Ouvrir une agence événementielle : le guide complet

Les agences événementielles ont été créées pour satisfaire une demande de plus en plus insistante dans plusieurs domaines (voyages, anniversaires, séminaires, team building, promotions…).

En effet, les particuliers et les professionnels ont souvent besoin d’organiser une variété d’événements.

Or, il est généralement difficile de les gérer correctement sans un minimum de savoir-faire. C’est justement à ce niveau que les agences événementielles entrent en jeu.

Une bonne agence est en mesure de méticuleusement organiser les événements en suivant une demande spécifique, et même de proposer de nouvelles idées à ses clients. Aujourd’hui, il est difficile de ne pas avoir affaire à ces agences, peu importe le milieu où on évolue.

Dans cet article, vous trouverez tout ce qu’il faut savoir sur les agences événementielles et ce qu’il faut faire pour vous lancer dans ce secteur en plein essor.

Enfin, notez que notre équipe d’experts mène une veille constante sur cette industrie. Elle collecte des données, les analyse et les met en forme. Tout le fruit de son travail se trouve dans les documents du pack complet pour une agence événementielle.

Qu'est-ce qu'une agence événementielle ?

Une agence événementielle est une entreprise qui se charge des préparatifs de certains événements pour ses clients.

Les événements en question peuvent être :
- festifs : les mariages, les anniversaires, les fêtes de fin d’années
- touristiques : des tours, des excursions
- culinaires : des réceptions, des dîners, des salons
- sportifs : des marathons, des exhibitions d’arts martiaux
- professionnels : des séminaires, des webinaires

Quelles sont les missions d’une agence événementielle ?

Les agences événementielles jouent le rôle de coordinateurs entre différents spécialistes. Cela leur permet d’organiser toutes sortes d’événements le plus rapidement possible, tout en garantissant la meilleure qualité.

En général, elles se chargent de :
- la logistique
- le planning
- la structuration entre les fournisseurs
- la gestion budgétaire
- la conceptualisation des thèmes

Comment se porte le marché de l’événementiel ?

Tout au long des dernières années, le secteur de l’événementiel a continué à gagner en popularité, et ce, partout dans le monde.

Comme indiqué sur le site Événement.com, le chiffre d’affaires annuel de ce domaine dépasse la barre des 65 milliards d’euros. Ce dernier fait vivre plus de 450 000 individus en France.

Grâce à la démocratisation d’internet, le marché du digital est devenu massif. Il est donc tout à fait normal que la demande des services événementiels continue à croître, par la même occasion.

En effet, le mur séparant les entreprises de leurs clients n’a jamais été aussi fin et beaucoup en profitent en créant des évènements qui leur permettent de mettre leurs marques en avant.

En plus, les coûts limités du marché digital n’ont fait qu’augmenter les bénéfices de ceux qui travaillent dans le secteur événementiel, tout en leur permettant de rester compétitifs.

Il n’est donc pas surprenant que les retombées économiques de ce marché soient de 32 milliards d’euros, comme indiqué sur le site TourMag.

Selon le journal Les Échos, les professionnels ont organisé plus de 380 000 événements, aux quatre coins du pays.

Les événements en question peuvent être classés comme suit :
- 54 % : séminaires et webinaires stratégiques
- 20 % : soirées organisées pour différentes équipes
- 13 % : communication externe visant à entrer en contact avec les consommateurs, les investisseurs, les fournisseurs

Faut-il des compétences particulières pour ouvrir une agence événementielle ?

Le domaine des agences événementielles est tellement vaste qu'il est possible de l’intégrer en ayant des qualifications différentes. Ceci dit, les secteurs du marketing, du commerce et de la communication vous permettront sans doute de bénéficier d’un avantage non négligeable.

En étant formé dans un ou plusieurs de ces domaines, vous serez en mesure de :
- fixer des tarifs à la fois avantageux et rentables
- mettre vos services en valeur
- créer un grand réseau de collaborateurs
- trouver les meilleurs deals sur le marché
- créer un site web
- créer un blog
- promouvoir votre entreprise sur les réseaux sociaux

Par ailleurs, il est extrêmement utile d’acquérir d’autres compétences, comme l’utilisation de plusieurs outils graphiques et de certains programmes bureautiques.

