Construire un budget prévisionnel en 20 étapes simples

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La construction d'un budget prévisionnel est un élément clé de la gestion financière d'une entreprise.

Ce tableau financier permet de planifier les dépenses et les revenus futurs, de suivre les performances financières de l'entreprise et de prendre des décisions éclairées.

Cependant, la création d'un budget peut sembler intimidante, surtout pour les entrepreneurs qui en ont peu l'expérience.

Heureusement, il existe des étapes simples pour construire un budget prévisionnel efficace, nous vous les expliquons maintenant dans cet article.

Définir une période de temps pour son budget prévisionnel

On commence avec une phase de préparation.

Définissez une période de temps pour votre budget prévisionnel.

La durée de la période dépendra de la nature de votre entreprise et de ses besoins. Aussi, cela dépendra de vos objectifs pour votre budget. Par exemple, si un investisseur vous demande un budget sur une période de 3 ans (c’est la période la plus souvent demandée, et c’est celle que nous utilisons dans nos modèles financiers), alors il faudra s’y contraindre.

Il est important de noter que les budgets à long terme sont souvent plus détaillés que les budgets à court terme car ils prennent en compte des projets plus importants, avec une vision plus lointaine.

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Décider du découpage (mensuel, annuel ou trimestriel)

Toujours pour la préparation.

Il existe trois principaux types de “découpage” pour un budget prévisionnel : mensuel, annuel, et trimestriel.

Le budget mensuel est le plus fréquent pour les entreprises qui ont des fluctuations importantes dans leurs revenus et dépenses.

Il permet de suivre les résultats de l'entreprise de manière plus précise et de s'adapter rapidement aux éventuelles variations.

Le budget annuel est généralement utilisé pour les entreprises qui ont des activités régulières et peu de fluctuations dans leurs revenus et dépenses.

Il permet de suivre les résultats de l'entreprise sur une année complète et de planifier les dépenses pour l'année suivante.

Le budget trimestriel est souvent utilisé pour les entreprises qui ont des activités saisonnières et de nombreuses fluctuations dans leurs revenus et dépenses. Il permet de suivre les résultats de l'entreprise sur une période plus longue, ce qui peut aider à anticiper les difficultés financières.

Pour une entreprise en création, une vue mensuelle sur 3 ans est généralement conseillée. C’est celle que nous avons privilégiée dans nos prévisionnels financiers.

Trouver un modèle pré-rempli de budget prévisionnel

C’est la base pour bien démarrer.

Un modèle pré-rempli de budget prévisionnel est un outil très pratique qui peut faire gagner beaucoup de temps et assurer que les chiffres sont exacts.

Lorsque le budget est pré-rempli, les utilisateurs n'ont pas à se soucier de reconstituer les données ou de devoir saisir manuellement chaque entrée.

De plus, le modèle pré-rempli est généralement accompagné d'explications et de graphiques qui aident à mieux comprendre les dépenses et les recettes.

Dans nos prévisionnels financiers, vous n’avez aucun calcul à faire pour obtenir un budget prévisionnel correct et surtout qui fasse sens. Vous avez juste des hypothèses à modifier et les formules se mettent automatiquement à jour. Également, le modèle vous aide à corriger automatiquement vos hypothèses.

On passe maintenant à l’estimation des revenus.

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Estimer le panier moyen de dépenses par client

Le panier moyen de dépenses par client est un indicateur de performance qui mesure le montant total moyen des transactions réalisées par un client.

Si on multiplie cet indicateur au nombre de clients potentiels, on peut obtenir des estimations de revenu pour son projet d’entreprise.

Prenons un exemple avec un restaurant.

Pour estimer le chiffre d'affaires annuel d'un restaurant qui a un panier moyen par client de 15 euros et un nombre de clients quotidien de 40, on va d'abord calculer le chiffre d'affaires quotidien.

Chiffre d'affaires quotidien = panier moyen par client x nombre de clients quotidien = 15 euros x 40 clients = 600 euros

Ensuite, pour calculer le chiffre d'affaires annuel, il faut multiplier le chiffre d'affaires quotidien par le nombre de jours ouvrables dans l'année.

Chiffre d'affaires annuel = chiffre d'affaires quotidien x nombre de jours ouvrables = 600 euros x 260 jours = 156 000 euros.

Vous l’avez compris, il nous faut maintenant estimer le nombre de clients potentiels.

Estimer le nombre de clients potentiels

C’est peut-être l’exercice le plus difficile lorsqu’on construit un budget prévisionnel.

Il est important de pouvoir estimer le nombre de clients potentiels que l'on peut avoir. Cette estimation va permettre de déterminer les revenus prévus, comme nous venons de le voir dans l’exemple précédent.

Il existe plusieurs méthodes pour estimer le nombre de clients potentiels.

L'une des plus courantes consiste à identifier la taille de votre marché cible, c'est-à-dire le nombre de personnes qui sont susceptibles d'acheter vos produits ou services. Attention : la taille de votre marché cible ne correspond pas nécessairement au nombre total de clients potentiels, car il y a souvent une proportion de cette population qui ne sera pas intéressée par vos produits ou services.

