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Ouvrir un organisme de formation : le guide complet

Ouvrir un organisme de formation

Qui peut créer un organisme de formation ? Faut-il un diplôme ?

Un particulier tout comme une entreprise peut créer son propre organisme de formation. La réglementation française n’exige aucune qualification spécifique.

En outre, pour créer un organisme de formation, aucun diplôme n’est non plus requis. Toutefois, dans certains domaines, avoir suivi des formations spécifiques peut être obligatoire.

Quelle est la réglementation pour créer un organisme de formation ?

Selon la loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation professionnelle tout au long de la vie, chaque organisme de formation doit respecter les réglementations suivantes.

Déclaration d’activité

Premièrement, un organisme de formation doit effectuer une déclaration d’activité auprès de la Dreets (ex-Direccte) dont il dépend. Toutefois, cette déclaration concerne uniquement les acteurs dont les prestations relèvent de la formation professionnelle.

Cette déclaration d’activité nécessite la constitution d’un dossier accompagné de pièces justificatives, et aboutie par l’obtention d’un numéro d’enregistrement.

Un bilan prévisionnel

En second lieu, un organisme de formation doit réaliser un bilan prévisionnel, pédagogique et financier dès la première année d’activité.

Ce document est à soumettre à la Dreets au même moment que la déclaration d’activité. Sa soumission est obligatoire, et ce dès la première année d’exercice.

Ce document comporte les informations suivantes :
- le nombre d’heures de formation dispensée au sein du centre
- le nombre de stagiaires que le centre accueille
- la répartition des fonds de formation
- la description détaillée de la formation
- les données comptables de l’organisme
- les catégories socio-professionnelles des stagiaires formés (en recherche, d’emploi, employé du secteur public ou privé, etc.)

Un règlement intérieur

Ensuite, la loi prévoit qu’un organisme de formation doit rédiger et appliquer un règlement intérieur. Ce document doit être réalisé dans les 90 jours suivants l’ouverture au stagiaire du centre. Il doit également spécifier les mesures de santé et de sécurité appliquées dans les locaux de l’organisme. Ce règlement intérieur doit également édicter les règles disciplinaires et mesure à prendre envers le stagiaire en cas d’infraction à ces dernières.

La convention de formation

En outre, dans le cadre de la réglementation applicable aux organismes de formation, la loi prévoit que chaque organisme doit contractualiser avec son client ses ventes de formation. Ce contrat entre l’organisme et le stagiaire est communément appelé « la convention de formation ».

Les obligations envers les apprenants

Enfin, un organisme de formation a aussi des obligations envers les stagiaires, et il est tenu de les respecter scrupuleusement.

Avant même l'inscription d’un stagiaire à une formation, le centre doit lui fournir les informations suivantes :
- le nombre d’heure de formations
- le programme complet de la formation envisagée
- les modalités d’évaluation de la formation
- la liste contenant tous les noms, titres et qualités des formateurs qui assure la formation souhaitée par le stagiaire
- le règlement intérieur applicable au sein du centre
- les coordonnées de toute personne chargée des relations avec les entités commanditaires de la formation (entreprise, OPCA, pôle emploi)
- le prix de la formation et les modalités de règlement
- les modalités financières en cas d’abandon de la formation ou d’arrêt anticipé

Comment déclarer son organisme de formation ?

Pour déclarer votre organisme de formation, vous devez effectuer une déclaration d’activité auprès du service régional de contrôle de la Dreets ou la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (ex-Direccte).

Cette déclaration a pour objectif de vous faire bénéficier d’une exonération de TVA.

Quels sont les statuts juridiques pour un organisme de formation ?

Pour le choix d’un statut juridique pour votre organisme de formation, plusieurs options sont envisageables.

Il faut noter que le statut choisi aura une influence majeure sur l’avenir de votre organisme. En effet, chaque forme juridique offre son lot d’avantages et d’inconvénients.

D'abord, si vous êtes seul à vous lancer dans cette aventure, voici quelques statuts qui pourraient vous convenir.

Le texte suivant n’est en aucun cas un conseil qui vous orienterait vers tel ou tel statut juridique. Avant de faire votre choix, veillez à vous rapprocher d’un expert en conseil juridique.

La micro entreprise

Ce statut est actuellement très populaire auprès des formateurs débutants, du fait de sa simplicité. En effet, en choisissant un statut de micro-entrepreneur, vous êtes exonéré de TVA. Par ailleurs, la fiscalité et la comptabilité des entreprises adoptant ce statut sont simplifiées au maximum.

Ce statut est recommandé pour les entrepreneurs qui lancent une nouvelle activité, sans vouloir trop s’investir. Néanmoins, il faut noter qu’avec une micro entreprise, votre chiffre d’affaires est plafonné à 72 500 euros par an.

Il est aussi important de savoir que ce statut ne vous permet pas de dissocier vos patrimoines personnels de ceux de votre entreprise.

L’EIRL

La fiscalité et l’administration d’une entreprise sous ce statut est toute aussi simple qu’avec une micro entreprise. Cependant, avec une EIRL, vous créez une “vraie” entreprise, d’où l’appellation « d’exercice en nom propre » de ce régime. De ce fait, vos patrimoines personnels et les avoirs de l'entreprise sont bien séparés. Ainsi, il n’est plus possible de saisir vos biens personnels, dans le cas où l’entreprise fait face à des difficultés financières par exemple.

Par ailleurs, vous disposez également d’une option pour choisir entre l’impôt sur le revenu (IR) et l’impôt sur les sociétés (IS).

L’EURL

Ce régime est plus élaboré que l’EIRL et la micro-entreprise.

En effet, une EURL est considérée comme étant une SARL mais avec quelques légères différences. À l’inverse d’une SARL, elle est constituée par un seul associé. Elle bénéficie d’un régime fiscal simplifié.

La SASU

Contrairement aux précédents statuts, la SASU représente une société commerciale, cela implique un mode de gestion plus rigoureux et plus réglementé.