Ainsi, il vous sera bien plus facile de produire des présentations de qualité, qui vous permettront de vous distinguer de la concurrence. De telles compétences peuvent également vous aider à attirer le plus grand nombre de clients.

Peut-on ouvrir une agence événementielle 100 % en ligne ?

Oui, il s’agit d’une agence événementielle digitale. Cette dernière offre une multitude d’avantages, mais elle comprend également quelques points négatifs que vous devez prendre en compte :

Les avantages de l’agence événementielle digitale

- peut accueillir un nombre quasi infini de visiteurs
- nullifie les problèmes des distances et des frontières
- facilite la communication
- favorise l’interactivité
- est moins susceptible aux annulations (mauvais temps, confinements, catastrophes naturelles, etc.)

Les inconvénients de l’agence événementielle digitale

- n’est pas accessible à toute la clientèle (par exemple les personnes âgées qui ont du mal avec la technologie)
- est sensible aux problèmes techniques (ces derniers peuvent ruiner l’expérience pour tous les participants)
- est occasionnellement ciblée par des trolls et des arnaqueurs en ligne

Faut-il un diplôme pour ouvrir une agence événementielle ?

Pour vous lancer dans le secteur événementiel, vous n’avez pas besoin de diplôme. Cela dit, puisque votre activité est essentiellement commerciale, une inscription à la Chambre de Commerce et d’Industrie est obligatoire.

Peut-on ouvrir une agence événementielle en auto-entrepreneur ?

Oui, grâce à son accessibilité administrative, le statut auto-entrepreneur attire beaucoup les nouveaux créateurs d’agences événementielles.

Malgré ses avantages certains, ce statut vient cependant avec quelques points négatifs qui méritent d’être mentionnés ici :
- le chiffre d’affaires des agences événementielles peut facilement dépasser le plafond imposé
- en dépassant la limite autorisée du chiffre d’affaires, l’agence événementielle devra se conformer à des conditions plus strictes
- les coûts liés aux activités des auto-entrepreneurs ne sont pas déductibles lorsqu’il s’agit de calculer le montant des cotisations à payer

Quelles assurances pour couvrir une agence événementielle ?

L'organisation d'événements n'étant pas une activité réglementée, aucune assurance n'est obligatoire. Cependant, pour assurer la pérennité de votre activité, il est indispensable de souscrire certaines assurances.

Pour commencer, il faut souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle. Celle-ci couvre les dommages corporels, matériels ou immatériels causés à un tiers lors de l'exercice de votre activité.

Par ailleurs, vous pouvez souscrire une assurance multirisque professionnelle. Cette dernière comprend la RC Pro et couvre, en plus, les pertes d'exploitation suite à un sinistre.

La protection juridique est également recommandée. Cette garantie couvre notamment tous vos frais de comparution et de défense en cas de litige porté devant un tribunal.

Enfin, l'assurance automobile professionnelle est également obligatoire si vous disposez d'un véhicule de fonction. Elle vous couvre en cas d'accident lors de vos déplacements professionnels.

Quelle est la réglementation pour une agence événementielle ?

Le respect du cadre réglementaire est vital pour toute activité événementielle.

Avant d’organiser un événement, vous devez notamment :
- faire une déclaration auprès de la mairie (chaque commune requiert sa propre autorisation)
- demander à la mairie une autorisation d’affichage sur les lieux publics (si vous voulez faire la promotion de l’événement en question)
- présenter les papiers nécessaires à la municipalité, afin d’obtenir une autorisation préfectorale (si nécessaire)
- préparer un dossier et le présenter aux pompiers (si l'événement se déroule dans un endroit clos)
- obtenir une police d’assurance pour les événements sportifs

Quelles sont les démarches pour déclarer un événement ?

Pour déclarer un événement, vous devez fournir les informations et les documents suivants :
- le nom, l’adresse et le contact de l’agence événementielle et de son représentant
- l’objet de l’événement et l’endroit où il est prévu de se dérouler
- la date de l’événement, avec les heures de début et de fin
- les indications sur l’itinéraire, s’il s’agit d’un défilé, ou si l’évènement nécessite un cortège
- les indications sur certains détails, comme l’utilisation de banderoles ou de haut-parleurs
- une description des différentes mesures de sécurités qui seront mises en place
- une évaluation du nombre de personnes qui seront présentes à l’événement

Faut-il faire un business plan pour ouvrir une agence événementielle ?

