Les étapes essentielles pour ouvrir son cabinet d'orthophonie

Cet article a été écrit par un expert qui a étudié l’industrie et a confectionné le business plan pour un cabinet d'orthophonie

Notre business plan pour un cabinet d'orthophonie vous aidera à réussir votre projet.

Est-ce que vous aussi, chaque fois que vous aidez quelqu'un à surmonter un trouble de la communication, vous imaginez un lieu où d'autres pourraient bénéficier de vos compétences ? Alors peut-être que vous devriez sérieusement envisager d'ouvrir votre propre cabinet d'orthophonie !

Est-ce une bonne idée cependant ?
Est-ce que ça rapporte beaucoup, un cabinet d'orthophonie ?
Quelles sont les marges ?
Est-ce que beaucoup font faillite ?
Si on souhaite se lancer, par où commencer ?
Comment mettre toutes les chances de son côté ?

On vous explique tout cela dans la suite de l'article. Nous connaissons bien le secteur, nous l'étudions chaque semestre lorsque nous mettons à jour notre guide complet pour ouvrir un cabinet d'orthophonie à succès.

Par où commencer pour ouvrir un cabinet d'orthophonie ?

Quand on décide d'ouvrir un cabinet d'orthophonie, il est facile de s'emballer et de partir dans tous les sens avec mille idées en tête. Ne faites pas cela.

Ne partez pas à l'aveugle, informez-vous

Vous êtes sûrement impatient de vous lancer et n'avez pas envie de vous perdre dans des théories compliquées.

Cependant, une étude de marché avant d’ouvrir votre cabinet d'orthophonie est indispensable pour ne pas faire certaines erreurs coûteuses.

Grâce à elle, vous pourrez éviter :

• Un emplacement mal choisi, loin de vos patients potentiels
• Des tarifs trop élevés qui dissuaderaient vos patients
• Des horaires qui ne correspondent pas aux besoins de votre clientèle cible
• Des journées où votre cabinet reste désespérément vide faute de visibilité
• Une offre de services qui ne correspond pas aux besoins de votre clientèle
• Des marges trop faibles, qui compromettent la rentabilité de votre cabinet
• Un manque de visibilité face à la concurrence
• etc.

C’est l’étape numéro 1 et elle est nécessaire.

Ensuite, posez votre stratégie à plat dans un business plan

Les données récoltées lors de l’étude de marché vont vous donner de précieuses informations. Vous pouvez maintenant définir votre stratégie à long terme dans le business plan de votre cabinet d'orthophonie.

Voici tous les points sur lesquels vous allez vous pencher dans votre business plan:

• Le type de patients que vous allez traiter (enfants, adultes, personnes âgées, etc.).
• Le meilleur emplacement pour votre cabinet d'orthophonie.
• Les services spécifiques que vous proposerez (rééducation du langage, troubles de la déglutition, etc.).
• Les tarifs de vos consultations et des autres services.
• L’aménagement et l’ambiance générale du cabinet.
• Les événements ou ateliers que vous proposerez (groupes de parole, ateliers de sensibilisation, etc.).
• La stratégie de marketing et de communication.
• Les horaires d'ouverture adaptés à votre clientèle.
• La formation et le recrutement du personnel (orthophonistes, assistants, etc.).
• Les partenariats avec des écoles, des hôpitaux ou des centres de rééducation.
• Les licences et réglementations nécessaires pour ouvrir un cabinet d'orthophonie.
• Les prévisions financières de votre cabinet d'orthophonie.

Puis, utilisez votre business plan pour obtenir des financements

Une fois bien ficelé, votre business plan montrera clairement comment vous allez créer un cabinet d'orthophonie prospère et rentable. Vous pourrez aussi l'utiliser pour convaincre une banque ou des investisseurs de vous soutenir financièrement.

Vous en aurez probablement besoin, car le budget requis pour ouvrir un cabinet d'orthophonie peut varier considérablement en fonction de l'emplacement et de l'équipement nécessaire.

(Nous listerons les dépenses de départ plus bas dans l’article)

Comment se financer ? Il existe plusieurs options disponibles:

Cependant, sachez que les futurs gérants de cabinet d'orthophonie privilégient souvent les prêts bancaires et les investisseurs privés, parce qu'ils offrent des montants plus substantiels et une structure financière stable, essentielle pour couvrir les coûts élevés d'ouverture d'un cabinet d'orthophonie.