À la différence de l’EURL, l’EIRL et la micro entreprise, la SASU permet au gérant et associé unique, à la fois, de devenir salarié de sa propre entreprise.

Ensuite, si vous êtes plusieurs formateurs à vous unir pour ouvrir un organisme de formation, il existe également deux options qui s’offrent à vous.

La SARL

En adoptant ce statut, vous et vos associés limitez vos responsabilités. En effet, les associés ne sont responsables qu’à hauteur de leur apport.

Pour la gérance, si elle est occupée par un ou plusieurs associés majoritaires, ces derniers doivent être affiliés au régime des indépendants. C’est seulement lorsque le ou les gérants d’une SARL sont associés minoritaires qu’ils sont affiliés au régime général.

Pour la partie fiscale, une SARL peut choisir entre plusieurs régimes fiscaux tels que les impôts sur les dividendes, sur les bénéfices ou encore sur les rémunérations. Cependant, les associés doivent faire ce choix au moment de la déclaration d’activité.

La SAS

Comme avec une SARL, les associés ne sont également engagés qu’à hauteur de leurs apports. Aussi, avec une SAS, le statut est très souple pour l’ajout de nouveaux associés.

Cependant, il faut noter que ce régime ne permet qu’un seul président à la tête de la société, et ce dernier doit être affilié au régime général de la sécurité sociale.

Peut-on devenir formateur indépendant sans ouvrir d’organisme de formation ?

Oui, c’est une possibilité qui s’offre à vous si vous voulez exercer le métier de manière indépendante, mais sous conditions.

En effet, pour devenir formateur indépendant sans ouvrir d’organisme de formation vous devez opter pour le portage commercial ou le portage salarial.

Si vous n’avez pas l’intention de créer une entreprise, le portage salarial est fait pour vous. Dans ce cas, vous devenez un salarié porté d’un organisme de formation agréé, certifié Qualiopi, et référencé Datadock. Avec ce régime, vous vous déchargez de toutes les contraintes réglementaires relatives aux formations professionnelles.

Si vous souhaitez créer votre propre structure sans avoir à supporter les charges relatives au Datadock et à la certification Qualiopi, le portage commercial constitue la meilleure option.

Dans ce cas, vous devenez le sous-traitant d’un organisme certifié et référencé sur Datadock. Ce système de sous-traitance vous permet de faire bénéficier à vos clients des prises en charge (CFP, plan de formation, etc.). À noter que dans le cas du portage commercial, c’est l’organisme principal, et non vou,s en tant que sous-traitant, qui facture aux stagiaires et clients.

Quels sont les avantages des labels et certifications pour un organisme de formation ?

Pour un organisme de formation, les labels et certifications constituent des critères de fiabilité et de confiance. Obtenir de telles reconnaissances confère à votre organisme un atout commercial de taille. Elles offrent de la crédibilité à vos services et surtout à votre organisme.

Par ailleurs, selon la loi du 05 septembre 2018, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour un organisme de formation, ceci afin de rendre ses formations éligibles aux financements publics ou mutualisés.

Cette réforme a été créée afin d’assurer la qualité des formations professionnelles dispensées par les organismes de formation, à l’exception des établissements d’enseignement supérieur.

Par conséquent, avec ces labels et certifications, vous rendez vos formations plus accessibles aux stagiaires, en raison des financements auxquels ces derniers peuvent prétendre.

Quelles sont les différences entre Qualiopi et Datadock ?

Présentation de Datadock

Apparu en janvier 2017, Datadock représente une base de données unique permettant le partage d’informations sur les organismes de formation.

Il a été créé par les Opérateurs de compétences ou OPCO (groupement d’entreprises financeurs de la formation professionnelle). L’objectif, lors de sa création, fut de lister les organismes en mesure de dispenser des formations de qualité.

Cette liste de références permet également aux financeurs de vérifier si un organisme bénéficiaire respecte scrupuleusement les lois en vigueur.

Pour être référencé sur Datadock, les organismes de formation doivent se conformer à 6 critères qualité, subdivisés en 21 indicateurs. Pour démontrer leur conformité, les organismes doivent appuyer leur demande de référencement sur cette liste par des preuves documentées.

En plus d’un gage de qualité sur les formations dispensées, le Datadock permet aux organismes référencés d’avoir accès à des fonds mutualisés pour financer les formations.

À noter que Datadock n’est pas une certification, il s’agit d’un référencement, ou d’un catalogue d'organismes offrant des formations qualitatives.

Présentation de Qualiopi

En ce qui concerne Qualiopi, c’est une certification officielle. Autrement dit, c’est un label qui permet aux organismes de formation d’attester de la qualité de leurs prestations.

Depuis le 1er janvier 2022, la certification RNQ Qualiopi a remplacé Datadock. Ainsi, chaque organisme qui souhaite accéder aux fonds publics de formation doit impérativement remplir les critères qualité dictés par cette certification.

Qualiopi est constitué de 7 critères, ainsi que de 32 indicateurs qualité. Les différences avec le référencement Datatock concernent plusieurs points majeurs.

Les différences entre Qualiopi et Datadock

La première différence entre les deux réside dans la manière de contrôler les organismes.

Avec Datatock, un organisme de formation devait simplement envoyer des preuves documentées de sa capacité à décrire leurs formations, leur mode d’organisation, et leurs prestations pour y être référencé. Une fois les dossiers de preuves constitués et validés par Datadock, les établissements étaient d’emblée reconnus comme un centre de formation de qualité.

La perte du référencement de l’établissement sur Datadock intervient à postériori, en cas d’infraction des règles.

Pour Qualiopi, l’obtention de la certification se déroule autrement. En effet, Qualiopi n’accorde sa certification qu’après avoir effectué un audit approfondi de l’établissement.

Le contrôle se fait donc en amont et non à postériori comme avec Datadock. Lors de cet audit, l’établissement souhaitant obtenir une certification doit démontrer qu’il respecte les 32 indicateurs et les critères qualité contenu dans le référentiel.

