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Comment réussir le business plan d'une secrétaire indépendante ?

On compte près de 15 000 télésecrétaires en France, pour un secteur qui représente presque 1.5 milliard d’euros de chiffre d’affaires.

En effet, les petites entreprises libérales apprécient cette nouvelle façon de travailler, qui leur permet de faire des économies sur le plan administratif tout en leur offrant une certaine flexibilité.

Les télésecrétaires ont le vent en poupe. Sur demande et avec majoration du taux horaire, elles sont souvent prêtes à travailler dans l'urgence, en fin de journée, le week-end, ce qui est très appréciable pour les entreprises.

Vous voulez devenir secrétaire indépendante et travailler depuis le confort de votre maison ? Bonne idée !

Cependant, avant de commencer, il faut penser à réaliser un bon business plan.

Ce document donne la possibilité d'établir la stratégie de croissance de votre activité de secrétariat en menant une réflexion, par exemple, quant au budget de départ, aux segments de marché, aux futurs revenus, aux données de marché ou encore aux futurs profits de votre projet de secrétaire indépendante.

Par ailleurs, le business plan de votre activité de secrétariat constitue un outil sérieux dans le cadre d'un financement auprès d'une institution financière.

Que faut-il inclure dans le business plan d'une secrétaire indépendante ?
Comment ne rien oublier ?
Comment calculer le chiffre d'affaires de votre activité de secrétariat ?
Quels sont les ratios comptables à calculer dans le business plan ?
Peut-on établir le seuil de rentabilité d'une secrétaire indépendante ?

Ces questions sont fréquentes. Nous y répondons maintenant.

De même, pour mettre toutes les chances de votre côté, vous pouvez compléter notre business plan adapté au modèle économique d'une secrétaire indépendante.

La construction du business plan d’une secrétaire indépendante

Dois-je rédiger un business plan pour devenir secrétaire à distance ?

Rédiger un business plan pour son activité de secrétariat offre la possibilité de :
- analyser les chiffres en rapport avec le marché du secrétariat
- regrouper les innovations en rapport avec le marché du télésecrétariat
- étudier les facteurs de réussite d'une secrétaire indépendante
- comprendre vos segments de marché ainsi que leurs besoins
- construire une proposition de valeur pour votre projet
- analyser les secrétaires indépendantes concurrentes tout comme leurs faiblesses
- repérer des avantages compétitifs pour ce nouveau projet
- présenter, par un Business Model Canvas, le business model de votre projet
- dresser un plan d'actions (en listant les étapes)
- identifier les événements qui peuvent menacer l'existence de votre activité de secrétariat
- faire comprendre à une institution financière que votre projet de secrétaire indépendante présente des finances saines

Les membres de notre équipe ont veillé à rédiger un bon business plan pour une secrétaire indépendante, qui respecte les points ci-dessus.

Quels éléments inclure dans le business plan d'une secrétaire indépendante ?

Un business plan contient un lot significatif d'éléments, de tableaux et d'analyses.

Toutefois, il est important de bien tous les regrouper afin d'obtenir un business plan propre.

C'est ce que nous avons fait dans notre business plan pour une secrétaire indépendante, qui est divisé en différentes parties distinctives.

La partie qui ouvre le business plan concerne l'“Opportunité de Marché”. Dans cette partie, on va présenter des chiffres et données du marché du secrétariat. Nous nous efforçons d'y inclure les données les plus récentes.

Cette partie du business plan permet aussi de synthétiser les innovations du marché du télésecrétariat (par exemple les plateformes de référencement, le freelancing, le SEO, la rédaction d'articles, ou encore le marketing digital).

Pour conclure, on liste les éléments qui permettent à une secrétaire indépendante d'engranger des bénéfices.

La partie suivante est celle de la “Présentation de l'Entreprise”. Elle a pour rôle de présenter les grandes lignes de votre activité de secrétariat (Quelles sont les prestations de secrétariat proposées ? Quelles sont les langues et les compétences de la secrétaire ? Est-elle spécialisée dans certains secteurs d'activité (médical, commercial, industriel, etc.) ? etc.).

