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Créer une agence d'événementiel : budget, équipements et rentabilité

budget agence événementielle

Combien faut-il investir pour la création d'une agence événementielle ?
Quelle est la liste des équipements nécessaires ?
Peut-on créer une agence d'événementiel sans apport personnel ?
Comment savoir si son idée constitue un projet rentable ?

Cet article vous aide à faire la lumière sur ces questions.

En plus de cela, si vous voulez obtenir tous les indicateurs financiers concernant votre futur projet, vous pouvez procéder au téléchargement de notre prévisionnel financier pour une agence événementielle.

Les calculs et estimations de cet article reposent sur plusieurs sources ainsi que sur notre expérience de rédaction de business plans pour des agences événementielles. Bien sûr, votre projet d'entreprise est unique et les chiffres suivants sont à considérer au regard des spécificités de celui-ci. Ce contenu est là pour vous informer. Également, il ne se soustrait pas à un jugement professionnel et propre à votre projet d'entreprise.

Quel est le budget prévisionnel pour créer une agence d'événementiel ?

Sans prendre en compte les cas extrêmes, on peut considérer que le montant à investir pour créer une agence d'événementiel va être situé, dans la majorité des cas, dans la fourchette entre 2,000 et 75,000 euros.

Bien sûr, tous les projets de boîte d'organisation d'événements sont différents et certains de ces éléments peuvent faire varier le budget prévisionnel du simple au double :
- la qualité du site web que vous allez développer
- le quartier où vous souhaitez que votre agence soit située
- le nombre de prestataires que vous allez démarcher pour l'ouverture (influence sur le budget de prospection)
- les dépenses allouées à votre équipement technologique
- le nombre de collaborateurs nécessaires au bon fonctionnement de votre agence événementielle

Afin de connaître le montant de l'investissement initial de votre projet, vous pouvez télécharger notre prévisionnel financier pour une agence événementielle.

Peut-on créer une agence d'événementiel sans argent ?

C'est envisageable, il faut alors solliciter des organismes extérieurs. Cependant, n'y allez pas les mains vides : un apport personnel de capital est souvent souhaitable pour le financement de votre agence événementielle.

Pourquoi ? Parce qu'un apport personnel est perçu comme un gage de sérieux et d'engagement par les institutions financières. Le pourcentage de l'apport personnel, parmi la totalité des financements investis, sera, le plus souvent, de 20-25%.

Il existe de nombreuses façons de constituer cet apport, comme l'argent des proches, les prêts à taux zéro ou bien les associations d'entrepreneurs.

En utilisant ces moyens, vous aurez, à votre disposition, une somme d'argent qui pourra être placée en apport pour solliciter des financements plus importants pour votre boîte d'événementiel.

Toutefois, vous devrez prouver à ces personnes que le projet de votre agence est solide et rentable. Le document qui vous servira de support sera le business plan pour votre agence événementielle : utilisez notre modèle pour prouver la viabilité de votre projet d'entreprise.

Quelle est la liste complète des dépenses pour la création d'une agence événementielle ?

Quels équipements faut-il pour créer une agence d'événementiel ?

Il sera nécessaire d'acquérir le bon équipement pour réussir la création d'une agence événementielle.

D'après notre expérience, parmi les dépenses de votre agence événementielle, on retrouvera éventuellement, des micros, un appareil photo numérique, le matériel de production, de l'éclairage professionnel, le matériel d'inscription et d'enregistrement (portiques, appareil de lecture QR code, etc), des tables et des chaises, une estrade, des panneaux et des bannières, des équipements de sonorisation ou encore du matériel vidéo.

Ce ne sont que des exemples.

Pour la liste complète et détaillée, modifiez les hypothèses pré-remplies de notre prévisionnel financier pour une agence événementielle.

Quelles sont les autres dépenses du budget prévisionnel pour créer une agence d'événementiel ?

La création de l'entreprise

Votre agence d'événementiel représente une entreprise à part entière. Or, la création d'une entreprise implique des frais.

Voici des exemples de dépenses qu'on peut retrouver dans cette catégorie : des frais de greffe pour créer l'entreprise, les honoraires d'expert comptable, des frais pour un business plan, les frais liés au Centre de Formalités des Entreprises (CFE), et des frais de déplacement.

Notons que la plupart de ces dépenses n'existe pas dans le cas d'une micro-entreprise, qui est un régime que vous pouvez éventuellement utiliser pour la création de votre boîte d'événementiel.

Les personnes qui travaillent dans votre agence d'événementiel

Dans le cas où vous voulez embaucher (un coordinateur d'événements, un gestionnaire de comptes (qui s'occupe des relations clients), une personne qui va démarcher des prestataires, etc.), il faudra ajouter des dépenses dans votre plan de financement.

Le marketing pour la création d'une agence événementielle

Lors de la création d'une agence événementielle, il faut communiquer, afin d'attirer les premiers clients et d'organiser les premiers événements.

Voici certaines dépenses marketing qui peuvent faire partie du budget prévisionnel de votre agence événementielle :
- un site internet pour votre agence événementielle
- les partenariats avec d'autres entreprise
- un article dans la presse spécialisée, que consulte vos clients potentiels
- Google Ads (en misant sur des mots clés en rapport avec le marché de l'événementiel)
- l'embauche d'un community manager (pour les réseaux sociaux)
- des accessoires reflétant votre image de marque
- le référencement du site de votre agence événementielle

Le reste des dépenses

Dans les investissements pour votre agence événementielle, il faut prévoir un petit budget pour des frais bancaires.

Également, assez pour tenir 6 mois sans générer de revenu.

Enfin, n'oubliez pas d'inclure vos mensualités de crédit, dans le cas où vous faites un emprunt pour financer votre agence événementielle.

Le budget, détaillé, chiffré et complet se trouve dans le prévisionnel financier adapté à une agence événementielle.

Combien de mois pour amortir les dépenses de son agence événementielle ?

Pour vous rendre compte du potentiel de rentabilité de votre agence événementielle il faut estimer 3 indicateurs : le budget prévisionnel pour démarrer, vos prévisions de revenu puis le taux de marge nette qui ressort de votre activité d'organisation d'événements.

Appuyons-nous sur un exemple fictif, où nous prenons l'hypothèse suivante : l'investissement total de votre agence événementielle atteint environ 25,000 euros.

Quant aux revenus, on émet l'hypothèse que votre boîte d'événementiel réussit à générer 240,000 euros de chiffre d'affaires annuel.

Terminons notre exemple, la marge (nette) est à la hauteur de 26.0%.

Un calcul classique nous indique le profit : votre agence événementielle génère pas moins de 26.0% x 240,000 = 62,400 euros de profit annuel.

En somme, il faudra 25,000 / 62,400 = 0.4 année à votre agence d'organisation d'événements pour amortir son budget prévisionnel.

En d'autres termes, votre agence événementielle constitue un projet rentable suite à 5 mois d'activité, ce qui est une très bonne performance ! 

Bien entendu, nous sommes là dans le cas d'un exemple et les chiffres propres à votre projet seront probablement différents.

Vous voulez savoir maintenant quelle est la rentabilité de votre boîte d'événementiel ? Téléchargez notre modèle Excel pour une agence événementielle et testez plusieurs hypothèses.

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