Ainsi, le référencement Datadock se base plus sur du déclaratif, alors que la certification Qualiopi résulte d’un audit mené par un organisme certificateur.

La seconde différence entre Qualiopi et Datadock réside également dans le parcours de formation. Si Datadock misait sur l’adaptation de l’action de formation en fonction des besoins des stagiaires et étudiants, Qualiopi pousse les choses un peu plus loin.

En effet, Qualiopi exige des organismes de personnaliser les parcours de formation. Autrement dit, Datadock misait sur une vision collective, alors que Qualiopi met l’accent sur une vision plus individualisée des formations.

Enfin, la dernière différence entre les deux démarches qualité est située dans les compétences des intervenants. En effet, Datadock se concentrait sur les compétences des formateurs, alors que Qualiopi scrute toutes les compétences et qualités de toute l’équipe d’un centre de formation aux moindres détails (sous-traitants, les membres du staff, formateurs).

Ainsi, un système de management des compétences du personnel formateur et intervenant doit être mis en place par chaque organisme de formation. Tous les membres du personnel d’un centre de formation doivent être ainsi sélectionnés, formés et accompagnés.

Ouvrir un organisme de formation

Comment faire certifier un organisme de formation ?

Auparavant régie par le Code du Travail, la formation professionnelle a connu de nombreuses modifications depuis l’adoption de la loi « Avenir Professionnel ». Ainsi, depuis 2018, les organismes de formation sont soumis à de nouvelles obligations, notamment en matière de certification.

L’obtention d’une certification n’est pas uniquement un argument commercial, mais également une obligation légale pour les organismes de formation. En effet, depuis le 1er janvier 2022, une certification Qualiopi est exigée à tout organisme de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

Le nouveau Référentiel National Qualité (RNQ) QUALIOPI a pour objectif d’améliorer la qualité des formations professionnelles en uniformisant les critères d’appréciation.

La première étape pour obtenir la certification Qualiopi consiste à déposer une demande de certification auprès d’un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Un contrat avec l’organisme choisi doit ensuite être signé. Un audit initial est ensuite réalisé. Cela consiste à vérifier votre conformité au Référentiel National Qualité.

À l'issue de cet audit initial, une certification Qualiopi est délivrée pour une durée de 3 ans. Un audit de surveillance et de renouvellement est réalisé après l’obtention de la certification Qualiopi.

En quoi consiste l’audit de Qualiopi ?

L’audit est une étape incontournable de la certification Qualiopi.

L’audit Qualiopi consiste à vérifier que le processus mis en place par le prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC) soit en conformité avec le Référentiel National Qualité. En d’autres termes, il s’agit d’une analyse objective basée sur les faits, l’observation de l’auditeur, les entretiens et les éléments fournis.

Une journée d’audit Qualiopi comprend 4 phases.

Étape 1 de l’audit Qualiopi : la réunion d’ouverture

Cette première phase d’audit dure entre 15 et 20 minutes. Elle consiste en la présentation générale du déroulement et de l’organisation de la journée d’audit. L’auditeur explique les conditions et les règles.

Étape 2 de l’audit Qualiopi : analyse des activités

L’audit se déroule généralement dans les locaux professionnels. Cette phase consiste à analyser la conformité des activités du prestataire d’action concourant au développement de compétence (PAC). Cette analyse se base sur les critères du référentiel Qualiopi qui sont applicables à l’activité.

Étape 3 de l’audit Qualiopi : l’échantillonnage des dossiers de formation

Au cours de cette étape, l’auditeur prendra connaissance de la liste complète de la liste complète des dossiers de formation, mais n’en choisira que quelques-uns pour la vérification de conformité.

Étape 4 de l’audit Qualiopi : réunion de clôture

À la fin de la journée d’évaluation, l’auditeur clôture l’audit avec l’ensemble de l’équipe. Le rapport d’audit est ensuite transmis à l’organisme certificateur.

Quels sont les types de formation éligibles au CPF ?

Il existe 3 types de formations éligibles au CPF.

Premièrement, les formations permettant d’acquérir le socle de connaissances et de compétences, autrement dit le Certificat CléA .

Ensuite, L’accompagnement à la Validation des Acquis et de l’Expérience (VAE). Enfin, les formations qualifiantes figurant sur une liste établie par les partenaires sociaux.

Ainsi, les formations issues des listes suivantes sont éligibles au CPF :
- liste dressée par la CPNE de branche ou par la commission paritaire de l’OPCA interprofessionnel
- liste élaborée au niveau national par le COPANEF
- liste créée dans la région dans laquelle est implantée son entreprise ou établissement, par le COPAREF

Par ailleurs, pour être éligible au CPF, les formations doivent également être inscrites sur :
- le RNCP ou Répertoire National des Certifications Professionnelles
- les CSQ ou Certificats de Qualification Professionnelle
- l’inventaire des certifications et habilitations correspondant à des compétences transversales exercées en situation professionnelle établi par la CNCP
- la liste des formations visant l’accès à la qualification des personnes à la recherche d’emploi et financées par les régions, Pôle emploi et l’AGEFIPH

Comment rendre une formation éligible au CPF ?

Pour rendre une formation éligible au CPF, il faut passer par 3 étapes.

Pour la première étape, vous devez référencer votre formation. Pour ce faire, vous devez faire une demande d’enregistrement pour figurer dans l’inventaire ou la liste RNPC, via le site web de la Commission Nationale de la Certification Professionnelle (CNCP). Une fois cet enregistrement effectué, votre organisme peut être référencé dans une base de données appelée « Offre Info », par le biais du Réseau des Carif-Oref .

La deuxième étape consiste à faire la déclaration d’activité de formation. Cette démarche doit être effectuée sur le portail mesdemarches.emploi.gouv.fr , et vous permettra d’obtenir un numéro d’enregistrement. Ce numéro doit servir à l'identification de votre organisme de formation et doit toujours figurer dans vos documents officiels (contrats, factures, ou bons de commandes).