D'autres options comme le crowdfunding ou les subventions publiques sont moins courantes car elles peuvent être plus incertaines, avec des montants souvent insuffisants et des processus d'obtention plus longs ou compétitifs.

Vous pouvez choisir de compléter notre business plan pour un cabinet d'orthophonie.

J'ai mes financements, comment on se lance ?

Commencez par acheter tout ce dont vous avez besoin

Voici un aperçu des principales dépenses à prévoir pour ouvrir un cabinet d'orthophonie :

Puis, aménagez correctement votre cabinet d'orthophonie

Vous avez sûrement déjà une idée claire du design et de l'ambiance de votre cabinet d'orthophonie. Comme votre concept vous est propre, on ne va pas, ici, vous donner des conseils sur l’aménagement.

Afin de nous rendre plus utiles, voici plutôt une liste des erreurs à éviter lors de l’aménagement de votre cabinet d'orthophonie. Faites attention à :

• l'agencement des zones pour assurer une circulation fluide et une ambiance apaisante.
• l'intégration de matériaux acoustiques pour réduire le bruit et créer un environnement propice à la concentration.
• la hauteur des luminaires et leur impact sur l'éclairage global, en privilégiant une lumière douce et non éblouissante.
• la création de zones d'intimité pour les consultations individuelles et les séances de groupe.
• le choix des matériaux de sol pour éviter ceux qui sont glissants ou difficiles à entretenir, tout en étant confortables pour les patients.
• l'équilibre entre les espaces ouverts pour les activités de groupe et les espaces plus intimes pour les consultations privées.
• la hauteur des étagères pour garantir un accès facile aux outils et matériels thérapeutiques.
• l'accès à la lumière naturelle pour créer un environnement accueillant et stimulant.
• les solutions de rangement discret pour éviter l'encombrement visuel et maintenir un espace ordonné.
• l'utilisation de miroirs pour agrandir visuellement l'espace et améliorer la luminosité, tout en étant utiles pour certaines thérapies.
• l'optimisation des coins inutilisés en espaces fonctionnels ou décoratifs, comme des coins lecture ou des zones de jeu.
• la création d'un espace d'attente confortable et apaisant pour les patients et leurs accompagnateurs.
• la vérification de l'emplacement des éléments fixes pour optimiser l'espace et faciliter les déplacements.
• l'importance de soigner l'entrée, car elle donne la première impression aux patients et à leurs familles.

Vous obtiendrez tous les chiffres de cette industrie dans notre business plan pour un cabinet d'orthophonie.

En même temps, occupez-vous des autorisations et démarches administratives

Ces démarches peuvent parfois être un peu longues, nous vous conseillons de les commencer dès que vous avez reçu vos financements.

Notre équipe a réalisé, pour vous, un tableau récapitulatif des autorisations et démarches nécessaires pour ouvrir un cabinet d'orthophonie en France :

Enfin, embauchez du personnel et trouvez des partenaires

Qui embaucher au départ ?

Vous vous en doutez, votre équipe initiale devra faire preuve de polyvalence. Dans les premiers temps, chaque membre du personnel sera amené à assumer diverses responsabilités pour assurer le bon fonctionnement du cabinet.

Voici le plan d’embauche que nous vous proposons.

• Au lancement de votre cabinet d'orthophonie :

  - Un orthophoniste principal (3 000 - 4 000€ par mois).
  - Un assistant administratif (1 800 - 2 500€ par mois).
  - Un ou deux orthophonistes supplémentaires (2 500 - 3 500€ chacun par mois).

• Après quelques mois d'activité, si le succès est au rendez-vous :

  - Un secrétaire médical supplémentaire (1 800 - 2 300€ par mois).
  - Un aide-orthophoniste (1 600 - 2 000€ par mois).
  - Un ou deux orthophonistes additionnels (2 500 - 3 500€ chacun par mois).

• À long terme, si votre cabinet prospère :

  - Un directeur adjoint pour vous seconder (2 800 - 3 500€ par mois).
  - Un responsable marketing et communication (2 500 - 3 200€ par mois).
  - Un comptable à temps plein (2 500 - 3 500€ par mois).

Comment choisir les bons partenaires ?

Quant à vos partenaires, privilégiez les collaborations avec d'autres professionnels de santé et des institutions locales pour assurer une prise en charge globale de vos patients.

Si vous voulez des conseils un peu moins généraux et connus, en voici ci-dessous.