Une fois que vous avez une idée de la taille de votre marché cible, vous pouvez utiliser des techniques de calcul pour estimer le nombre de clients potentiels.

L'une des méthodes les plus courantes consiste à utiliser des statistiques de marché pour estimer la part de marché que vous pouvez espérer obtenir. Par exemple, si vous savez que votre marché cible comprend 100 000 personnes et que vous pouvez espérer obtenir 5% de parts de marché, vous pouvez estimer que vous aurez 5 000 clients potentiels.

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Intégrer les emprunt bancaires que vous allez recevoir

Les emprunts bancaires sont une source de financement courante pour les entreprises en démarrage, car ils permettent d' obtenir des fonds rapidement pour financer les dépenses d'exploitation et les investissements nécessaires.

Les emprunts bancaires font partie des encaissements dans un budget prévisionnel.

Ces derniers correspondent aux entrées d'argent dans l'entreprise, comme les ventes, les subventions, les prêts et les investissements.

Intégrer l’argent reçu par les investisseurs et les subventions

Une entreprise peut être financée par des investisseurs et des subventions, en plus des encaissements provenant des ventes et des emprunts bancaires.

Les investisseurs sont des individus ou des entreprises qui investissent des fonds dans l'entreprise en échange d'une partie des profits ou des actions.

Aussi, les subventions sont des fonds alloués par des organismes publics ou privés pour aider à financer les activités d'une entreprise, généralement en échange de certaines garanties.

Intégrer l’argent reçu au travers des comptes courants associés

Nous sommes toujours en train de nous intéresser à l’argent qui va rentrer dans les caisses.

On reste toujours sur les modes de financement.

Les apports au compte courant sont des sommes d'argent apportées par un actionnaire pour aider à financer une entreprise.

Ces apports sont considérés comme des investissements plutôt que des prêts.

Ils sont généralement accompagnés d'un accord selon lequel l'actionnaire recevra un intérêt basé sur les bénéfices de l'entreprise.

Les apports peuvent également être utilisés pour acheter des actions de l'entreprise, ce qui signifie que l'actionnaire peut bénéficier à long terme des profits de l'entreprise.

Bien entendu, ils peuvent également être utilisés pour acheter des actifs, tels que des immobilisations ou des matières premières.

À noter que les apports au compte courant sont différents des prêts car ils n'ont pas à être remboursés, sauf si l'entreprise fait faillite ou est liquidée.

On peut maintenant passer aux coûts, ou aux “décaissements” comme on les appelle dans un budget prévisionnel.

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Calculer les coûts variables, liés à la production

C’est la première catégorie de coûts à laquelle on s’intéresse.

Les coûts variables d'une entreprise sont des coûts qui varient en fonction de la production et des ventes. Ils sont directement liés à la quantité de produits ou de services produits ou vendus.

Parmi eux on peut retrouver les matières premières, le travail lié à la production, etc.

En effet, les matières premières sont souvent achetées à un prix unitaire et donc le coût total dépend du nombre de produits ou de services produits ou vendus.

Aussi, le coût du travail est directement lié à la quantité de produits ou de services produits ou vendus. Attention, on ne l’applique pas toujours aux coûts variables. C’est surtout vrai pour les entreprises qui produisent des éléments tangibles, type des usines.

Calculer le coût du marketing

Les coûts marketing d'une entreprise sont tous les coûts associés à la promotion et à la commercialisation de ses produits et services.

Ces coûts peuvent comprendre des dépenses en publicité (tant en ligne qu'à l'échelle locale), des campagnes de marketing numérique, des dépenses en relations publiques, des campagnes d'e-mailing, des frais de sponsors et d'autres dépenses liées au marketing.

Bien entendu, ce budget peut également inclure les salaires des employés du service marketing et des dépenses liées à la formation et à la recherche de produits et services.

On doit donc les considérer dans un budget prévisionnel.

Calculer le coût de toutes les autres dépenses opérationnelles

Les coûts opérationnels d'une entreprise sont les autres dépenses nécessaires pour maintenir l'activité de l'entreprise en cours.

On vous donne des exemples pour vous aider à bien comptabiliser ces coûts.

Il y a les assurances, pour protéger l'entreprise contre les risques tels que les accidents, les dommages matériels et les pertes financières.

On compte aussi les frais bancaires, pour les services bancaires tels que les virements, les chèques et les cartes de crédit.

Aussi, les dépenses administratives : pour les activités administratives telles que la comptabilité, la gestion des ressources humaines et la gestion de la relation client.

N’oublions pas l'eau, l'électricité, le gaz et les autres services publics.

Il y a aussi les frais pour les services professionnels tels que la comptabilité, le conseil juridique et la gestion des impôts.

On comptabilise aussi un budget maintenance, pour entretenir et réparer les équipements, les bâtiments et les installations.