Enfin, la troisième et dernière étape consiste à obtenir la certification Qualiopi. Conformément aux dispositions prévues par la loi du 05 septembre 2018, tout organisme de formation professionnelle qui souhaite bénéficier de fonds publics ou mutualisés doit répondre aux exigences qualité de la nouvelle certification Qualiopi.

Quelles assurances sont nécessaires pour couvrir un organisme de formation ?

Pour la couverture de votre organisme de formation, vous n’êtes pas contraint de prendre une assurance à Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro).

Cependant, cette assurance est fortement recommandée, et ce pour de nombreuses raisons. En effet, l’assurance RC Pro permet de couvrir les risques qui s’exposent à vous dans le cadre de l’exercice de votre activité. Elle couvre également les dommages et préjudices que vos stagiaires encourent dans le cadre de leur formation.

À titre d’exemple, dans le cadre de l’exercice de votre métier de formateur, les risques couverts par le RC Pro sont :
- fautes professionnelles, omissions ou erreurs
- retards non volontaires dans la prestation
- atteinte à la vie privée des stagiaires
- diffamation et dénigrement
- blessure physique d’un stagiaire dans vos locaux
- défaut de performance

Faut-il faire un business plan pour ouvrir un organisme de formation ?

Oui ! Le business plan constitue un outil indispensable pour mener à bien un projet d’entreprise, et un organisme de formation en constitue un.

Le business plan de votre organisme de formation a pour utilité de vous aider à adopter une vision globale des stratégies à adopter pour réussir le projet. En quelque sorte, c’est la feuille de route de votre organisme de formation.

Une fois votre entreprise sur pied, grâce aux différentes stratégies marketing contenues dans ce document, vous avez la possibilité d’optimiser votre entreprise et d’augmenter ainsi le chiffre d’affaires de cette dernière.

Par ailleurs, le prévisionnel financier de votre organisme de formation vous permet de fixer un budget de démarrage, avec la liste des dépenses. Avec une telle liste, vous restez à l’abri de toute mauvaise surprise dans gestion de votre capital de départ.

Une bonne gestion de la trésorerie demeure indispensable pour le bon développement et surtout pour la survie de votre organisme. Avec un business plan adapté, vous avez la possibilité de faire des prévisions de chiffre d’affaires et de rentabilité. Sans ce document, les erreurs dans la gestion de trésorerie sont plus probables, risquant de vous mener à la faillite.

Pour finir, un business plan est un document incontournable pour convaincre les potentiels investisseurs à vous suivre dans votre projet. En effet, un projet bien documenté et bien appuyé suscitera plus facilement l’intérêt des investisseurs. En effet, grâce aux différentes projections dans le document, ils comprennent mieux les enjeux, le potentiel ainsi que les risques que comporte votre projet d’organisme de formation.

Faut-il faire une étude de marché pour ouvrir un organisme de formation ?

Oui, en plus du business plan, il faut également réaliser une étude de marché avant d’ouvrir un organisme de formation.

Elle est indispensable, car elle vous permet de comprendre les besoins ainsi que la demande du marché local.

Par ailleurs, l’étude de marché vous permet de prendre connaissance de la pression concurrentielle sur le marché que vous ciblez. En plus de vous permettre d’en apprendre plus sur les formations des concurrents, elle permet de connaître en détails les forces et les faiblesses de ces organismes.

Enfin, une étude de marché pour votre organisme de formation vous donne l’occasion de comprendre l’évolution et les tendances du marché dans sa globalité.

Quel budget prévisionnel pour créer un organisme de formation ?

Chaque organisme de formation est différent, de ce fait le budget varie énormément d’un centre à l’autre.

Cependant, la fourchette constatée ces dernières années révèle qu’un budget compris entre 45 000 euros et 200 000 euros est requis.

Si vous souhaitez être guidé afin d’obtenir une estimation exacte de votre budget initial, utilisez le prévisionnel financier pour un organisme de formation.

Néanmoins, sachez que plusieurs paramètres peuvent influer sur le budget de démarrage requis pour un organisme de formation :
- l’achat ou la location des locaux
- l’emplacement voulu
- l’intensité de la concurrence dans votre zone de chalandise
- le nombre de personnel que vous allez recruter
- le nombre de formations que vous souhaitez dispenser au sein de votre organisme

Quels investissements sont nécessaires à l’ouverture d’un organisme de formation ?

Pour que votre organisme de formation soit bien fonctionnel, vous devez réaliser plusieurs investissements et dépenses, vous les retrouverez en détail, avec leur montant, dans le prévisionnel financier pour un organisme de formation.

Voici une synthèse de certains de ces investissements.

Les investissements nécessaires pour l’installation

- les locaux qui accueilleront votre organisme (achat ou location)
- les travaux d’aménagement afin de mettre vos locaux en conformité
- les loyers du bien choisi (si vous n’achetez pas)
- le dépôt de garantie (si vous louez)

Les dépenses relatives à l’achat de matériels

- les matériels informatiques et les consommables informatiques
- les petits mobiliers de bureau
- les chaises et tables pour les salles de formation et les bureaux
- chaises pour les collaborateurs et les membres du personnel administratif

Les frais d’établissement

- les frais relatifs à l’élaboration de votre statut juridique
- les frais de greffe
- le dépôt de votre marque
- les honoraires des différents experts qui vous accompagnent (comptable, consultant marketing, etc.)

Les frais relatifs aux recrutements du personnel

- les salaires du personnel pédagogique
- les salaires de l’équipe administrative
- les cotisations patronales
- les frais de recrutement
- les publications des offres d’emploi dans les journaux

Quel est l'emplacement idéal pour un organisme de formation ?

Pour votre organisme de formation, essayez de choisir un emplacement situé au plus proche de vos cibles. En plus de ce point stratégique, l’emplacement de vos locaux doit remplir impérativement plusieurs critères.