• Optez pour des partenaires proposant des formations continues à votre équipe. Cela améliore les compétences et la motivation du personnel.
• Explorez les collaborations avec des écoles et des centres de rééducation pour des interventions spécialisées.
• Envisagez un partenariat avec des associations de patients pour mieux comprendre leurs besoins et adapter vos services.
• Ne négligez pas le choix de votre fournisseur de matériel orthophonique. Une bonne qualité de matériel contribue à l'efficacité des traitements.
• Choisissez un logiciel de gestion de cabinet performant pour faciliter la gestion administrative et le suivi des patients.
• Privilégiez les fournisseurs capables de vous approvisionner en matériel varié. Cela simplifie la gestion et peut offrir des avantages tarifaires.
• Établissez des relations avec des partenaires capables de vous aider dans l'organisation d'événements spéciaux, comme des ateliers ou des conférences.

Nous avons également un article entièrement dédié à la rentabilité financière de ce genre de projet.

Une fois lancé, comment réussir et pérenniser son cabinet d'orthophonie ?

Commençons, si vous le voulez bien, par analyser les raisons de l'échec.

Pourquoi les cabinets d'orthophonie font faillite, en général ?

Nous avons vu beaucoup de cabinets d'orthophonie mettre la clef sous la porte.

Voici, selon nous, les raisons les plus courantes pour lesquelles les cabinets d'orthophonie font faillite, classées de la plus fréquente à la moins fréquente :

• une mauvaise gestion des rendez-vous et des dossiers patients, entraînant des pertes de temps et d'argent
• un surinvestissement dans des équipements coûteux sans comprendre les besoins réels des patients
• un cabinet situé dans une zone peu accessible ou mal desservie
• l’absence d'une offre de services diversifiée et attractive rendant difficile la fidélisation des patients
• un cabinet spécialisé dans un domaine trop restreint, peinant à attirer une clientèle plus large
• un investissement dans des technologies de pointe sans pouvoir les rentabiliser, ce qui gèle les finances

  Évitez ces risques avec une bonne stratégie de départ. Nos ressources pour l’ouverture d’un cabinet d’orthophonie à succès sont là pour vous aider.

  Comment je minimise les risques ?

  Notre équipe vous a préparé un tableau récapitulatif des risques opérationnels et stratégiques les plus courants pour un cabinet d'orthophonie, ainsi que des stratégies pour les minimiser sur le long terme.

