un un pack complet pour une salle de réception, modifiable.

Quelles sont les étapes pour mettre une salle en location ?
Comment s’assurer de partir sur de bonnes bases et de créer un projet rentable ?
Quelle est la liste des équipements nécessaires pour louer une salle de réception
Quelles sont les normes à respecter lorsqu’on loue une salle ?
Comment trouver les premiers locataires de sa salle ?

Découvrez comment réussir la mise en location de votre salle, en passant par 5 étapes essentielles.

Enfin, sachez que notre équipe d’experts mène une veille constante et active sur ce secteur. La synthèse de ses heures de collecte de donnés, de recherche et d’analyse se trouve dans les documents du pack complet pour une salle de réception.

Étape 1 : faire une étude de marché pour la location de sa salle

Pour la location d'une salle, il est indispensable de faire une étude de marché. En effet, celle-ci présente de nombreux avantages.

Tout d'abord, l'étude de marché vous permet de tester la demande et de mieux cerner les attentes des clients. À titre d'exemple, elle vous aidera à déterminer s'il est plus rentable de louer la salle pour des mariages, des événements d'entreprise, des séminaires, des formations ou encore des soirées entre amis.

En outre, ce document vous permet de déterminer le budget du marché cible, afin de fixer des prix de location appropriés.

Une bonne étude de marché pour votre salle de réception vous donne également l’occasion d'analyser les salles concurrentes, leurs offres, les plateformes sur lesquelles elles sont présentes, la présentation de leurs annonces, leurs tarifs, leurs équipements, etc. Cela vous permettra de mieux affronter la concurrence et de bien vous positionner sur le marché.

Pour finir, l'étude de marché fournit une analyse du marché global, des critères de réussite dans le secteur et des conseils pour maximiser votre nombre de locations. Elle vous permet également de maîtriser la réglementation en vigueur, afin de démarrer sur de bonnes bases.

Étape 2 : faire un business plan pour la location de sa salle

Le business plan est fondamental pour toute activité, y compris la location de salles. En effet, celui-ci vous permettra de mener à bien votre activité.

Grâce au business plan pour votre salle de réception, vous pouvez vous familiariser avec les chiffres et les grands indicateurs du marché de la location de salles de réception.

Également, ce document vous permet de définir une feuille de route et une stratégie de développement, tant pour la phase de construction et de rénovation que pour la mise en location de la salle.

À noter que c’est le business plan qui va vous permettre de déterminer un budget de démarrage pour votre salle de réception, en établissant une liste de dépenses nécessaires pour une salle de réception opérationnelle.

La partie financière du business plan de votre salle de réception vous permet également de mieux prévoir vos ventes, vos coûts et votre rentabilité. Ainsi, vous pourrez mettre en place une stratégie marketing pour augmenter la visibilité de la salle, le nombre de jours de location et donc la rentabilité générale.

Enfin, le business plan vous servira de support à la présentation du projet à un partenaire financier, afin d'avoir la possibilité d'obtenir un financement pour démarrer ce projet de salle de réception.

Étape 3 : déclarer son activité et obtenir les licences pour la location de sa salle

Pour créer une salle de réception, il est nécessaire de veiller au respect du règlement et des normes applicables.

Les Établissements Recevant du Public (ERP)

Les salles en location sont considérées comme des Établissements Recevant du Public (ERP). Elles sont donc soumises à des formalités administratives, destinées à vérifier que la salle répond à la législation en vigueur.

Tout d'abord, vous devez demander une autorisation à la mairie de la commune d'implantation. Cette dernière étudie les plans et l'aménagement de la salle. En cas d'avis positif, la mairie délivre un arrêté municipal autorisant l'ouverture de la salle.

Pour obtenir cette autorisation, vous devez en faire la demande au moins un mois avant l'ouverture prévue de la salle. À l'appui de la demande, vous devez fournir plusieurs documents :
- l'attestation du maître d'ouvrage
- l'attestation du bureau de contrôle
- le rapport de vérification réglementaire après achèvement des travaux, établi par l'organisme de contrôle agréé

Les règles de sécurité

Les règles de sécurité doivent être respectées, tant par les constructeurs de la salle que par les propriétaires et les exploitants. Ces mesures sont définies en fonction de la nature de l'exploitation, la taille des locaux, le mode de construction et la capacité d'accueil de l'établissement.

Il est donc important, pour respecter ces normes de sécurité, que celles-ci soient prises en compte à tous les niveaux, de la construction à la gestion des salles.

Toujours dans cette optique de sécurité, la salle, ses équipements et son aménagement sont soumis au respect de certaines caractéristiques réglementaires.