C’est l’étude de marché de votre organisme de formation qui vous permettra de trouver l’emplacement idéal.

En attendant, voici les principaux critères à retenir.

Une zone facilement accessible

Si possible, vous devez choisir un emplacement proche des arrêts des transports en commun (bus, gare, métro, etc.). Cela permet à vos clients de s’y rendre sans avoir à se déplacer à pied sur une longue distance.

Un parking à proximité

La voiture est le mode de transport le plus utilisé en France. Mettre à disposition de vos clients un parking représente ainsi un atout pour votre centre.

Une région avec une démographie active

Il y a de grandes chances pour que votre marché cible soit constitué de professionnels, actifs économiquement.

Ainsi, il faut veiller à implanter votre organisme de formation dans une région où ces profils y sont concentrés. Plus la population de la région choisie est active, plus votre nombre de clients potentiels s'élargit.

Proches des immeubles de bureaux

Cette proximité immédiate vous donne un avantage concurrentiel de taille.

En effet, en étant proches des lieux de travail de vos cibles, vous vous assurez une bonne visibilité auprès d’elles. Lorsque ces professionnels doivent chercher une formation pour faire évoluer leur carrière, votre marque aura un avantage par rapport aux autres, du fait de votre présence et de votre proximité auprès d’eux.

La distance par rapport aux organismes concurrents

Une concurrence accrue dans votre zone d'implantation risque d’impacter votre chiffre d’affaires.

En outre, une pression concurrentielle trop forte amoindrit vos marges bénéficiaires, car pour attirer des clients dans un tel environnement, vous devez (parfois) jouer sur la carte du prix. Or, en baissant vos frais de formations, vous devenez mécaniquement moins rentable.

Comment choisir le local de son organisme de formation ?

Pour les locaux de votre organisme de formation, vous devez choisir selon les critères suivants.

Un bâtiment bien isolé

En effet, dans un centre de formation, plusieurs cours peuvent se dérouler simultanément. Ainsi, chaque salle doit être bien isolée, pour permettre à chaque élève de bénéficier d'un bon confort auditif, afin de pouvoir se concentrer pleinement sur sa formation.

Un bâtiment en bon état

L’état du bâtiment représente un enjeu énorme pour vos finances. Un bâtiment en mauvais état va entraîner des travaux de rénovation et donc une pression supplémentaire sur votre seuil de rentabilité.

En plus, des travaux de réfection peuvent retarder le lancement de votre organisme de formation.

Sachez qu’un établissement de formation doit suivre des normes strictes.

Ainsi, assurez-vous que les locaux choisis ne requièrent pas de nombreux travaux pour la mise en conformité.

Selon la norme, les salles de formation doivent respecter une superficie minimum avant d’obtenir l’autorisation des autorités à accueillir des étudiants et stagiaires.

Ainsi, vous devez vous assurer de répondre à l’exigence minimale, et selon la capacité d’accueil que vous souhaitez atteindre.

Vaut-il mieux lancer un organisme de formation en indépendant ou en franchise ?

Chaque modèle d’exploitation présente des avantages. Pour vous aider à mieux choisir le modèle le plus adapté à votre projet, voici les avantages qu’offrent les deux modèles.

Ouvrir un organisme de formation en franchise

Généralement, les frais de démarrage sont moins élevés, en raison des aides reçues de l’enseigne.

En effet, la franchise vous apporte son soutien sur le plan des équipements nécessaires pour démarrer votre activité. Par exemple, en payant le droit d’entrée, vous recevez souvent en contrepartie un lot de matériels tels que : bureaux, chaises, matériel informatique, etc. Cela vous permet de mettre sur pied votre organisme en quelques semaines.
Vous bénéficiez également de nombreux accompagnements tant sur le plan stratégique qu’administratif.

En outre, avec une franchise, certains risques sont réduits, dans la mesure où la maison mère vous apporte des conseils stratégiques. Vous et vos ressources humaines êtes formés aux méthodes et aux styles de management qui ont mené la franchise vers le succès.

La gestion d’un organisme de formation ne s’improvise pas. A moins d’être très organisé, de disposer d’un leadership naturel, et de bénéficier de nombreuses années d’expérience en tant que cadre ou dirigeant d’entreprise, vous devez vous former afin de mener votre centre de formation vers la réussite. Lorsque vous intégrez une franchise, cette formation est dispensée gracieusement par l’enseigne.

Une enseigne vous permet de gagner plus facilement la confiance des bailleurs et des investisseurs. Cela est dû au fait que le concept et le modèle commercial d’une enseigne sont éprouvés, considérés comme sûrs du point de vue des investisseurs.

Contrairement à un organisme de formation indépendant qui veut s’établir sur le marché, une franchise pour votre organisme vous permet souvent de bénéficier d’une image de marque travaillée et reconnue par les clients. Cela vous offre ainsi l’occasion de démarrer rapidement, sans avoir à perdre du temps à développer votre marque.

En tant que nouveau franchisé, vous avez également accès à des données de marché et tendances du secteur des formations. Des données précieuses qui vous aident à affiner vos stratégies et à améliorer vos offres. En indépendant, à moins de payer pour obtenir ces données, elles restent inaccessibles.

Pour finir, en tant que franchisé, vous subissez généralement moins de stress dans la gestion quotidienne de votre organisme. En effet, le fait d’être accompagné par une équipe de professionnels vous offre une assurance psychologique, indispensable pour rassurer votre équipe et la mener vers un succès collectif.

Si vous souhaitez convaincre une franchise de la viabilité de votre projet, appuyez-vous sur les ressources pour ouvrir un organisme de formation rentable.

Ouvrir un organisme de formation en indépendant

A l’opposé d’une franchise, en tant qu’indépendant, vous n’avez pas de droit d’entrée à payer au départ.

Vous n’adhérez à aucune enseigne, et n’exploitez le concept de personne.

L’investissement de départ peut sembler plus lourd pour le modèle en indépendant. Cependant, sur le long terme, cet investissement est compensé par le fait que vous ne payez pas de droits récurrents au franchiseur.

