La SWOT d’une secrétaire indépendante

Nos experts ont réalisé un business plan pour une secrétaire indépendante, modifiable.

Si vous êtes entrain de construire un business plan en tant que secrétaire indépendante, alors vous avez dû entendre parler de l'analyse SWOT. Mais de quoi s'agit-il ? Commençons d'abord par expliquer les 4 lettres : S signifie Strengths (forces), W est là pour les Weaknesses (faiblesses), O représente les Opportunities (opportunités) et ... T vient indiquer les Threats (menaces).

Pour une SWOT complète et rédigée, téléchargez le business plan pour une secrétaire indépendante.

La SWOT donne, au créateur d’entreprise, une vision globale sur l’état d’un projet. Elle vous permet d'analyser donc les forces de votre cabinet de secrétaire indépendante (tout ce qui fait votre différence) ainsi que ses faiblesses (tous vos points d'amélioration). Elle permet aussi d'identifier des opportunités (des possibilités de développement commercial) et des menaces (tout ce qui peut entraver le développement de votre activité de secrétaire indépendante).

Généralement, c'est un terme que les secrétaires indépendantes ne connaissent pas. C'est une analyse très théorique, qui peut créer de la confusion. On peut perdre beaucoup de temps sur cet exercice. Nous sommes là pour aider.

À l'intérieur de cet article, nous vous donnons pas moins de 4 exemples, pour chaque lettre de la SWOT. Nous espérons que cela vous permettra d'y voir plus clair !

Vous retrouverez également une SWOT entièrement rédigée dans notre modèle de business plan pour une secrétaire indépendante. À noter que cette analyse SWOT est complètement modifiable.

4 exemples de forces pour la SWOT d’une secrétaire indépendante

Une tarification claire et transparente

La transparence des prix favorise la création d’une relation de confiance entre vous et vos clients. Lorsque vous publiez et détaillez le prix de chacune de vos prestations, les prospects ont la possibilité de prendre une décision éclairée.

En plus, cela leur permet de faire appel à vos services en toute sérénité. En effet, le fait de savoir qu’il n’y aura pas de surprise dans la facture à la fin de la prestation offre aux clients un confort psychologique important.

En sus, cela améliore leur expérience client, et par conséquent augmente leur fidélité envers votre petite entreprise.

Une bonne réactivité face aux demandes des clients et prospects

La mise en place d'une stratégie de service client efficace est la clé de voûte pour le succès d’une secrétaire indépendante. La réactivité permet non seulement d’améliorer la satisfaction client, mais aussi d’augmenter sa notoriété et de gagner de nouveaux projets.

De plus, les clients sont de plus en plus impatients et s'attendent à ce qu’on leur réponde dans un délai très court. Le temps de réponse moyen ou le temps d'attente moyen diffère selon le canal d'assistance.

Voici une ventilation du temps de réponse moyen pour chaque canal de service client.

E-mail : le temps d'attente moyen pour un e-mail est de 12 heures et 10 minutes.

Téléphone et chat en direct : les gens contactent l'assistance par téléphone et par chat en direct pour recevoir une réponse instantanée. Ainsi, le temps de réponse moyen pour ces canaux est inférieur à 1 minute.

Réseaux sociaux : le temps de réponse moyen des médias sociaux diffère selon les différentes plateformes.

Bien qu'il existe un temps d'attente moyen spécifié pour chacun de ces canaux, il est recommandé de répondre le plus rapidement possible aux questions de vos clients.

Une bonne réactivité face aux demandes clients permet aux clients de ressentir qu’ils sont écoutés, compris et respectés. Un tel traitement favorise la continuité de la relation entre vous et vos clients.

Une bonne connaissance de tous les outils de bureautique

En tant que secrétaire indépendante, vous devez être polyvalente. Cela implique la maîtrise de tous les outils bureautiques nécessaires à l’exécution des tâches quotidiennes.

