Le business plan d'une secrétaire

Nos experts ont réalisé un business plan pour une secrétaire, modifiable.

Se lancer sur le marché du secrétariat à domicile représente une idée d'entreprise qui donne envie à certains entrepreneurs. Le taux d'investissement est faible et l'activité jouit de solides facteurs de croissance. En effet, au cours des dernières années, le métier de secrétariat a connu de grandes innovations grâce à la démocratisation du télétravail et l'externalisation de certaines tâches administratives.

Toutefois, avant de démarrer un projet entrepreneurial, il est conseillé de rédiger un business plan sérieux et complet.

Ce document donne l'occasion d'établir la stratégie de développement de votre activité de secrétaire en menant une réflexion, par exemple, quant au budget de départ, à l'offre des concurrents, aux charges courantes, aux ratios de rentabilité mais aussi aux futurs bénéfices de votre projet de secrétariat.

Aussi, le business plan de votre activité de secrétaire constitue un outil sérieux dans le contexte d'une demande de financement auprès d'une banque.

Quels éléments inclure dans le business plan d'une secrétaire ?
Quels sont les éléments à ne pas oublier ?
Peut-on analyser le chiffre d'affaires de votre activité de secrétaire ?
Quels sont les ratios financiers à présenter dans un business plan ?
Peut-on estimer le seuil de rentabilité d'une secrétaire ?

Nous répondons à toutes ces questions dans la suite de l’article.

Par ailleurs, pour assurer la réussite de votre entreprise, téléchargez notre business plan adapté au modèle économique d'une secrétaire.

La démarche pour le business plan d'une secrétaire

Faire un business plan pour une secrétaire : quelle utilité ?

Dresser un business plan pour son activité de secrétaire offre la possibilité de :
- synthétiser les derniers chiffres du marché du secrétariat à domicile
- étudier les habitudes de consommation concernant le secteur du secrétariat
- identifier les facteurs de réussite d'une secrétaire
- cerner vos futurs clients, sans oublier leurs envies
- construire une proposition de valeur convaincante pour votre projet de secrétariat
- synthétiser les secrétaires concurrentes ainsi que leurs forces et faiblesses
- identifier des avantages concurrentiels pour ce nouveau projet
- expliquer, par un Business Model Canvas, le modèle économique de votre projet de secrétariat
- établir un plan de développement (en identifiant chaque étape)
- prévoir les événements qui peuvent menacer l'existence de votre activité de secrétaire
- prouver à un banquier que ce nouveau projet va devenir rentable

Les experts de notre équipe ont veillé à établir un bon business plan pour une secrétaire, qui répond à tous ces objectifs.

Que doit contenir le business plan d'une secrétaire ?

Ce type de document présente un lot important d'informations, de chiffres et d'analyses.

Toutefois, il est impératif de bien les structurer afin d'obtenir un document sérieux.

C'est ce que nous avons fait dans notre business plan pour une secrétaire, qui se structure en différentes parties distinctes.

La partie d'introduction va nous présenter l'“Opportunité de Marché”. Dans cette partie, nos experts vont identifier des données et chiffres concernant le marché du secrétariat à domicile. Les chiffres et données sont mis à jour chaque semestre.

Cette partie permet également de présenter les dernières avancées qu'on observe sur le secteur du secrétariat (par exemple : les plateformes de référencement, le freelancing, le SEO, la rédaction d'articles, ou encore le marketing digital).

Enfin, on évoque les facteurs qui permettent à une activité de secrétariat de devenir un projet réussi.

Après cela, il y a une partie qui fait référence à la “Présentation de l'Entreprise”. Elle donne l'occasion de présenter les grandes lignes de votre activité de secrétaire (Où se trouve la secrétaire ? Quelles sont les prestations de secrétariat proposées ? Est-elle spécialisée dans certains secteurs ? Etc.).

Cette partie présente aussi la proposition de valeur de votre activité de secrétaire. Elle se termine par la présentation du porteur de projet (la personne à la tête de ce nouveau projet).