Le business plan est une condition principale à la réussite de votre projet. En développant un bon business plan pour votre agence événementielle, vous serez en mesure de :
- mettre au point votre stratégie de développement
- préparer votre stratégie marketing pour faire augmenter votre chiffre d’affaires
- mieux prévoir les dépenses, ce qui vous permet de définir facilement votre budget initial
- être plus précis lorsque vous estimez votre chiffre d’affaires et vos futurs bénéfices
- être plus convaincant avec les investisseurs, qui n’auront aucun mal à se projeter dans l’avenir de votre entreprise

Faut-il faire une étude de marché pour ouvrir une agence événementielle ?

L’étude de marché d'une agence événementielle est extrêmement importante pour votre agence événementielle.

En effet, elle vous permet de :
- proposer des services adaptés à la demande du marché
- avoir une excellente idée sur les différentes activités de vos concurrents et de vous distinguer en offrant des avantages uniques
- vous adapter au marché et profiter de sa dynamique
- prévoir l’apparition des nouvelles tendances

Quel budget pour ouvrir une agence événementielle ?

Le budget que vous devez avoir pour créer votre agence événementielle dépend essentiellement des clients que vous visez et des services que vous leur proposez.

Afin de vous aider à fixer le budget adéquat pour votre agence événementielle, nous vous proposons deux budgets différents.

Avec le premier, nous nous contentons du strict minimum pour lancer une agence événementielle. Le second budget est conçu pour les entrepreneurs qui ont un gros capital initial et qui cherchent à s’imposer sur un marché hautement compétitif :

Budget 1

- le loyer : 0 €
- l’équipement : 2 500 €
- les taxes : 200 €
- le salaire des employés : 0 €
- la publicité de l’agence : 400 €
- les assurances : 500 € par trimestre
- l’inventaire : 0 €
- les frais juridiques et la comptabilité : 500 €
- Total : 4 100 €

Budget 2

- les 6 premiers mois de loyer : 18 000 €
- l’équipement : 15 000 €
- les taxes : 400 €
- le salaire des employés : 5 000 €
- la publicité de l’agence : 1 500 €
- les assurances : 1 000 € par trimestre
- l’inventaire : 400 €
- les frais juridiques et la comptabilité : 2 000 €
- Total : 43 300 €

Comme vous pouvez le constater, l’écart entre les deux budgets est plus que conséquent. Nous vous conseillons donc de suivre la règle d’or de l’entrepreneuriat, qui consiste à commencer petit et chercher à grandir en cours de route.

Quel est l'emplacement idéal pour une agence événementielle ?

Choisir un bon emplacement fait partie de vos priorités. C'est une étape importante pour votre agence événementielle. D’une part, vous devez être sûr que votre agence événementielle ne souffrira pas à cause d’un marché local saturé.

De l’autre, vous devez vous assurer que la demande excède largement l’offre pour vous permettre de travailler confortablement sur le long terme. Pour trouver l’emplacement idéal, vous devez donc :

Analyser le marché local

Avant de vous décider à travailler dans une certaine région, il est important de collecter les informations suivantes sur les TPE (Très Petites Entreprises), les PME (Petites et Moyennes Entreprises), et les grandes entreprises qui s’y trouvent :
- le nombre de sociétés
- leurs budgets annuels
- leurs chiffres d’affaires annuels
- leurs effectifs

N’hésitez pas à visiter le site web de l’INSEE pour obtenir toutes les données nécessaires. Bien entendu, il ne s’agit ici que de l’étape préliminaire.

La majeure partie de ce travail consiste à vous déplacer et à mener vos propres recherches sur le terrain. Cumulez le maximum d’informations en vous adressant directement aux habitants de la région.

Vous informer sur la concurrence

Même dans un marché où la demande est élevée, votre agence risque d’avoir du mal à trouver des clients, à cause de la concurrence. Il ne faut pas oublier que vous n’êtes pas le seul à proposer des services événementiels.

Vous devez donc tout savoir sur vos concurrents, afin d’avoir la meilleure approche, lorsque vous intégrez le marché.

