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Devenir secrétaire indépendante : revenus, charges courantes et rentabilité

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En moyenne, combien gagne une secrétaire indépendante ?
Quelles sont les dépenses pour cette activité ?
À combien se situe la marge bénéficiaire ?
Comment développer son activité ?
Comment fixer son taux journalier moyen (TJM) ?
Comment estimer la rentabilité de son activité de secrétariat ?

On peut se poser ce genre de questions lorsqu'on s'installe comme secrétaire d'indépendante. Les lignes suivantes apportent des éléments de réponses.

Les estimations de cet article reposent sur diverses sources ainsi que notre expérience dans la rédaction de business plans et de prévisionnels financiers pour des secrétaires indépendantes. Chaque projet de secrétariat a des caractéristiques qui lui sont propres et les chiffres suivants ne correspondront peut-être pas à votre réalité. Ces chiffres et informations vous sont délivrés pour vous informer.

Quel est le revenu généré par une secrétaire indépendante ?

Dans la majorité des cas, au cours d'une année, le chiffre d'affaires moyen d'une secrétaire indépendante va se situer entre 20,000 et 150,000 euros.

Cependant, et vous vous en doutez, ça ne sera pas toujours le cas.

Certains éléments peuvent venir complètement modifier le chiffre d'affaires annuel pour ce type d'activité :
- le montant du taux journalier moyen (TJM)
- si le secrétaire peut également assurer des missions de comptabilité
- si le professionnel embauche des assistants virtuels, afin de pouvoir traiter davantage de missions
- si de la vente de formations en ligne (sur le secrétariat) est également proposée
- le nombre d'heures travaillées dans la semaine

Si vous souhaitez savoir combien votre projet peut générer, modifiez les hypothèses de notre modèle financier pour une secrétaire indépendante.

Comment fixer les tarifs et taux horaires pour son activité de secrétariat ?

Le chiffre d'affaires d'une secrétaire indépendante provient de la vente de prestations de secrétariat.

Vous pouvez fixer un taux journalier moyen (TJM) et l'indiquer à vos clients. À vous ensuite d'estimer le nombre d'heures (ou de jours) qu'il vous faudra pour accomplir la prestation demandée par le client.

Pour définir votre TJM, vous pouvez commencer par analyser celui des télé-secrétaires concurrentes. Il est généralement public sur des plateformes de freelancing. 

Une autre démarche efficace consiste à partir d'un taux de marge voulu puis de de procéder à quelques calculs pour obtenir un montant de tarification.

Disons que nous souhaitons un taux de marge de 60.0% sur les prestations de secrétariat que nous allons délivrer.

Si le coût de revient d'une prestation de secrétariat est de 50 euros (il faut quantifier le temps que cela vous prend, et également si vous embauchez des personnes pour vous aider à l'accomplir), alors nous devons encaisser 0.6 x 50 = 30 euros sur sa facturation.

Cela nous donne une facturation autour de 50 + 30 = 80 euros.

Voilà une approche possible pour déterminer les tarifs des prestations et services de son activité de secrétariat.

Sans aucun doute, ces marges vont être différentes selon la taille de votre activité de secrétariat, l'environnement concurrentiel, les volumes de vente, les types et catégories de prestations de secrétariat et plusieurs autres paramètres.

Comment trouver un niveau de marge sur les prestations de secrétariat qui permettent de dépasser son seuil de rentabilité ? Téléchargez maintenant notre modèle financier adapté à une secrétaire indépendante. Ce document permet de savoir à partir de quels tarifs votre projet est rentable.

Comment optimiser la rentabilité d'une secrétaire indépendante ?

Voici des exemples d'initiatives que peut développer une secrétaire indépendante afin de booster la valeur de ses revenus :
- utilisation de Facebook Ads pour faire découvrir votre activité de secrétariat
- optimisation fréquente du référencement naturel du site internet de votre activité
- vigilance quant à la qualité et à la rigueur rédactionnelle
- apport d'un grand soin aux comptes-rendus, en faisant preuve d'un esprit de synthèse et d'analyse
- inscription auprès d'une plateforme spécialisée dans l'externalisation et le recrutement de secrétaires en free-lance
- création d'un budget mensuel pour l'outil Google Ads, avec l'objectif que votre activité de secrétariat puisse arriver dans le top des résultats affichés par Google
- proposition, à ses clients, de prestations à forte valeur ajoutée, éventuellement en se spécialisant dans un secteur d'activité spécifique (secrétaire juridique, comptable, trilingue, etc.)
- participation à la gestion financière ou comptable de l'entreprise, tenue de l'agenda du directeur et de ses employés, préparation et l'organisation des réunions, etc
- partenariats avec des comptables et avocats, pour proposer une offre d'assistance "tout-en-un"
- développement de compétences en community managerment, afin de proposer à l'entreprise pour laquelle vous travaillerez d'assurer la promotion et la communication de celle-ci

Ce sont quelques exemples. La liste d'actions possibles est plus longue.

Si vous voulez mettre en place une stratégie marketing propre à cette activité, utilisez notre business plan adapté à une secrétaire indépendante.

Quelles sont les charges d'une secrétaire indépendante ?

À contrario des dépenses initiales les charges courantes de votre activité de secrétariat sont celles qu'il faut payer à fréquence régulière. Elles constituent des lignes du compte de résultat.

Ci-dessous, une partie des charges courantes pour une secrétaire indépendante :
- les frais liés à la gestion d'un site web
- les commissions des plateformes de freelancing sur lesquelles il est possible d'obtenir des missions
- les taxes (ou cotisations auto-entrepreneur)
- les abonnements à des applications et logiciels de secrétariat
- les frais engagés pour la prospection
- les honoraires des éventuels assistants virtuels
- les taxes et impôts

Pour obtenir la liste des dépenses récurrentes complète, vous pouvez modifier les hypothèses pré-remplies qui sont dans notre prévisionnel financier adapté à une secrétaire indépendante.

Comment estimer la rentabilité de son activité de secrétariat ?

Votre activité de secrétaire indépendante génère des bénéfices si le revenu dépasse le montant des charges à payer.

Dans la plupart des cas que nous avons observés, la marge nette d'une secrétaire indépendante se situe entre 35% et 75% du revenu généré.

Pour résumer, en simplifiant : cela veut dire que, si votre activité de secrétariat génère 80,000 euros de chiffre d'affaires annuel, alors le profit total sera de 60.0% x 80,000 = 48,000 euros.

Bien entendu, les chiffres propres à votre projet seront probablement différents.

Vous voulez connaître le seuil de rentabilité de votre nouvelle activité ? Appuyez-vous sur notre modèle financier pour une secrétaire indépendante.

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