Puis, vient la partie qui est “Étude de Marché” et qui va donner l'opportunité de synthétiser les segments de clientèle de votre activité de secrétaire.

On y présente aussi les secrétaires concurrentes via une étude compétitive. Cette partie comprend notamment une matrice SWOT, qui est l'outil pour présenter les forces et faiblesses de votre activité de secrétaire, tout en faisant état des opportunités et menaces qui peuvent avoir un impact sur son développement.

Puis nous allons passer à la partie “Stratégie”, qui va nous aider à dresser une solide stratégie sur le long terme avec les actions bien précises qui vous permettront de devenir rentable.

On y détaille, notamment, une stratégie marketing qui permettra une croissance pérenne.

Finalement, le business plan se conclut par une partie qui traite des “Finances”, qui donne l'occasion d'exposer une stratégie financière sur trois années de votre activité de secrétaire.

Comment établir l'Executive Summary d'une secrétaire ?

Pour réussir l'Executive Summary de votre activité de secrétaire, il faut suivre certains points.

Tout d'abord, votre document se doit d'être relativement court. Pas plus de 1 500 mots. Dans les faits, il sert d'introduction au business plan de votre activité de secrétaire.

Également, il se doit d'être percutant et montrer en quoi votre activité de secrétaire constitue un projet solide et rentable.

Soyez attentif et évitez les erreurs orthographiques et précisez les atouts de votre nouveau projet (par exemple : peut se déplacer sur site (si nécessaire), est présente sur plusieurs plateformes de freelance, présente de bons avis sur les plateformes de référencement ou encore fait preuve de flexibilité et de réactivité).

Votre Executive Summary doit suivre une structure précise. Vous pouvez reprendre celle de notre business plan pour une secrétaire, décrite dans la partie précédente.

Comment rédiger l'étude de marché d'une secrétaire ?

L'étude de marché de votre activité de secrétaire permet de comprendre les facteurs qui encerclent votre projet d'entreprise, comme la demande globale et locale, les innovations du secteur ainsi que le nombre de concurrents.

Chaque projet commercial devrait commencer par une étude de marché.

Comment la construire ? C'est simple, il faut lister et catégoriser une quantité importante d'éléments.

Ci-après, les différentes informations qu'on pourra consulter dans la partie "Étude de Marché" de notre business plan rédigé pour une secrétaire :
- des chiffres et données relativement récents qui caractérisent le marché du secrétariat à domicile
- les innovations du secteur du secrétariat
- les segments de clientèle de votre projet de secrétariat
- l'étude compétitive
- des exemples d'avantages concurrentiels
- l'analyse SWOT complétée pour une secrétaire

Les éléments fondamentaux d'un business plan pour une secrétaire

Comment expliquer le business model d'une secrétaire ?

Le business model, ou modèle économique, d’une secrétaire est de proposer des services administratifs, généralement sous le statut de micro-entrepreneur (anciennement indépendant), aux entreprises et aux professions libérales qui souhaitent externaliser leur gestion administrative.

Pour résumer, il s'agit d'une personne qui exerce le métier de secrétaire mais qui n'est pas salariée. En effet, une secrétaire peut avoir plusieurs petites entreprises clientes.

Les avantages d’une secrétaire travaillant pour son propre compte sont nombreux : horaires flexibles, rémunération libre, développement des compétences, etc.

Le contrat entre une secrétaire indépendante et son client est un partenariat. La relation patron / employé n'existe pas. Il peut donc prendre fin quand l'une des parties le souhaite ou qu'il y a un accord mutuel car il n'y a pas d'engagement à long terme.

Le plus souvent, à l'intérieur d'un business plan, on détaille le business model de son projet à l'aide d'un Business Model Canvas.

Cet outil donne l'occasion de facilement comprendre les tenants et aboutissants de votre futur projet, en particulier la proposition de valeur, la politique tarifaire, les moyens de communication, etc.

Notre business plan conçu pour une secrétaire contient, bien évidemment, un Business Model Canvas (rédigé et modifiable) pour ce type d'activité.