Les questions les plus importantes auxquelles vous devez répondre sont :
- Qui sont vos concurrents ?
- Quelle est la clientèle qu’ils ciblent ?
- Quels sont les services qu’ils proposent ?
- Quelles stratégies adoptent-ils ?
- Quels sont leurs moyens financiers ?

En répondant à ces questions, vous n’aurez pas de mal à vous placer sur le marché et à faire une estimation correcte de votre chiffre d’affaires durant les premiers mois. Pensez toujours à proposer des avantages et des services uniques, afin de vous dissocier du reste de la concurrence.

Vaut-il mieux ouvrir une agence événementielle en indépendant ou en franchise ?

Centre la franchise et l’indépendance, il n’est souvent pas évident de faire le bon choix. Cela est sans doute dû au fait que les deux options possèdent de nombreux avantages. Tout dépend de votre conception de l'entrepreneuriat.

Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons de découvrir les avantages et les inconvénients de chaque alternative :

Les avantages de l’agence événementielle franchisée

- vous permet de bénéficier de l’expertise et du savoir-faire de la marque franchisée
- vous permet d’accéder à une assistance professionnelle efficace
- vous garantit une bonne image commerciale dès la création de l’agence événementielle
- vous permet d’accéder à un réseau professionnel complet

Les inconvénients de l’agence évènementielle franchisée

- vous force à payer des redevances (une redevance forfaitaire et des redevances périodiques)
- vous oblige à suivre une ligne de travail spécifique
- limite considérablement vos options d’expansion, (vous ne pouvez pas vous baser sur votre succès pour créer une nouvelle marque)
- vous empêche d’acquérir certains biens (local, équipement, stock, etc.)
- requiert souvent des formations dans le secteur événementiel

Les avantages de l’agence événementielle indépendante

- une liberté absolue au niveau de la gestion de l’entreprise
- pas de redevances à payer
- le droit de possession de biens (local, équipement, stock, etc.)
- pas besoin de formation pour lancer votre activité (reste recommandable)

Les inconvénients de l’agence événementielle indépendante

- une grande responsabilité (vous devez tout faire par vous-même)
- chronophage
- les risques de gains financiers limités (surtout au début)

Quel concept pour réussir l'ouverture de son agence événementielle ?

Le succès de votre agence repose massivement sur le concept que vous adoptez.

En effet, dans le domaine de l’événementiel, vous pouvez choisir de vous spécialiser dans le secteur professionnel (Business to Business – B2B) ou privé (Business to Consumer – B2C).

Bien entendu, rien ne vous empêche de faire les deux. Cela dit, comme vous allez le constater, le choix n’est pas toujours évident. Vous devez donc prendre en considération les atouts et les défauts de la spécialisation.

Les avantages de la spécialisation

Lorsque vous faites le choix de vous spécialiser, vous serez en mesure de :
- vous distinguer du reste de la compétition (vous avez moins de concurrents directs)
- avoir plus de chances de convaincre les clients (pour beaucoup, la spécialisation est synonyme d’expertise)
- être plus efficace dans ce que vous faites, tout en ayant besoin de moins d’effectifs
- faciliter le lancement de votre projet (moins de paperasse à préparer et moins de réglementations à respecter)
- proposer des tarifs plus compétitifs (en vous spécialisant, vous serez en mesure de limiter les coûts, ce qui vous permettra de faire baisser vos tarifs)

Les inconvénients de la spécialisation

La spécialisation vient avec quelques inconvénients importants à considérer :
- des difficultés à s’adapter à l’évolution du marché
- une clientèle plus limitée
- l’incapacité de profiter de certaines opportunités (comme les nouvelles tendances)

Quels sont les facteurs de succès d’une agence événementielle ?

Il est vrai que la notion de réussite dépend avant tout des ambitions de chacun. Cela dit, il y a des bases essentielles qu’il faut absolument appliquer afin d’assurer des revenus stables à son entreprise :

S’en tenir au business plan

Le business plan de votre agence événementielle doit dicter votre ligne de travail. Si vous en déviez, vous risquez de finir par travailler à l’aveugle, ce qui n’est jamais une bonne idée.

Par ailleurs, si vous décidez d’apporter des modifications à votre plan, il est important de le faire méticuleusement et de prendre en compte toutes les conséquences que ces modifications peuvent avoir.