En effet, un deuxième avantage financier de ce modèle est que vous ne partagez pas vos revenus avec les franchiseurs. Toutefois, en franchise, vous devez verser entre 5 % et 20 % du chiffre d’affaires de votre organisme de formation à l’enseigne.

En indépendant, vous avez également plus de marge de manœuvre dans la manière de gérer votre organisme de formation. En franchise, le style de gestion est imposé. Vous devez suivre des règles assez strictes afin de préserver l’image de marque de l’enseigne. En indépendant, vous gérez votre centre de formation comme bon vous semble.

Il en est de même pour le mode de gestion au niveau des tarifs. Vous avez une totale liberté de fixer vos propres tarifs et de choisir vos propres marges.

Si vous aimez faire les choses à votre manière, le modèle indépendant semble parfait pour vous. En effet, en étant totalement autonome, vous n’avez pas de compte à rendre à une enseigne. Dans ce cas, le risque de conflit avec cette dernière est donc nul.

Du fait de votre indépendance, vous n’êtes pas lié par à un quelconque contrat avec une entité mère. Une situation qui vous permettra de revendre plus facilement votre organisme de formation ultérieurement. En franchise, vous devez souvent suivre de longues procédures pour pouvoir vendre votre organisme et vous libérez de vos engagements contractuels avec le franchiseur.

Quelles sont les formations les plus demandées ?

Une bonne étude de marché pour votre organisme de formation vous permettra de définir les formations que recherchent votre marché cible.

Parmi les formations les plus populaires, on retrouve les langues vivantes.

Sans surprise, le cours d’anglais représente le cours de langue le plus populaire. En effet, 90 % des professionnels suivant des formations en langue choisissent l’anglais, en raison des possibilités d’évolution de carrière qu’il offre.

Après les langues, l’informatique se classe en deuxième position. Une situation qui n’a rien d’étonnant, car à l’ère du tout numérique et d’internet, l’informatique représente une valeur refuge. Dans ce domaine, les formations en bureautique et en sécurité informatique sont les plus plébiscitées. Par ailleurs, pour ceux en quête de reconversion professionnelle, ce sont surtout le développement web et le marketing digital qui ont le vent en poupe.

Ensuite, viennent les formations concernant la logistique et le transport. Considérés comme des poumons de l’économie mondiale, la logistique et le transport offrent aux professionnels de nombreuses opportunités de carrière.

Enfin, les domaines de l’administration, de la gestion, du commerce et de la vente ne sont pas en reste. En effet, bien qu’ils ne soient pas très en vogue comme autrefois, ces domaines restent incontournables pour l’économie, et recrutent en permanence des personnes qualifiées.

Ouvrir un organisme de formation

Comment créer une formation de qualité ?

Pour construire une formation efficace, répondant aux besoins du marché, vous devez passer par plusieurs étapes.

La première étape consiste à l'identification des enjeux de la formation à travers plusieurs études et enquêtes.

Si le marché de la formation représente un marché lucratif, il ne faut pas oublier qu’il est aussi un secteur très concurrentiel. Ainsi, pour se faire une place dans ce secteur, offrir plus de valeur que vos concurrents demeure primordial.

Pour ce faire, vous pouvez faire une étude de la concurrence, comme vous en retrouverez dans le pack complet pour ouvrir un organisme de formation, et élaborer ensuite vos formations sous un angle nouveau.

Vous pouvez également dispenser vos formations avec des méthodes innovantes, sortant un peu des sentiers battus.

Toutefois, il ne faut pas tomber dans le piège de la recherche d’originalité excessive, car cela risque de détourner vos formations de leur objectif principal : former des professionnels capables de répondre aux besoins du marché du travail immédiatement. Par exemple, vous pouvez miser sur du blended learning au lieu d’adopter un format classique pour vos formations.

Une fois votre étude de la concurrence effectuée, vous devez ensuite entamer une étude des besoins. Le fait de bien comprendre les attentes et besoins de vos cibles représente donc un enjeu important.

La troisième étape étant la définition de l’objectif pédagogique de votre formation. Il décrit les performances que les stagiaires devraient atteindre à l'issue de leur formation. L’objectif pédagogique doit comporter 3 éléments : un verbe d’action qui exprime un comportement observable, les conditions de la réalisation et les critères de réussite.

Voici un exemple d’objectif pédagogique : à l’issue de sa formation, un élève devra réussir à identifier et utiliser les outils, les méthodes pour concevoir un site web sur la base d’un cahier des charges fonctionnel.

Une fois ces étapes passées, vous devez élaborer votre programme de formation. Pour ce faire, vous devez définir le contenu et les séquences de vos cours. En outre, vous devez fixer la méthode pédagogique la plus adaptée à chacune de vos séquences. Enfin, vous devez documenter, à l’écrit, votre programme de formation.

Quel concept pour réussir l'ouverture de son organisme de formation ?

Des formations de niche

Comme expliqué précédemment, se différencier de la concurrence est crucial pour réussir dans le milieu de la formation.

Pour arriver à se démarquer, vous disposez de plusieurs options.

Premièrement, au lieu de dispenser des formations sur un domaine assez généraliste, choisissez plutôt des formations de niche. Par exemple, au lieu de proposer un cursus sur le développement informatique en général, vous pouvez proposer une formation spécifique telle que le développement d’applications liées à la blockchain. Vous attirez ainsi plus facilement des clients ciblés et qualifiés, prêts à payer plus cher, en raison de la spécificité de votre formation.

Des formations engageantes

Ensuite, pour le concept de votre formation, essayez de produire une formation à la fois engageante et captivante. Une telle pédagogie vous permet de garder vos stagiaires motivés tout au long de leur formation. Vous obtiendrez ainsi d’excellents résultats, qui par la suite, contribueront à forger la réputation et la notoriété de votre organisme.