Voici une liste des outils qu’une secrétaire indépendante doit maîtriser.

Outils de suivi du temps : certains clients préfèrent la tarification horaire, d’où la nécessité d’utiliser un time tracker.

Outil de gestion financière : lorsque vous travaillez en freelance, il est indispensable d'avoir un outil financier pour gérer vos paiements, vos dépenses et vos impôts. De plus, se familiariser avec les processus financiers peut vous permettre d'offrir des services de tenue de livres comptables et de facturation à vos clients.

Outil de planification : il est essentiel à toute secrétaire indépendante. Vous en aurez besoin pour gérer votre propre temps surtout si vous travaillez avec plusieurs clients et si vos responsabilités incluent la gestion du calendrier d’un client.

Partage de fichiers : il n'est pas pratique d'échanger des fichiers par e-mail lors d'une collaboration. Il est beaucoup plus simple d'utiliser des outils de partage de fichiers.

La connaissance d'une large gamme d’outils vous aidera à vous démarquer des autres candidats lors de votre recherche de mission. De plus, cela vous permettra d'entreprendre des tâches plus complexes et de rationaliser les processus.

Développer vos compétences avec les bons outils est un élément clé pour dominer votre métier.

Un site internet professionnel, sur lequel on peut obtenir un devis gratuitement

Si vous souhaitez lancer votre entreprise de secrétariat indépendant, une présence sur internet est indispensable. Il est important que vous ayez un site web ergonomique et intuitif pour obtenir des demandes de devis.

Par ailleurs, un site internet est un outil de marketing puissant. Il permet d’améliorer votre visibilité et de vous faire connaître. Un site professionnel transmet vos valeurs, commercialise vos services et attire les clients potentiels.

4 exemples de faiblesses pour la SWOT d’une télésecrétaire

Aucune référence client sur le site internet

Du simple bouche-à-oreille aux avis laissés sur internet, la référence client est indispensable pour valider votre expertise auprès des prospects. L’absence de référence client sur votre site risque donc de remettre en cause la qualité de vos services et de vos offres. En effet, avoir des recommandations de la part de clients est la preuve de leur satisfaction.

Entre autres, il n’y a pas de meilleurs ambassadeurs et commerciaux que vos clients eux-mêmes.

En effet, les clients veulent des preuves concrètes et des informations fiables sur une offre avant de l'acheter. Ils veulent voir des critiques, des témoignages, des avis pour avoir une idée plus claire de vos compétences. Et la qualité de ces médias compte beaucoup.

Une mauvaise communication avec les clients

Une mauvaise communication est la principale raison pour laquelle les secrétaires indépendantes perdent leurs clients. Un prospect veut se sentir valorisé et compris dès le premier contact.

En offrant un service et une assistance de qualité, vous pouvez démontrer à vos clients que vous appréciez leur projet et que vous comprenez leurs besoins.

Par ailleurs, avec la vulgarisation des réseaux sociaux, une erreur de communication ne passe plus inaperçue. Cela peut entraîner une perte de crédibilité et de confiance envers votre entreprise.

Le succès commercial d’une entreprise de secrétariat dépend de la façon dont vous interagissez avec vos clients. Les interactions doivent être claires, concises et cohérentes avec la marque pour offrir une expérience client exceptionnelle et fidéliser la clientèle.

Une large gamme de prestations de secrétariat

L'expansion de la gamme de prestation vous permet d’offrir plus d'options à vos clients. S'ils peuvent acheter toutes les prestations dont ils ont besoin chez vous, ils n'auront pas à faire appel à d’autres prestataires.

Cela revient également à la commodité et à la facilité. Les clients apprécient avoir tout au même endroit, vous améliorerez donc l'expérience client globale. Pour sortir du lot, vous pouvez également proposer d’autres prestations comme la gestion de paie ou le community management. Il vous sera plus facile de vous démarquer en vous spécialisant dans un domaine.