Enfin, le montant des loyers, pour louer les locaux commerciaux ou les terrains.

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Calculer le coût des salaires et des cotisations


Incluez le coût total des salaires dans le budget prévisionnel car c’est souvent un poste important pour les entreprises.

Les coûts de personnel doivent être présentés de manière détaillée, indiquant le coût des salaires, charges sociales et autres coûts.

Calculez le coût total des salaires pour chaque poste en utilisant les taux de salaire moyens pour chaque poste. Les cotisations sociales et les autres charges salariales doivent également être incluses dans ce calcul.

Ensuite, déterminez le nombre de personnes nécessaires pour chaque poste clé de l'entreprise. Cela inclut les employés permanents, les employés temporaires et les employés indépendants.

Calculer les taxes et les impôts

Les taxes légales communes à toutes les entreprises sont l'impôt sur le revenu des sociétés (IS), la TVA, la taxe foncière et la taxe professionnelle.

L'IS est un impôt payable sur les bénéfices générés par l'entreprise et est calculé en fonction de son chiffre d'affaires.

La TVA est une taxe à la consommation qui est due sur les biens et services vendus par l'entreprise.

La taxe foncière est due sur le terrain et les bâtiments utilisés par l'entreprise. La taxe professionnelle est une taxe payée sur les activités professionnelles exercées par l'entreprise.

En plus de ces taxes et impôts, certaines entreprises sont tenues de s'acquitter de taxes supplémentaires, notamment la taxe sur le tabac, l'impôt sur les jeux et le droit sur les boissons alcoolisées.

Calculer les charges financières liées aux emprunts bancaires

Il est important de bien intégrer les remboursements des emprunts bancaires dans le budget prévisionnel.

Vous devez en effet prévoir les remboursements mensuels ou trimestriels dans votre budget, en prenant en compte les intérêts et les remboursements de capital.

Dans votre budget prévisionnel, il est important de s'assurer que les remboursements de l'emprunt bancaire sont réalisables avec les revenus prévus et les encaissements.

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Obtenir le total des flux d’exploitation

Il s’agit tout simplement d’un calcul.

Vous devez considérer tous les flux qui sont considérées comme de “l’exploitation”, puis les additionner.

Par exemple, votre chiffre d’affaires est un flux positif (c’est de l’argent qui rentre) d’exploitation. Dans les flux négatifs, il y a tout ceux que nous avons cité plus haut (sauf les charges liés aux emprunts bancaires).

Obtenir le total des flux de financement

Pour obtenir le total des flux de financement, vous devez aussi faire un calcul (assez simple).

Vous devez simplement déduire les charges financières (l’argent utilisé pour rembourser les emprunts et les intérêts).

Pour une entreprise en phase de création, il n’y a généralement pas de flux entrant relatifs au financement.

Obtenir le total des flux d’investissement

Pour obtenir le total, c’est très simple.

Vous devez additionner tout l’argent reçu pour le financement par investissement (discuté lors des premières étapes).

Généralement, pour une entreprise en phase de création. Il n’y a pas de “décaissements” en ce qui concernent les flux d’investissement.

Additionner l’ensemble pour obtenir les flux de trésorerie

Pour obtenir le total des flux de trésorerie, il faut tout simplement additionner le total des trois types de flux mentionnés plus haut.

En effet, toutes les entrées ou sorties d’argent correspondent à une de ces 3 catégories. Ainsi, en additionnant tous ces flux, vous êtes sûrs d’avoir considéré tous vos revenus et toutes vos dépenses. Vous savez donc quel est le flux de trésorerie final pour une période donnée.

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Cumuler ces flux pour obtenir la balance de trésorerie

La balance de trésorerie peut être obtenue en cumulant les flux de trésorerie sur une période donnée.

Par exemple, la balance au bout de l'année 1 correspond au cumul de tous les flux mensuels des mois de l'année 1.

La balance de trésorerie peut être calculée à différentes fréquences et sur des périodes de temps différentes (par exemple, trimestrielle, annuelle).

S’assurer que la balance de trésorerie ne soit jamais négative

Il est impossible de présenter un budget prévisionnel avec une balance de trésorerie déficitaire.

Pourquoi ? Car cela est dû au fait qu'il est impossible d'avoir de l'argent négatif dans les comptes de l'entreprise.

Une balance de trésorerie négative indique que les encaissements sont insuffisants par rapport aux décaissements.

Pour remédier à cela, il est nécessaire d'augmenter les encaissements ou de réduire les décaissements.

Il existe plusieurs stratégies pour atteindre cet objectif, comme par exemple :
- augmenter les prévisions de chiffre d'affaires
- prévoir un emprunt bancaire
- augmenter les apports en compte courant d'associés
- réduire les salaires
- limiter les achats d'équipements et de machines

Si vous obtenez une balance de trésorerie négative avec nos prévisionnels financiers, un indicateur vous le signalera et vous aidera à corriger vos hypothèses pour que ça ne soit pas le cas.

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