  Description du risque	Comment le minimiser sur le long terme
  Les patients pourraient se tourner vers d'autres types de thérapies ou de praticiens, rendant l'offre moins pertinente.	Proposer des ateliers thématiques sur des sujets spécifiques (troubles du langage, dyslexie, etc.) pour éduquer les patients et susciter leur intérêt. Offrir des consultations de suivi régulières pour maintenir l'engagement des patients. Intégrer des options de thérapies innovantes pour capter les tendances. Créer un programme de fidélité avec des avantages exclusifs pour les patients réguliers.
  Les équipements peuvent être mal entretenus, perdant ainsi en efficacité, ou rester inutilisés trop longtemps.	Utiliser un logiciel spécialisé pour la gestion des équipements, qui prend en compte les dates de maintenance et la rotation nécessaire. Organiser des journées portes ouvertes ou des ateliers pour maximiser l'utilisation des équipements. Collaborer avec d'autres professionnels de santé pour optimiser l'offre en fonction des besoins réels et éviter les surinvestissements. Créer un système de suivi des équipements populaires pour optimiser les réapprovisionnements.
  Les revenus peuvent être saisonniers, tandis que les coûts fixes (loyer, salaires) restent constants.	Créer un programme d’abonnement mensuel à des consultations ou à des services exclusifs, assurant ainsi une source de revenus réguliers même en basse saison. Organiser des ateliers ou des formations durant les périodes creuses pour générer des revenus supplémentaires. Mettre en place des collaborations avec des écoles ou des entreprises locales pour proposer des offres combinées (consultations + ateliers). Établir des partenariats avec des plateformes de réservation en ligne pour attirer les patients en dehors des heures de pointe.
  D'autres cabinets à proximité peuvent attirer votre clientèle avec des offres similaires ou meilleures.	Organiser des événements exclusifs, comme des conférences avec des experts en orthophonie. Créer des partenariats avec des associations de patients pour des ateliers uniques. Développer une offre de services unique avec des thérapies difficilement trouvables ailleurs. Investir dans une décoration et une ambiance distinctives, axées sur une expérience de soin complète, incluant musique, éclairage et service personnalisé.
  Taux de turnover élevé ou manque de formation peuvent nuire à l'expérience patient et à l'image du cabinet.	Mettre en place un programme de formation continue sur les nouvelles techniques d'orthophonie, incluant des séminaires et des ateliers avec des experts, pour fidéliser le personnel et améliorer leur expertise. Offrir des incentives basés sur la performance et la fidélité pour motiver le personnel. Créer un environnement de travail attractif avec des horaires flexibles et une culture d'entreprise positive. Intégrer des ateliers internes réguliers sur les nouvelles tendances et techniques de soin pour maintenir l'équipe engagée et compétente.
  Les régulations sur les pratiques de santé, l'hygiène ou les horaires d'ouverture peuvent évoluer ou être mal comprises.	Engager un consultant en conformité pour effectuer des audits réguliers. Rester membre d’associations professionnelles pour être informé en amont des changements de législation. Organiser des formations régulières pour le personnel sur les nouvelles réglementations et les bonnes pratiques d'hygiène. Créer un dossier de conformité mis à jour et accessible, incluant toutes les licences, certificats et documents nécessaires.
  Service médiocre ou ambiance qui ne correspond pas aux attentes des patients, pouvant réduire leur fidélité.	Concevoir des espaces de consultation distincts pour répondre aux différents types de patients (enfants, adultes, personnes âgées). Former le personnel à créer une expérience personnalisée pour chaque patient, incluant des recommandations adaptées à leurs besoins. Utiliser un système de feedback patient pour ajuster continuellement l'offre et le service. Créer une ambiance apaisante et professionnelle en lien avec le thème de la santé, renforçant la confiance des patients.
  Difficulté à se fournir en équipements spécifiques si un fournisseur cesse son activité ou change ses conditions.	Diversifier les sources d'approvisionnement en développant des relations directes avec des fabricants locaux ou étrangers. Importer certains équipements soi-même pour réduire la dépendance. Négocier des contrats avec plusieurs fournisseurs pour avoir toujours une solution de repli. Participer à des salons et foires de santé pour découvrir de nouveaux fournisseurs potentiels.
  Les variations du coût d’achat des équipements peuvent réduire les marges si elles ne sont pas anticipées.	Mettre en place un suivi des tendances du marché des équipements de santé. Ajuster les marges en conséquence et communiquer sur la qualité des services pour justifier les éventuelles hausses de prix. Proposer des options de précommande pour des équipements spécifiques, garantissant ainsi un prix d'achat avantageux. Introduire des équipements de substitution de qualité similaire mais à un coût plus bas en cas de fluctuations importantes.
  Difficulté à attirer et fidéliser une clientèle sans une communication ciblée et différenciée.	Créer un blog ou une chaîne YouTube autour de l'orthophonie, proposant des contenus éducatifs et des présentations des nouveaux services en stock. Utiliser les réseaux sociaux pour organiser des concours ou des consultations virtuelles, attirant ainsi une audience plus large. Développer une stratégie de marketing par e-mail en proposant des newsletters exclusives avec des offres spéciales et des événements à venir. Collaborer avec des influenceurs spécialisés dans la santé pour augmenter la visibilité auprès d'une nouvelle clientèle.

  Qu'est-ce qui est le plus difficile durant le démarrage d'une activité d'orthophoniste ?

  La gestion des démarches administratives et réglementaires est souvent l'un des plus grands défis.

  Entre l'obtention des autorisations nécessaires, la compréhension des obligations légales et la mise en place des assurances professionnelles, il y a une multitude de détails à maîtriser. De plus, il faut s'assurer que le cabinet respecte les normes d'accessibilité et de sécurité, ce qui peut nécessiter des aménagements spécifiques et des investissements financiers conséquents.

  Un autre aspect particulièrement délicat est la constitution d'une patientèle. Contrairement à d'autres professions médicales, les orthophonistes doivent souvent investir beaucoup de temps et d'efforts pour se faire connaître. Cela inclut la création d'un réseau avec d'autres professionnels de santé, la participation à des événements locaux, et l'utilisation des réseaux sociaux pour promouvoir ses services. La concurrence peut être rude, et il est crucial de se démarquer par une spécialisation ou une approche unique pour attirer et fidéliser les patients.

  

  Notre business plan pour un cabinet d'orthophonie vous aidera à réussir votre projet.

  Comment attirer mes premiers clients dans mon cabinet d'orthophonie ?

  Une grosse erreur serait de se disperser et de mal investir dans le budget marketing de votre cabinet d'orthophonie.

  Voici un tableau pour vous aider à mieux concentrer vos efforts.