Ainsi leur confort est garanti, car ils ont à faire qu’à seul et unique interlocuteur dans leur processus d’externalisation. En plus, cela leur permet d’être efficaces et productifs à la fois.

Aucun marketing sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux offrent un énorme potentiel d'engagement des clients, un objectif primordial quand on a une activité d’auto-entrepreneur. En effet, la meilleure façon de développer votre entreprise de secrétariat indépendant est de créer et d'entretenir des relations avec vos clients potentiels.

Avec l’omniprésence des réseaux sociaux, l’interaction en ligne est le meilleur moyen de rester connecté avec vos prospects en permanence.

Par ailleurs, le marketing sur les réseaux sociaux est à la fois pratique et rentable, lorsque vous le faites correctement.

Au moins deux consommateurs sur cinq déclarent s'engager auprès d'une marque ou d'une entreprise en "Likant" ses publications ou en la suivant sur les réseaux sociaux.

Être absent des réseaux sociaux revient donc pour vous à laisser de nombreuses opportunités commerciales (presque une opportunité sur deux) passer entre les doigts. À terme, une telle situation peut vous coûter cher sur le plan de la rentabilité et du chiffre d’affaires.

4 exemples d’opportunités pour la SWOT d’une secrétaire indépendante

Utiliser Google Ads pour gagner en visibilité

Google Ads vous permet de faire de la publicité et de promouvoir vos produits et services lorsque les utilisateurs recherchent des mots clés pertinents.

Si vous disposez d’une stratégie bien définie, vous pourrez booster vos ventes et atteindre plus efficacement vos clients potentiels en utilisant Google Ads. Cela vous permettra également de gagner en visibilité et d’avoir plus de trafic vers votre site web.

En outre, avec Google Ads, les résultats sont presque immédiats.

Lorsque vous publiez votre première annonce sur cette plateforme, vous commencez à avoir des visiteurs qualifiés sur votre site web. Cela augmente donc vos chances de gagner de nouveaux mandats.

Décrocher des missions grâce aux plateformes de freelance

En utilisant des plateformes de freelance en ligne, comme Upwork , Malt, Freelancer , et Fiverr , les freelances et les secrétaires indépendantes peuvent s’ouvrir au monde entier et décrocher des missions au-delà de ses frontières. Certaines de ces plates-formes sont plus spécifiques à l'industrie.

Entre autres, les plateformes de freelance sont pratiques et faciles à utiliser. Ils accélèrent et facilitent le processus de recherche de clients, la mise en relation, la conclusion d'un contrat et le paiement.

Pour finir, les plates-formes indépendantes ont des règles d’utilisation strictes et des processus d'inscription rigoureux qui protègent à la fois des mauvais payeurs et des escrocs. Par conséquent, ces plates-formes garantissent la sécurité de leurs utilisateurs ainsi que la publication et le paiement de chaque mission.

Sous-traiter certaines tâches, pour gagner en productivité

La sous-traitance représente une excellente solution pour augmenter la productivité des auto-entrepreneurs. Elle consiste à faire appel à une autre personne pour déléguer ou externaliser certains services ou tâches qui prennent du temps.

Lorsqu'une secrétaire indépendante développe commercialement son activité et ses prestations, sa productivité ainsi que l’efficacité peuvent diminuer. D’où la nécessité de sous-traiter certaines tâches. En effet, l’insuffisance de ressources nécessaires pour prendre en charge des tâches supplémentaires peut affecter la productivité.

Ainsi, la sous-traitance vous permet d’alléger de certaines tâches et de vous dégager du temps pour continuer à développer votre entreprise sur le plan commercial.

Cela permet donc de décupler votre productivité et le chiffre d’affaires de votre activité de secrétaire à la fois.

Développer une offre d’abonnement à vos services, sans engagement

De nos jours, la tarification par abonnement attire plus de clients. Les offres d'abonnement réduisent la barrière à l'entrée pour l’acquisition de clients. Cela permet à davantage de clients potentiels de recourir à vos services.