Cette partie introduit aussi la proposition de valeur de votre activité de secrétariat. Elle se conclut par la présentation du porteur de projet (la personne qui impulse cette aventure entrepreneuriale).

Puis, vient la partie qui s'appelle “Étude de Marché” et qui va donner l'occasion d'étudier les segments de marché de votre projet de secrétaire indépendante.

On y présente aussi les concurrents grâce à une analyse compétitive. Cette partie comprend notamment une analyse SWOT, qui est l'outil privilégié pour lister les forces et faiblesses de votre activité de secrétariat, tout en faisant état des opportunités et menaces qui peuvent avoir un impact sur son développement.

La partie que nous appelons “Stratégie” est celle qui va nous permettre de présenter une stratégie sur 3 ans. Elle comporte toutes les étapes qui permettront à votre projet d'atteindre rapidement son seuil de rentabilité.

On y évoque, entre autres, un plan marketing qui donnera lieu à une croissance des revenus.

Finalement, le business plan se termine par une partie intitulée “Finances”, qui donne l'occasion de présenter l'ensemble des tableaux et indicateurs financiers de votre activité de secrétariat.

Comment bien rédiger l'Executive Summary d'une secrétaire indépendante ?

Afin de réussir l'Executive Summary (aussi appelé "résumé exécutif") de votre projet de secrétaire indépendante, il faut respecter certains éléments.

Tout d'abord, l'Executive Summary doit être de longueur raisonnable. Pas plus de deux pages. En réalité, il est l'introduction du business plan de votre activité de secrétariat.

De plus, il doit être didactique, ainsi il doit souligner les forces de votre activité de secrétariat.

Évitez les fautes de syntaxe et indiquez les atouts de votre projet (par exemple : bénéficie de nombreuses références clients et les met en avant sur son site internet (force déjà mentionnée sur la colonne G), élargit son offre avec des services comme la gestion des paies et le community management, s'inscrit sur les plateformes de freelance pour gagner de nouveaux clients ou encore optimise le référencement de son site internet pour améliorer sa visibilité).

Votre Executive Summary doit suivre une structure précise. Vous pouvez vous inspirer de celle de notre business plan pour une secrétaire indépendante, expliquée dans la partie précédente.

Comment établir l'étude de marché d'une secrétaire indépendante ?

Une étude de marché pour votre activité de secrétariat permet d'appréhender les facteurs externes à votre projet d'entreprise, comme l'intensité de la demande sur le marché, les récents changements sans oublier les caractéristiques des concurrents.

Chaque aventure entrepreneuriale doit commencer par une bonne étude de marché.

Comment l'établir ? Il faut, pour cela, synthétiser un certain nombre d'informations.

Ci-après, les données qu'on inclut dans la partie "Étude de Marché" du business plan conçu pour une secrétaire indépendante :
- des chiffres et analyses récents en rapport avec le marché du secrétariat
- les tendances qui ont émergé sur le marché du télésecrétariat
- les segments de clientèle de votre projet de secrétaire indépendante
- l'analyse des secrétaires indépendantes concurrentes
- les avantages compétitifs
- l'analyse SWOT d'une secrétaire indépendante

Les points fondamentaux d'un business plan pour une secrétaire indépendante

Comment expliquer le business model d'une secrétaire indépendante ?

Le business model, ou modèle économique, d’une secrétaire indépendante est l'exécution de diverses tâches administratives pour le compte de ses clients. Une secrétaire indépendante travaille d’une façon autonome et n’est pas affiliée à une entreprise de secrétariat.

En général, une secrétaire à domicile répond aux appels et gère les agendas de ses clients. Le client communique avec la secrétaire tout au long de la journée et lui donne des instructions concernant les appels importants à transférer et les moments de la journée où il ne sera pas joignable.