  Initiatives Marketing	Efficacité	Explication
  Organisation de séances d'information gratuites pour les parents	Excellente	Attire les parents qui cherchent des solutions pour leurs enfants, renforçant ainsi la confiance et la fidélité à long terme.
  Collaboration avec des pédiatres et des écoles locales	Excellente	Les recommandations de professionnels de la santé et d'éducateurs peuvent attirer une clientèle ciblée et crédibiliser votre cabinet.
  Ateliers éducatifs sur le développement du langage	Bonne	Les ateliers offrent de la valeur ajoutée et attirent ceux qui souhaitent en savoir plus sur le développement du langage, tout en encourageant des visites régulières.
  Lancement d'une application mobile dédiée avec conseils et exercices	Bonne	L'application permet une interaction directe avec les clients, offrant une commodité supplémentaire et des conseils personnalisés pour fidéliser la clientèle.
  Journées portes ouvertes avec évaluations gratuites	Bonne	Permet aux parents de découvrir vos services et d'obtenir une première évaluation, ce qui peut les inciter à revenir pour des consultations régulières.
  Collaboration avec des centres de loisirs pour enfants	Moyenne	Peut générer du trafic croisé, mais nécessite une bonne coordination et n'attire pas toujours les clients spécifiquement intéressés par l'orthophonie.
  Publicité sur les réseaux sociaux avec des témoignages de clients	Mauvaise	Peut sembler artificielle et détourner l'attention des services professionnels, qui doivent rester le centre d'intérêt principal du cabinet.
  Publicité par SMS/mailing direct	Mauvaise	Souvent perçue comme intrusive, cette méthode peut agacer les clients potentiels plus qu'elle ne les attire, surtout pour un service qui doit inspirer confiance et professionnalisme.

  Finalement, comment je développe mon cabinet d'orthophonie sur le long terme ?

  Pour développer un cabinet d'orthophonie sur le long terme, la rigueur quotidienne est essentielle.

  Également, pour le long terme, voici les conseils que nous préconisons.

  Nous vous laissons là-dessus, bon courage pour la suite de votre aventure, nous espérons que la lecture de cet article vous a plu.

  • Collaboration avec des écoles et des crèches :

    Créer des partenariats exclusifs avec des établissements scolaires et des crèches permet d’offrir des services d'orthophonie directement aux enfants qui en ont besoin. C'est une stratégie qui peut rapidement se traduire par un afflux de clients réguliers et fidèles.

  • Développement d'une offre de niche :

    Se spécialiser dans un segment sous-exploité, comme les troubles de la déglutition ou les troubles spécifiques du langage écrit, attire immédiatement une clientèle ciblée et crée une forte identité pour le cabinet. Ce positionnement distinctif peut rapidement augmenter la notoriété et la fréquentation.

  • Optimisation des moments creux :

    Transformer les périodes calmes en opportunités de revenus avec des ateliers ou des consultations de groupe peut avoir un impact rapide sur la rentabilité quotidienne. Cette stratégie maximise l’utilisation de l’espace et des ressources, augmentant les revenus sans effort marketing massif.

  • Utilisation des données patients :

    Exploiter les données pour personnaliser l'expérience patient permet de fidéliser rapidement et d'augmenter la fréquence des visites. Les suivis ciblés basés sur les besoins spécifiques des patients sont un levier puissant pour booster les consultations à court terme.

  • Stratégie de localisation :

    Anticiper les évolutions du quartier et ajuster son offre peut porter ses fruits à moyen terme. Cette adaptation à l’environnement local peut éviter une baisse de clientèle due à des changements démographiques ou urbains.

  • Expériences multisensorielles :

    Proposer des ateliers immersifs et multisensoriels attire une clientèle à la recherche de nouveautés et d’expériences uniques. Bien que plus complexes à mettre en place, ces initiatives renforcent la fidélisation et la notoriété à moyen terme.

  • Approche hybride :

    Développer une offre en ligne pour toucher un public plus large est une stratégie de diversification qui porte ses fruits sur le long terme. Cela permet de créer une marque au-delà du local, mais nécessite un investissement initial et une gestion continue.

  • Relation durable avec les fournisseurs :

    Négocier des contrats à long terme avec des fournisseurs de matériel orthophonique pour garantir l’approvisionnement et des tarifs avantageux est une stratégie qui stabilise le business à long terme. Bien que les résultats soient moins immédiats, ils assurent une constance dans l'offre et la rentabilité.