Quels sont des exemples de segments de clientèle d'une secrétaire ?

La segmentation de marché c'est catégoriser un ensemble de clients en segments qui se ressemblent.

Pour une secrétaire, il convient de diviser les individus qui, potentiellement, peuvent solliciter vos services de secrétaire.

Pourquoi segmenter ? Cela permet de structurer la présentation de votre clientèle dans votre business plan. Ensuite, cette initiative permettra de mener des actions de communication avec plus d'efficacité (en divisant les différentes offres et différents messages de votre activité de secrétaire selon les groupes, par exemple).

Des segments de marché envisageables pour votre activité de secrétaire sont les entrepreneurs, les cabinets d'avocats ou encore les agences immobilières.

À l'intérieur de notre business plan adapté à une secrétaire, vous trouverez une analyse des segments de marché complétée pour cette activité.

Comment construire l'étude concurrentielle d'une secrétaire ?

Vous ne serez pas seul sur le secteur du secrétariat. Il s'agit d'une activité particulièrement forte en concurrence.

Il y a, en effet, les secrétaires concurrentes qui s'adressent aux mêmes clients.

Votre plan d'affaires devra exposer une étude de ces secrétaires. Il faudra détailler leurs caractéristiques remarquables, tout comme leurs points forts et leurs faiblesses.

Présentez en particulier leurs faiblesses (par exemple : un manque de communication et de flexibilité, une faible réactivité face aux demandes des clients, l'absence d'un site web professionnel, un choix limité de prestations ou encore l'indisponibilité pour les tâches urgentes).

Pourquoi se concentrer sur ces points ? Parce que ces éléments génèrent à coup sûr un manque de satisfaction chez la clientèle de ces secrétaires. Profitez de ces failles et construisez des avantages concurrentiels pour votre projet de secrétariat.

Un avantage concurrentiel est tout ce qui aide votre activité de secrétaire à dépasser la concurrence présente sur le marché.

Ci-après, des exemples d'avantages concurrentiels qu'on peut envisager pour une secrétaire :
- offre une large palette de services (comme la gestion des salaires ou le community management)
- met à disposition un site web professionnel, équipé d'un formulaire de contact
- applique des tarifs clairs et transparents
- établit une relation de confiance avec les clients
- maîtrise tous les outils bureautiques
- dispose d'un module de demande de devis en ligne gratuit
- etc.

Téléchargez notre business plan pour une secrétaire afin d'obtenir une étude de la concurrence rédigée et modifiable ainsi que la liste des avantages concurrentiels complétée pour votre projet de secrétariat.

Comment élaborer la SWOT de son activité de secrétaire ?

La matrice SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) est un outil stratégique qui est essentiel pour analyser les forces comme les faiblesses d'une entreprise donnée, par exemple votre activité de secrétaire.

Aussi, elle est d'une aide précieuse pour lister les opportunités tout comme les menaces possibles.

Une matrice SWOT bien réalisée pour votre activité de secrétaire doit être synthétique et pertinente. Elle représente un exercice compliqué pour les entrepreneurs débutants qui construisent quelques fois des SWOT éparpillées, qui manquent de pertinence et sont rarement percutantes.

Or, de la même façon que le Business Model Canvas, l'analyse SWOT a la qualité d'être une ressource de synthèse offrant un nombre élevé d'éléments sur votre projet de secrétariat instantanément.

Pour avoir une matrice SWOT complète, modifiable et rédigée, téléchargez notre business plan pour une secrétaire.

Comment rédiger la stratégie marketing d'une secrétaire ?

À l'intérieur du business plan de votre activité de secrétaire, il faut décrire une stratégie sur le long terme pour garantir la croissance de votre projet d'entreprise.

La stratégie marketing rassemble la totalité des actions et initiatives planifiées pour qu'un nombre croissant de clients soient susceptibles de solliciter vos services de secrétaire.