Avoir un réseau complet

En fonction des événements que vous organisez, vous allez avoir besoin de faire appel à d’autres professionnels. Voici quelques exemples :
- un traiteur
- un photographe
- un maquilleur
- un fleuriste
- un décorateur

Apprendre à être convaincant

Même si certains entrepreneurs sont naturellement doués sur ce plan, vous devez savoir que vous aussi, vous pouvez apprendre à mettre vos clients en confiance. Bien entendu, il ne s’agit pas de les tromper, mais simplement de mettre en valeur vos points forts.

En travaillant votre éloquence et en soignant votre apparence physique, vous serez automatiquement plus convaincant.

D’ailleurs, cette compétence peut avoir un effet non négligeable sur la première impression que vous faites sur vos prestataires et fournisseurs.

Cette dernière vous permettra de bénéficier de certains avantages exclusifs, comme des délais de paiement plus souples ou encore des tarifs réduits.

Être bon gestionnaire

En apprenant à mieux gérer votre budget, vous serez en mesure de considérablement améliorer la qualité de vos services. De même, vous serez en mesure de bien manager de plus grands événements, sans risque de dépasser le budget initial.

Comment trouver des partenaires pour son agence événementielle ?

Les partenaires sont clairement essentiels à votre agence. En plus, la qualité de leurs services peut considérablement affecter la réussite de votre entreprise. Ainsi, il est important de trouver les meilleurs partenaires possibles.

Pour ce faire, n’hésitez pas à vous tourner vers les habitants de la région. En participant à des événements locaux, vous aurez l’occasion de rencontrer des figures importantes de la communauté. Ces derniers vous permettront sans doute d’entrer en contact avec les meilleurs fournisseurs et autres prestataires de la ville.

Comment créer une forte image de marque pour son agence événementielle ?

L’image de marque d’une agence événementielle est souvent à l’image de la qualité de ses services. Toutefois, cette dernière n’est pas le seul élément à prendre en compte. Dans cette partie, nous allons vous montrer comment procéder pour donner à votre entreprise la meilleure image de marque :

Imposez-vous des règles et suivez-les

Si vous avez des règles bien définies que vous suivez à la lettre, les clients n’auront pas de mal à travailler avec vous. Cela vous permettra de maintenir vos standards et de garantir une qualité de service constante, ce qui attire toujours les clients.

N’hésitez donc pas à communiquer ces règles à tous les membres de votre réseau, afin qu’ils les respectent. Pensez aussi à donner de la personnalité à votre marque en définissant des consignes strictes.

Ces dernières peuvent consister en l’utilisation de couleurs spécifiques sur vos prospectus, vos annonces, etc. (idéalement les mêmes couleurs de votre logo) ou encore une police unique qui permet aux clients d’identifier votre agence au premier coup d’œil.

De tels détails peuvent avoir un impact important sur votre image commerciale.

Optimisez vos campagnes publicitaires

La bonne gestion de vos événements ne suffit pas. En effet, votre succès dépend massivement de la campagne publicitaire que vous allez mener. Heureusement, dans le milieu de l’événementiel, il vous suffit de faire des annonces publicitaires sur :
- les réseaux sociaux
- les journaux locaux
- les lieux publics

N’oubliez pas que votre marque doit être au cœur de la campagne publicitaire. Il s’agit d’une occasion en or pour la faire connaître.

Misez sur votre créativité

Il est vrai que votre créativité peut être limitée en fonction du secteur dans lequel vous vous spécialisez. Vous devez donc accorder vos initiatives avec la marge de liberté dont vous disposez.

Une des idées qui fonctionnent encore parfaitement aujourd’hui consiste à offrir des cadeaux aux participants. Vous pouvez les choisir comme vous le souhaitez, mais il est toujours recommandable d’offrir des cadeaux qui sont en rapport avec votre marque.

Comment trouver des clients quand on crée une agence événementielle ?

Pour trouver des clients, le marketing de votre agence événementielle est essentiel. Voici quelques conseils qui vous permettront de bien débuter.

Commencez par le bouche-à-oreille : il est même conseillé de faire parler de votre agence, avant le lancement de votre projet. Ainsi, vous aurez plus de chances d’avoir des clients dès vos premiers jours d’activité.