Bien qu'il n’y ait aucun engagement, vos clients pourront payer un montant plus élevé à long terme. Ils bénéficieront également des avantages accrus que vous pouvez offrir à mesure que votre entreprise se développe et que vous améliorez vos produits au fil du temps.

Développer une offre d’abonnement à vos services représente aussi une excellente stratégie de fidélisation de client sur le long terme.

4 exemples de menaces pour la SWOT d’une télésecrétaire

Des retards de paiement quant aux factures

En tant que secrétaire indépendante vous serez à un moment donné confronté à des retards de paiement des factures. En effet, tomber sur un mauvais payeur est l’un des plus grands risques de ce métier.

Si ce cas se produit, vous devez faire face à des difficultés financières pouvant même menacer votre activité. Ainsi, vous devez faire très attention avant d’accepter une mission de télé secrétariat.

Pour cela, la première chose que vous devez faire consiste à rédiger un contrat en béton, dans lequel toutes les conditions relatives au paiement sont bien précisées.

Par ailleurs, assurez-vous que vos termes et conditions sont clairement indiqués sur vos factures afin de permettre à vos clients de payer facilement les services que vous avez rendus. Si vous établissez des communications claires avec vos clients, vous minimiserez les risques de retards de paiement.

Pensez également à demander un acompte de 25 % avant le début du projet, les 75 % restants étant payables à la livraison.

Ne pas réussir à fidéliser sa clientèle

La fidélisation de la clientèle mesure non seulement le succès d'une entreprise à acquérir de nouveaux clients, mais également son succès à satisfaire les clients existants. Cela augmente également le retour sur investissement, stimule la crédibilité et vous permet d’attirer de nouveaux clients.

Ainsi, ne pas réussir à fidéliser sa clientèle représente une menace pour le développement de votre activité sur le long terme. Par ailleurs, le fait de devoir lancer des campagnes d’acquisition clients peut vous coûter beaucoup plus cher que le fait de fidéliser les clients existants. À terme, ne pas réussir à fidéliser la clientèle peut impacter votre compétitivité ainsi que votre trésorerie.

Passer trop de temps dans la phase de prospection

La prospection est une étape essentielle du processus d’acquisition client. Mais combien de temps une secrétaire indépendante doit consacrer à la phase de prospection ? Certes, la prospection est l’étape fondamentale de tout auto-entrepreneur, mais il ne faut pas non plus y consacrer tout son temps.

Selon les experts en marketing, la prospection ne doit occuper que 30 % du temps des auto-entrepreneurs. Pour que cela ne prenne pas trop de temps, il est important de faire quelques tâches en amont, notamment : le choix de la stratégie marketing, le développement des idées et des propositions commerciales, la segmentation du marché. Une fois ces éléments définis, il est plus facile d’automatiser la prospection grâce à l’emailing ou à d’autres méthodes.

Si vous passez tout votre temps à prospecter, vous n’aurez ni le temps nécessaire pour exécuter les missions signées, ni à soigner votre relation client.

Ne pas chercher à améliorer sa productivité

Les entreprises font généralement appel à une secrétaire indépendante pour déléguer certaines tâches souvent chronophages. Il est donc essentiel qu’une télésecrétaire soit productive et performante pour satisfaire au mieux ses clients. Pour ce faire, il est indispensable de chercher des moyens d’améliorer sa productivité.

Une bonne gestion du temps est l’une des principales astuces pour augmenter sa productivité. En tant que secrétaire indépendante, il est important que vous sachiez organiser votre temps ainsi que celui de vos clients.

Vous devez savoir hiérarchiser les tâches et sous-traiter celles qui ne sont pas stratégiques. En outre, il faut automatiser autant que possible certaines tâches répétitives.

Sans une bonne stratégie, vous risquez d’être moins efficace, et de ce fait moins productif. Une situation qui impacte directement le chiffre d’affaires de votre entreprise.