Certaines secrétaires indépendantes prennent en charge la saisie, le classement et le rangement de divers documents, et s’occupent de quelques démarches administratives à la demande de leurs clients. Les plus qualifiées peuvent assurer quelques tâches financières ou comptables (gestion de budget, démarches bancaires, facturation, etc.).

En règle générale, dans un business plan, on modélise le modèle économique de sa future entreprise à l'aide d'un Business Model Canvas.

Cet outil permet de rapidement appréhender les détails de votre activité de secrétariat, en particulier la stratégie de distribution, les coûts fixes et coûts variables, les ressources clés, etc.

Notre business plan conçu pour une secrétaire indépendante inclut bien un Business Model Canvas rédigé pour votre projet de secrétaire indépendante.

Quelles prestations proposer en tant que télésecrétaire ?

Vous devez être polyvalente, afin de pouvoir assurer toutes les missions courantes que l’on attribue généralement à une secrétaire à distance. Cependant, ne vous éparpillez pas trop.

Outre les tâches classiques comme la réception d’appels, la gestion de rendez-vous et la communication à la clientèle, dressez, au maximum, 5 autres spécialités. Vous pouvez notamment proposer la gestion et le suivi de dossiers administratifs, un accompagnement lors de démarches bancaires ou encore le rappel d’échéances pour les particuliers.

Dans la liste des tâches à proposer aux professionnels, incluez l’assistance dans l’organisation d’évènements et les démarches vis-à-vis de collaborateurs (fournisseurs, collaborateurs, employés, etc.). Rajoutez, à cela, la rédaction de documents ou de courriers, la saisie comptable simple et l’élaboration de tableaux.

Si vous avez plusieurs compétences, n’hésitez pas à les communiquer. Plus vos domaines de spécialisation sont nombreux, plus vos services seront recherchés.

Quelle spécialité choisir pour une secrétaire indépendante ?

Les secrétaires indépendantes spécialisées dans le médical vont assister les médecins ou des professionnels de santé, dans des établissements médicaux privés ou publics.

Parmi les tâches qui vous seront confiées, on citera la permanence téléphonique ou encore la gestion de planning et la relation clientèle. Si vous souhaitez vous spécialiser dans le télésecrétariat juridique alors vous aurez à rédiger des comptes-rendus, à distance, des procès-verbaux.

Vous aurez également à faire le suivi administratif des contentieux, préparer des dossiers juridiques et faire le suivi des dossiers clients. À cela s’ajoute la veille juridique. À noter que vous devrez aussi assurer les échanges entre le cabinet que vous assistez et les services juridiques, huissiers, clerc de notaire, etc.

Comment fixer ses tarifs quand on est une secrétaire indépendante ?

Vous pouvez tarifer vos services à l’heure ou à la tâche. Bien entendu, vous pouvez proposer des tarifs dégressifs, si vous vous voyez confier plusieurs missions par un même recruteur.

Pour être au niveau du marché, demandez entre 30 et 40 € de l’heure ou entre 150 € à 200 € la journée. En ce qui concerne les micro-tâches classiques, vous pouvez facturer 5 à 10 € la rédaction sur Word d’un court texte juridique ou d’un document administratif. Si la saisie se fait sur Excel, alors vous pourrez la facturer un peu plus chère.

Pour la création d’un devis ou une saisie comptable simple, prenez 7 à 10 €. Pour un rappel d’échéances ou d’impayés, prenez 2 à 5 €. Il faut aussi savoir que des majorations sont possibles pour des tâches à réaliser sous 20/48h, pendant le week-end et les jours fériés. Ces majorations vont de 20 à 75 %, en fonction du type de tâche à réaliser.

N'oubliez pas, votre activité rentre dans la catégorie des services à la personne. De ce fait, vous pouvez faire bénéficier, à vos clients, notamment aux particuliers, d'une réduction d’impôt pouvant aller jusqu’à 50 %. Si vous travaillez à domicile, vous devrez, pour cela, faire une déclaration de Services à la Personne en ligne.