Étape 4 : acheter des équipements pour la location de sa salle de réception

Le choix de la clientèle cible va influencer vos décisions quant à la façon dont vous allez aménager votre salle de réception.

Cette étape requiert parfois quelques travaux de rénovation ou de décoration. Il ne faut pas hésiter à contacter, ou à s'inspirer, des décorateurs d'intérieur et autres experts qui sont spécialisés dans la mise en valeur intérieure d'un bien immobilier.

Voici l'équipement nécessaire à acheter lorsque vous vous lancez dans cette activité.

Une scène sécurisée
Il est possible d'opter pour un équipement modulable, qui peut être installé et démonté en peu de temps. Ce dispositif permet d'adapter la taille de la scène en fonction du type d'événement.

Le matériel de mixage
Tout d'abord, il vous faut une table de mixage. Ensuite, vous devez acheter un bon amplificateur, un microphone, un casque et de bonnes sorties pour obtenir un excellent son.

L'éclairage
Vous pouvez installer des spots à LED avec des variations de rythme d'éclairage et de couleurs qui s'alignent sur la musique.

Les éléments à effets
Vous pouvez envisager des dispositifs pour faire de la fumée, des bulles ou encore de la mousse. Investissez également dans des écrans et des vidéoprojecteurs permettant d'avoir un effet graphique en arrière-plan.

La climatisation
Il n’est pas rare de se sentir étouffé lorsqu'on est entouré de nombreuses personnes. Ainsi, vous devez installer un climatiseur qui permet de contrôler la température, la qualité de l'air et l'humidité.

Un matériel de réception multi-usages
Vous devez favoriser un équipement qui peut être utilisé à l'intérieur et à l'extérieur, mais également dans différents contextes et situations. Par exemple, une table de réception peut être utilisée pour des activités, mais également pour un repas de fête.

Des tentes de fête et des stands extérieurs couverts
Si vous envisagez une activité à l'extérieur, utilisez-les pour éviter les désagréments d'un fort soleil ou d'une pluie passagère.

Des tables et des chaises de réception
Elles permettent de délimiter la piste de danse et offrent aux invités une vue d'ensemble de la salle.

Les chariots pour le transport des équipements
Il existe des solutions de rangement et de manutention du mobilier de réception, pour déplacer et stocker facilement les meubles.

La domotique
Pour une salle de prestige, misez sur la domotique. La domotique est un équipement de pointe qui permet d'automatiser et d'optimiser la gestion de l'énergie, la sécurité, la commodité et le confort de vie.

Étape 5 : trouver des clients et locataires pour la location de sa salle

Avant de mettre votre salle de réception en location, vous devez veiller à répondre à certains critères pour attirer les clients :
- un lieu offrant un cadre pittoresque et propice aux photos
- un équipement de haute qualité
- un emplacement facilement accessible
- une décoration alliant l'ancien et le moderne
- un style de d'immobilier, de décoration et de présentation générale de la salle cohérent
- une capacité de couchage adaptée à la clientèle
- des commodités adaptées à la capacité d'accueil de la salle

Lors du lancement de votre activité et afin de trouver vos premiers clients, vous pouvez notamment :
- organiser une inauguration et en profiter pour inviter la presse, les célébrités ou les influenceurs du domaine, tels que les organisateurs de mariage, les traiteurs, etc.
- exploiter les réseaux sociaux pour promouvoir votre salle de réception
- référencer votre établissement sur les plateformes de réservation
- développer un site vitrine professionnel pour votre salle, avec une fonctionnalité de réservation
- travailler le référencement du site afin d'apparaître directement dans les résultats d'une recherche Google
- proposer une visite en réalité virtuelle de la salle pour les potentiels clients ne pouvant pas se déplacer
- imprimer et distribuer des flyers travaillés dans les commerces et l'office du tourisme de votre région

Pour finir, il faut adopter différentes stratégies afin de maximiser le taux d'occupation de votre salle de réception. Parmi celles-ci, vous devez :
- pratiquer un tarif flexible, qui sera plus abordable durant les périodes de basse saison
- travailler le référencement du site internet de votre salle de réception sur les moteurs de recherche
- disposer d'une politique d'annulation protégeant le gérant de la salle de réception
- mettre en place une offre "tout-en-un", après avoir réuni un réseau de sous-traitants, à savoir des traiteurs, des organisateurs de mariage, des musiciens, etc.
- considérer ces mêmes professionnels comme des apporteurs d'affaires
- démarcher directement les entreprises susceptibles d'avoir besoin de votre salle pour des séminaires
- proposer votre salle pour des événements publics et associatifs, afin de gagner en visibilité