Des formations mises à jour

Par ailleurs, il ne faut pas oublier de mettre à jour le contenu de votre formation. La technologie révolutionne la majorité des secteurs actuels à une vitesse fulgurante. Ainsi, une actualisation périodique de votre formation permet à vos élèves d’être à l’affût des tendances et meilleures pratiques de leur industrie.

Des formations 100 % en ligne

Avec l’essor d’internet, vous pouvez également proposer une formation 100 % en ligne. En plus du confort qu’une telle formation peut offrir aux stagiaires, elle est généralement moins coûteuse à mettre en œuvre qu’un cours en présentiel.

L’autre avantage de cette démarche n’est autre que l’élargissement de la portée commerciale de votre organisme. Sans les contraintes inhérentes aux cours présentiels, de nombreux professionnels de tout emplacement géographique peuvent être intéressés par vos offres.

Des formations diplômantes

Pour finir, veillez à proposer une formation diplômante. La raison pour laquelle les stagiaires suivent une formation, c’est souvent pour faire évoluer leur carrière. Or, pour attester de leurs compétences, ils doivent pouvoir les prouver par le biais d’un diplôme reconnu. Si votre formation n’est pas sanctionnée par un diplôme à son issue, elle risque fort de ne pas attirer grand monde.

Comment attirer des clients pour son organisme de formation ?

Devenir éligible au CPF
Pour attirer vos potentiels clients, il est important de rendre votre offre plus compétitive et surtout aussi accessible que possible.

Pour ce faire, par exemple, votre formation doit être éligible au CPF. Cela va permettre aux 18 millions de Français sur le marché du travail d’obtenir un financement pour leur formation.

Concevoir des teasers

En outre, vous devez être un fin stratège afin d’attirer une clientèle ciblée. Par exemple, vous pouvez partager une partie du contenu de votre formation gratuitement afin de donner un avant-goût à vos clients potentiels. Ces « teasers » permettent également à vos cibles de juger la qualité de votre cours avant de s’engager. En effet, des prospects rassurés se transforment plus facilement en clients.

Investir dans le SEO (référencement naturel)

Le référencement naturel représente également une technique efficace que vous pouvez mettre en œuvre afin d’attirer de nombreux clients.

Avec la transition numérique et la digitalisation qui ont le vent en poupe ces deux dernières années, aucun organisme ne peut réellement se passer de cette technique, celle de bien se positionner sur les moteurs de recherche comme Google.

En effet, aujourd’hui, 80 % des consommateurs recherchent d’abord des informations sur les moteurs de recherche avant d’acheter un produit ou un service. Il est donc primordial de travailler votre SEO (Search Engine Optimisation) pour avoir une bonne visibilité (sur internet) et attirer de nouveaux clients.

Créer une chaîne Youtube

Une autre méthode que vous pouvez utiliser est la création d’une chaîne YouTube.

Avec la montée en flèche des consultations des vidéos en ligne ces dernières années, YouTube reste l’un des canaux les plus efficaces, et surtout les moins onéreux pour promouvoir votre organisme de formation. Selon cet article publié sur Le Figaro, 40 millions de Français visionnent YouTube quotidiennement, et ce durant 24 minutes.

Assister à des événements

À part la visibilité en ligne, il est également important de travailler la visibilité de votre marque de manière plus classique. Pour cela, vous devez organiser et participer à autant d’événements possibles. Par exemple, participer à un salon de l’emploi, organiser des conférences sur une activité professionnelle bien précise, etc.

Des formateurs reconnus

Par ailleurs, n’oubliez pas que les formateurs peuvent être des sources de motivation pour les stagiaires, surtout si vous vous appuyez sur des formateurs célèbres. En plus de développer rapidement votre notoriété, ces genres de formateurs rassurent vos cibles et, parfois, ils les attirent de par leur réputation, leur notoriété, etc.

Quelle stratégie marketing pour un organisme de formation ?

Une stratégie marketing bien ficelée est nécessaire pour que votre organisme soit rentable, vous retrouverez un plan détaillé dans le pack complet pour un organisme de formation.

Voici quelques exemples de techniques que vous pouvez déployer afin de promouvoir votre centre de formation :
- développer un site web performant et qui offre, surtout, une navigation claire aux visiteurs
- publier régulièrement des articles utiles pour vos cibles, sur le blog de votre organisme de formation
- lancer des publicités en ligne sur des plateformes telles que Google Ads, Facebook Ads, etc.
- distribuer des flyers et poser des affiches publicitaires dans votre zone de chalandise
- promouvoir votre formation sur les réseaux sociaux (Pinterest, Facebook, Instagram, Tik Tok, LinkedIn)
- participer à des salons et séminaires relatifs aux formations des adultes ou formations professionnelles
- nouer des partenariats avec des entreprises ou groupement d’entreprises

Quel est le chiffre d'affaires d’un organisme de formation ?

En moyenne, un organisme de formation génère entre 50 et 500 000 euros de chiffre d’affaires annuel. Il est évident que cette fourchette présente un écart considérable, mais sachez que les différences entre deux organismes de formation peuvent être également considérables.

Si vous souhaitez être guidé dans vos estimations de chiffre d’affaires, vous pouvez modifier les hypothèses du prévisionnel financier pour un organisme de formation et obtenir tous les indicateurs financiers qui vous permettront de saisir le potentiel de votre projet.

Par exemple, un organisme qui dispose d’un catalogue de 600 formations fait un chiffre d’affaires beaucoup plus important qu’un tout jeune centre qui se lance à peine. Par ailleurs, les organismes qui proposent des formations éligibles au financement CPF font également plus de chiffre d’affaires, car ils attirent beaucoup de stagiaires.

Comment estimer le chiffre d’affaires de son organisme de formation ?

Si vous souhaitez être entièrement guidé, le prévisionnel financier pour un organisme de formation vous aidera à construire des prévisions de revenu pertinentes.

Pour calculer le chiffre d’affaires potentiel de votre organisme, vous devez d’abord estimer le montant moyen dépensé par chaque client qui suivra vos formations.