Créez plusieurs comptes sur les différents réseaux sociaux populaires et publiez plusieurs publications tous les jours.

Renforcez votre présence sur internet en créant un site web : ce dernier doit être visuellement attrayant et suffisamment intuitif, pour permettre à quiconque de l’utiliser confortablement dès la première visite.

Demandez de l’aide à votre famille et à vos amis pour faire du porte-à-porte et faire connaître votre agence événementielle dans la région.

Quelle stratégie marketing pour une agence événementielle ?

Aujourd’hui, toutes les stratégies marketing doivent cibler essentiellement les réseaux sociaux. Ces derniers constituent le moyen le plus efficace et le moins cher de faire de la publicité.

Les conseils suivants vous permettront de profiter pleinement des avantages de ces médias.

Répondez aux questions de vos followers dans les plus brefs délais : des réponses rapides et concises indiquent que vous êtes un véritable professionnel qui prend son métier au sérieux. Aussi, il est important de répondre publiquement, afin de permettre à tous les visiteurs de lire vos réponses.

Soyez actif et publiez le maximum de photos et de vidéos de vos plus grands événements : notez que ces dernières doivent être de qualité et il est préférable de choisir les parties où votre marque est mise en avant.

Utilisez tous les outils que les réseaux sociaux mettent à votre disposition : par exemple, l’utilisation des hashtags à vos publications de gagner en visibilité.

Par ailleurs, les avis positifs des clients peuvent avoir un impact significatif sur votre réputation. N’hésitez donc pas à en tirer profit en demandant à vos clients satisfaits de partager leurs avis sur votre agence.

Nous vous conseillons de leur offrir des cadeaux en échange. En plus de les encourager à finaliser le processus, ce geste les incite à être plus indulgents, ce qui vous aidera à maximiser votre score.

Pensez à créer plusieurs comptes sur plusieurs sites d’évaluation, afin de faciliter la tâche à vos clients.

Comment fixer ses tarifs quand on ouvre une agence événementielle ?

Au premier coup d’œil, cette tâche peut sembler compliquée. Cependant, en faisant le tour des points indiqués ici, vous serez en mesure de faire des estimations précises des prix de vos services.

Commencez par standardiser les prix en vous référant aux tarifs de vos concurrents directs (ceux qui se spécialisent dans le même domaine que vous). Si les tarifs varient considérablement d’un concurrent à un autre, basez-vous sur la moyenne.

Fixez vos tarifs en fonction de votre expérience dans le secteur événementiel. En général, les agences qui ont le plus d’expérience sont celles qui coûtent le plus cher.

Choisissez un système de facturation favorable aux clients. Optez donc pour une facturation de base qui fonctionne à l’heure et ajoutez des frais additionnels pour les services optionnels.

D’habitude, une agence événementielle impose 15 % de frais en plus pour chaque service optionnel ajouté.

Notez qu’en temps normal, la facturation forfaitaire est moins avantageuse, mais elle est plus simple à calculer, surtout si elle inclut un grand nombre de participants. C’est pour cette raison qu’elle est populaire auprès des entreprises.

Comment faire augmenter le chiffre d’affaires d’une agence événementielle ?

Le chiffre d’affaires de votre agence événementielle dépend principalement de votre performance au niveau relationnel. Ainsi, pour faire augmenter ce chiffre, vous devez :
- soyez disponible pour vos clients : dans le secteur événementiel, rien ne justifie votre indisponibilité. En constituant une grande équipe, avec plusieurs spécialistes dans le même domaine, vous serez en mesure de tenir une multitude d’événements de façon simultanée.
- continuer à faire évoluer votre entreprise : en effet, il est important de rester conscient de ce qui se trame sur le marché. Cela vous permettra, entre autres, de saisir les nouvelles opportunités et d’être le premier à proposer les services tendance du moment.
- ne vous lancez pas dans des événements de grande envergure dès le début, si vous manquez d’expérience. Commencez plutôt par organiser de petits événements afin d’apprendre les ficelles du métier.
- lorsque vous passez au niveau supérieur, pensez à déléguer certaines tâches. Vous pouvez également engager un ou plusieurs assistants pour vous aider à gérer votre entreprise.

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