Essayez plusieurs tarifs dans le prévisionnel financier pour une secrétaire indépendante et voyez comment cela influe sur vos revenus et votre rentabilité.

Comment définir les segments de clientèle d'une secrétaire indépendante ?

Segmenter son marché consiste à séparer une base de clients en segments d'individus qui se ressemblent.

Dans votre cas, il faudra séparer les individus qui, potentiellement, peuvent faire appel à vos services de secrétariat.

Pourquoi segmenter ? Cela permet de structurer la présentation de votre clientèle dans votre business plan. Plus tard, une telle démarche aidera à communiquer avec plus d'efficacité (en segmentant l'offre et les messages de votre activité de secrétariat selon les groupes, par exemple).

Des segments de marché possibles auxquels peut s'adresser votre activité de secrétariat sont les micro-entrepreneurs, les TPE et PME ou encore les professionnels de la santé.

Dans le business plan adapté à une secrétaire indépendante, vous retrouverez une analyse des segments de marché adaptée à ce type d'activité.

Comment mettre sur pied l'analyse concurrentielle d'une secrétaire indépendante ?

Vous ne serez pas seule sur le marché du télésecrétariat.

Il y a également les secrétaires indépendantes concurrentes à qui il faudra prendre des parts de marché.

Votre plan d'affaires doit présenter une étude de ces secrétaires indépendantes. Il faudra repérer leurs caractéristiques notables, sans oublier leurs avantages et leurs lacunes.

Présentez en particulier leurs faiblesses (par exemple : ne respecte pas la confidentialité des données, ne parle qu'une seule langue, des retards dans la réalisation des tâches, le manque de polyvalence ou encore une mauvaise organisation générale).

Pourquoi ? Car ces éléments amènent certainement des déceptions parmi les clients de ces secrétaires indépendantes. Profitez de ces failles et construisez des avantages concurrentiels pour votre projet de secrétaire indépendante.

Un avantage concurrentiel est tout ce qui permettra votre activité de secrétariat à surpasser les concurrents du marché.

Ci-après, quelques exemples d'avantages concurrentiels potentiels pour une secrétaire indépendante :
- n'engage pas ses clients sur la durée et ne facture que le travail effectué
- établit un devis transparent sur les tarifs de chacune de ses prestations
- protège à tout prix les données sensibles de ses clients
- dispose de compétences élevées dans les domaines de l'informatique et de la comptabilité
- fait preuve de réactivité en assurant un temps de réponse réduit
- développe son propre site internet contenant des informations relatives à ses prestations ultérieures (et où il est possible de prendre contact)
- etc.

Téléchargez notre business plan pour une secrétaire indépendante pour obtenir une analyse concurrentielle déjà rédigée ainsi qu'une présentation des avantages concurrentiels complète, modifiable et adaptée à votre projet de secrétaire indépendante.

Comment mettre sur pied la SWOT d'une secrétaire indépendante ?

L'analyse SWOT de votre projet d'entreprise est un outil indispensable pour identifier les forces ainsi que les faiblesses d'une entreprise donnée, par exemple votre activité de secrétariat.

Par ailleurs, la SWOT va nous aider à regrouper les opportunités tout comme les menaces posées par l'environnement.

Une matrice SWOT correctement rédigée de votre activité de secrétariat doit être synthétique et structurée. C'est un exercice périlleux pour les jeunes créateurs d'entreprise qui établissent trop souvent des SWOT déstructurées, qui manquent de pertinence et peu compréhensibles.

Or, comme le Business Model Canvas, la SWOT a la vertu d'être une ressource synthétique présentant beaucoup d'éléments concernant votre projet de secrétaire indépendante sur une seule page.

Pour obtenir une analyse SWOT complète, rédigée et modifiable, téléchargez notre business plan adapté à une secrétaire indépendante.

Comment dresser la stratégie marketing d'une secrétaire indépendante ?

Dans le business plan de votre activité de secrétariat, vous devez dévoiler une stratégie stratégique afin de permettre le développement de votre projet.