À titre d'exemple, il y a la mise en place d'un site web professionnel pour votre activité de secrétaire. Se lancer dans la création d'un site web est toujours recommandé dans ce type d'activité car de nombreux services sont aujourd'hui digitalisés. Votre site va vous être avantageux pour plusieurs raisons.

D'abord, il est votre premier support de visibilité sur Internet. Ensuite, avec l'externalisation des taches administratives et l'accroissement du télétravail vous avez la possibilité de viser de la clientèle hors de votre région et cumuler plusieurs contrats. Celui-ci aidera votre clientèle à vous identifier sur le web. Il devra regrouper les données essentielles sur votre projet de secrétariat.

Pour montrer que vous êtes une secrétaire fiable, travaillez les contenus de votre site. Par exemple, détaillez toutes vos prestations à travers des articles, ou encore développez une section blogging (avec des articles liés à vos spécialités) prouvant que vous maîtrisez votre secteur d'activité.

En parallèle à votre site web, il faut également que vous montrez une certaine présence sur les réseaux sociaux. Pour un télésecrétariat, le réseau LinkedIn est impérativement à exploiter. Créez votre profil, interagissez avec vos contacts et publiez régulièrement des contenus en liaison avec votre activité.

Il y a aussi le réseau social Facebook qui dispose de plusieurs groupes spécialisés dans le télétravail ou dans l'activité de télésecrétariat. Dans ces groupes, vous pouvez proposer vos prestations à des cibles déjà sélectionnées ou encore trouver des offres qui vous correspondent.

Il existe également des sites destinés à des professionnels comme vous dont la mission est de mettre en relation les prestataires indépendants et les clients. On peut citer les célèbres plateformes comme Upwork, Free-lancer, ou encore Trouvemoiunfreelance.

La politique marketing concernant votre projet de secrétariat ne se fait pas uniquement en ligne. On peut envisager aussi des actions pour le monde "physique".

Vous pouvez par exemple imprimer des affiches, flyers et cartes pour donner de la visibilité pour votre activité de secrétaire.

Enfin, vous avez la possibilité de donner lieu à différents partenariats avec des entreprises et associations qui seront utiles pour vos efforts publicitaires.

Il y a un certain nombre de stratégies et de ressources marketing pour votre activité de secrétaire. Vous les découvrirez dans le business plan adapté à une secrétaire.

Les tableaux et ratios financiers du business plan d'une secrétaire

Un business plan bien rédigé inclura une démonstration financière sur trois ans.

Il faudra, par exemple, construire des projections de revenu généré par votre activité de secrétaire.

Bien sûr, il sera essentiel que de telles estimations soient cohérentes. Notre prévisionnel financier pour une secrétaire inclut un système avec des vérifications qui est là pour vous aider à obtenir des calculs pertinents. À l'intérieur de ce modèle, les tarifs des prestations de son activité de secrétaire sont variables (afin de pouvoir tester plusieurs scénarios).

Par ailleurs, il faudra construire un budget pour votre activité de secrétaire. Ce budget va regrouper l'ensemble des frais initiaux ainsi que les sommes associées.

L'étude du seuil de rentabilité (également appelé "point mort") est aussi une dimension majeure du business plan de votre projet de secrétariat. Une telle analyse aide à mieux appréhender le niveau de revenu qu'il faudra générer pour dépasser le seuil de rentabilité. Cette analyse permet d'avoir aussi quelques informations utiles quant aux profits que vous pouvez, en théorie, générer avec activité de secrétaire.

Il faut également examiner les charges de votre activité de secrétaire.

Par exemple, on retrouve des frais bancaires, les sommes prélevées par les plateformes de freelance (si vous vous en servez pour trouver de nouveaux clients), les dépenses liées aux assurances ou encore les cotisations URSAFF (si vous êtes auto-entrepreneur).

Enfin, la qualité financière de votre projet peut aussi être examinée grâce au rapport des soldes intermédiaires de gestion, au détail du calcul du BFR ainsi que des ratios financiers.

Bien entendu, tous ces éléments d'ordre financier sont bien présents dans notre prévisionnel financier pour une secrétaire.