Ce panier moyen devrait se situer non loin du prix moyen de l'ensemble de votre catalogue de formations.

Ensuite, vous devez dresser une estimation basée sur le nombre de clients qui suivront vos formations.

Notez que, dans votre prévisionnel financier, vous devez réaliser des projections réalistes.

Soyez conservateur(trice). En effet, il est préférable de prévoir un petit nombre de transactions au départ et de baser vos calculs sur ce scénario “pessimiste”.

Néanmoins, au fur et à mesure que votre organisme acquiert des clients, vous pouvez augmenter de façon réaliste vos prévisions. Par exemple, augmenter la prévision de votre chiffre d’affaires de 20 à 30 % par année d’existence et présenter une telle projection à un banquier nous semble pertinent.

Est-ce qu’un organisme de formation paie et collecte la TVA ?

Oui, sans effectuer des démarches spécifiques, vous êtes assujettie à la TVA.

Sachez néanmoins qu’il est possible pour vous, en tant qu’organisme dispensateur de formation professionnelle, de demander une exonération de TVA. Pour bénéficier de ce droit d’exonération, vous devez remplir le formulaire n° 3511 dans votre déclaration initiale d’activité, et l’envoyer en recommandé auprès de la Dreets.

Quelles sont les dépenses récurrentes d'un organisme de formation ?

Pour un organisme de formation, les charges d’exploitation récurrentes sont :
- les dépenses inhérentes à l’acquisition des locaux (loyer ou crédit immobilier si achat)
- les frais relatifs à la tenue de votre comptabilité
- les dépenses liées à vos campagnes marketing et communication
- les divers taxes et impôts relatifs à votre activité de dispensateur de formation
- les salaires de votre équipe (personnel administratif, consultants formateurs, etc.)
- les coûts de l’électricité, internet haut débit, etc.

Vous retrouverez un compte de résultat complet et détaillé pour cette activité dans le prévisionnel financier pour un organisme de formation.

Ouvrir un organisme de formation : est-ce rentable ?

Oui, l’activité de formateur représente une activité lucrative et rentable, si vous êtes rigoureux et organisé.

D’une manière générale, la marge nette d’un organisme de formation se situe entre 20 à 30 % du chiffre d’affaires.

Cependant, il ne faut pas oublier qu’au démarrage, vous ne serez pas tout de suite rentable, comme c’est le cas de toute entreprise nouvellement lancée.

Pour une étude précise et guidée de votre seuil de rentabilité, utilisez le prévisionnel financier pour un organisme de formation.

Comment augmenter la rentabilité de son organisme de formation ?

Vous pouvez utiliser plusieurs techniques pour accroître la rentabilité de votre organisme.

Diversifier ses sources de revenus

Premièrement, vous pouvez vendre des produits complémentaires à votre formation. Par exemple, vous pouvez produire des livres numériques, traitant du même thème que votre formation principale. Une autre possibilité qui s’offre à vous est la vente de vidéos premiums, aux abonnés de votre site web.

Proposer une offre entièrement en ligne

Ensuite, vous avez aussi la possibilité de lancer des cours 100 % en ligne. Cette stratégie vous permet d’éliminer les contraintes géographiques relatives aux formations présentielles. Par conséquent, vous pouvez vendre votre formation à n’importe qui et n’importe où.

Investir sur sa e-réputation

Vous devez travailler la visibilité et la notoriété en ligne de votre marque. Cela vous permet de capter des visiteurs sur votre site et de les transformer facilement en clients fidèles. Une bonne notoriété sur le internet vous permet également de récolter des avis positifs sur les plateformes spécialisées, telle que Google My Business. Ces avis jouent en votre faveur, en influençant positivement la décision d’achat des prospects.

Former des ambassadeurs

Par ailleurs, recruter des ambassadeurs constitue une stratégie payante afin d’augmenter la rentabilité de votre organisme. Pour ce faire, vous pouvez former vos anciens élèves pour qu’ils deviennent à leur tour aussi des formateurs. Ainsi, en plus de vendre votre formation, ces derniers renforcent votre capacité opérationnelle.

Maintenir les efforts de prospection

Même si votre organisme de formation atteint son seuil de rentabilité, vous devez toujours veiller à conquérir de nouveaux marchés. Cette recherche constante de nouveaux clients vous aide à rester rentable tout au long de votre activité, et surtout, elle vous aide à accroître votre revenu et conséquemment votre chiffre d’affaires.

Nous détaillons davantage de techniques dans les documents du pack complet pour ouvrir un organisme de formation rentable.

Comment financer un projet de création d’organisme de formation ?

Pour financer votre organisme, vous avez plusieurs options à mettre en œuvre. Premièrement, vous pouvez postuler aux différentes aides publiques mises en place par le gouvernement et les collectivités décentralisées (Région, Mairie, etc.), pour accompagner les nouveaux entrepreneurs.

Par exemple, vous pouvez postuler pour recevoir l’Aide à la Reprise ou à la Création d'Entreprise (ARCE). Il s’agit d’une aide versée par Pôle Emploi. L'entrepreneur reçoit 45 % du reliquat de ses allocations chômage comme capital.

Vous pouvez également recourir au Nouvel Accompagnement à la Création ou la Reprise d'Entreprise (NACRE). À travers cette aide, l'entrepreneur bénéficie d'un accompagnement en ce qui concerne le montage du projet, la structuration financière et le démarrage de l'activité.

Notez que le montant de ces deux financements varie entre 1 000 et 8 000 euros.

À part les aides publiques, vous pouvez participer à des concours destinés aux créateurs d’entreprise. Souvent les prix pour ces concours sont composés d’un financement, assorti avec un accompagnement personnalisé pour chaque entrepreneur.

Cependant, pour obtenir ces aides, vous devrez convaincre ces acteurs de la solidité de votre projet. Pour cela, vous pouvez utiliser les ressources du pack complet pour ouvrir un organisme de formation rentable.

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