La stratégie marketing regroupe la totalité des actions que vous prendrez pour que de plus en plus de clients soient susceptibles de faire appel à vos services de secrétariat.

Par exemple, il y a le développement d'un site vitrine pour votre activité de secrétariat. Ce qui va permettre à vos clients de vous contacter en ligne. La plateforme devra regrouper les informations essentielles sur votre projet de secrétaire indépendante.

Vous devrez y mentionner vos principales qualités, à savoir l’écoute, la communication et la gestion des relations professionnelles. Mentionnez également vos qualités organisationnelles, qui se révèlent incontournables, que ce soit pour l’organisation d’évènements, la planification de réunions, le classement des dossiers, etc.

À part cela, indiquez que vous savez optimiser votre temps, que vous êtes fiable, digne de confiance et surtout, que vous assurez la confidentialité des informations qui vous sont confiées.

Enfin, n’oubliez pas de noter vos connaissances des outils bureautiques et le maniement des logiciels spécifiques à votre secteur d’activité.

Il faudra aussi optimiser le référencement de votre site (soit, le SEO, pour Search Engine Optimization) et, particulièrement, sur certains mots clés afin que votre activité de secrétariat soit très visible dans les résultats de Google.

Pour être sûr(e) d'arriver en tête des résultats sur Google, vous pouvez également dépenser un certain budget dans ce qu'on appelle des "campagnes".

Votre activité de secrétariat devra également maintenir un certain dynamisme sur les réseaux sociaux. La régie publicitaire Facebook Ads aide à promouvoir votre activité de secrétariat et ses offres à des audiences sélectionnées. Cela représente un moyen efficace pour obtenir de nouveaux clients.

La communication concernant votre projet de secrétaire indépendante ne se fait pas seulement en ligne. Il y a aussi les différents supports physiques.

Vous pouvez notamment imprimer des supports publicitaires à l'image de votre activité de secrétariat.

Enfin, vous avez la possibilité de développer différents partenariats avec d'autres acteurs qui viendront vous aider à asseoir votre visibilité.

Il existe un nombre important de techniques ainsi que de ressources marketing à explorer. Retrouvez-les dans le business plan pour une secrétaire indépendante.

La partie financière du business plan pour une secrétaire indépendante

Un business plan digne de ce nom comporte une stratégie financière sur le long terme.

Il faudra, par exemple, étudier le futur chiffre d'affaires généré par votre activité de secrétariat.

Évidemment, il va de soi qu'il est essentiel que de telles estimations soient cohérentes. Notre modèle financier pour une secrétaire indépendante est associé à un système avec plusieurs vérifications qui permet d'obtenir des prévisions de chiffre d'affaires cohérentes. Les tarifs des prestations et services de son activité de secrétariat sont variables (afin de pouvoir tester plusieurs scénarios), dans ce prévisionnel.

Aussi, il faudra mettre sur pied un budget prévisionnel propre à votre activité de secrétariat. Cette partie du business plan va intégrer l'ensemble des investissements initiaux et leur montant.

L'analyse des lignes de rentabilité est également une dimension importante du business plan de votre projet de secrétaire indépendante. Cela permet de connaître les revenus qu'il faut générer pour être rentable. Cette étude donne aussi des indications sur les profits que vous pouvez espérer avec votre activité de secrétariat.

Il faudra aussi examiner les charges de votre activité de secrétariat.

Par exemple, il y a les frais liés à la gestion d'un site web, les taxes (ou cotisations auto-entrepreneur), les commissions des plateformes de freelance sur lesquelles il est possible d'obtenir des missions ou encore les honoraires des éventuels assistants virtuels embauchés.

Finalement, la performance de la stratégie financière de votre activité de secrétariat peut également être déterminée grâce au tableau des SIG, à l'analyse du BFR ainsi que certains graphiques financiers.

Vous vous en doutez, tous ces indicateurs financiers se trouvent dans notre prévisionnel financier adapté à une secrétaire indépendante.