Réussir le business plan d'une secrétaire indépendante (avec un exemple)

Cet article a été écrit par un expert qui a étudié l’industrie et a confectionné le business plan pour une secrétaire indépendante

Notre business plan pour une secrétaire indépendante vous aidera à réussir votre projet.

Ça y est, vos envies entrepreneuriales ont pris le dessus et vous avez décidé de devenir secrétaire indépendante ? Toutes nos félicitations !

Que ce soit pour poser à plat la stratégie de votre projet ou pour obtenir des financements, il vous faudra un business plan.

Mais, qu'est-ce qu'un business plan exactement ?
Combien cela prend de temps pour le faire ?
Que faut-il inclure pour y mettre mon projet de secrétaire indépendante en valeur ?
En quoi le business plan d’une secrétaire indépendante diffère-t-il de celui d’un consultant ou d’un coach ?
Est-ce que c'est difficile ?

Nous avons les réponses à toutes ces questions.

Chaque semestre, l'équipe de ModelesdeBusinessPlan mène une veille sur le marché des secrétaires indépendantes et nous mettons à jour business plan pour une secrétaire indépendante.

Dans cet article, nous allons vous donner les clefs pour réussir le vôtre.

Quels sont des chiffres intéressants à mettre dans le business plan d'une secrétaire indépendante ?

Notre équipe connaît bien ce secteur. Voici des chiffres issus de nos estimations basées sur les nombreux business plans que nous avons réalisés pour des secrétaires indépendantes.

• Revenu annuel 💼

  Le revenu annuel d'une secrétaire indépendante est estimé entre 30 000 € et 70 000 €, selon le nombre de clients, les services proposés, et les tarifs pratiqués. Une secrétaire avec une clientèle régulière et diversifiée peut atteindre la fourchette haute, tandis qu'une débutante ou spécialisée dans un créneau plus restreint pourrait se situer dans la fourchette basse.

• Tarif horaire 💼

  Le tarif horaire d'une secrétaire indépendante varie généralement entre 20 € et 50 €, en fonction de l'expérience, des compétences spécifiques, et de la complexité des tâches. Une secrétaire offrant des services spécialisés ou ayant une expertise particulière pourra facturer un tarif horaire plus élevé.

• Marge brute 💼

  La marge brute d'une secrétaire indépendante se situe généralement entre 70% et 85%. Elle dépend des coûts opérationnels, tels que les logiciels, le matériel de bureau, et les frais de déplacement. Une bonne gestion de ces coûts permet d'atteindre une marge brute plus élevée.

• Marge nette 💼

  La marge nette d'une secrétaire indépendante oscille entre 40% et 60%, après déduction de toutes les charges, y compris les frais fixes comme le loyer (si applicable), les assurances, et les impôts. Une gestion rigoureuse des coûts et une forte marge brute contribuent à une meilleure marge nette.

• Coût des logiciels et outils 💼

  Le coût des logiciels et outils nécessaires pour une secrétaire indépendante représente entre 5% et 15% du chiffre d'affaires. Ce pourcentage varie en fonction des outils utilisés et de la fréquence de leur mise à jour ou renouvellement.

• Coût de la formation continue 💼

  Le coût de la formation continue pour une secrétaire indépendante représente généralement 5% à 10% du chiffre d'affaires. Cette variation dépend du nombre de formations suivies, de leur coût, et de la nécessité de se tenir à jour avec les nouvelles technologies et pratiques du secteur.

• Taux d'occupation 💼

  Le taux d'occupation d'une secrétaire indépendante est souvent compris entre 60% et 90%. Il dépend de la demande pour ses services, de la fidélisation de la clientèle, et de la capacité à gérer plusieurs clients simultanément. Les secrétaires avec une forte réputation et un bon réseau professionnel auront des taux d'occupation plus élevés.

• Ticket moyen par prestation 💼

  Le ticket moyen par prestation varie entre 100 € et 500 €, en fonction de la nature des services proposés. Les secrétaires offrant des services complexes ou des projets de longue durée atteindront la fourchette supérieure, tandis que celles proposant des tâches plus simples se situeront dans la fourchette inférieure.

• Coût des fournitures de bureau 💼

  Le coût des fournitures de bureau représente environ 2% à 5% du chiffre d'affaires d'une secrétaire indépendante. Cette proportion varie en fonction des besoins spécifiques et de l'importance de ces fournitures dans le modèle économique de la secrétaire.

• Budget marketing annuel 💼

  Le budget marketing annuel d'une secrétaire indépendante est généralement compris entre 1 000 € et 5 000 €, en fonction des stratégies de promotion adoptées. Une secrétaire qui investit fortement dans la publicité en ligne, les réseaux sociaux, et les collaborations avec des influenceurs pourrait se situer dans la fourchette supérieure.

• Taux de fidélisation client 💼

  Le taux de fidélisation client d'une secrétaire indépendante se situe entre 60% et 80%, selon la qualité des services rendus et des relations établies avec la clientèle. Une secrétaire offrant un service personnalisé et de haute qualité pourra maintenir un taux de fidélisation élevé.

• Retour sur investissement (ROI) 💼

  Le retour sur investissement (ROI) est estimé entre 1 et 3 ans, selon l'investissement initial, la rentabilité de l'activité, et la gestion des coûts. Une secrétaire qui parvient à se démarquer rapidement et à attirer une clientèle régulière pourra atteindre la rentabilité plus tôt.

Où trouver un exemple de business plan pour une secrétaire indépendante ?

Nous avons rédigé un exemple concis et gratuit de business plan pour une secrétaire indépendante afin de donner au lecteur une meilleure idée de ce à quoi cela pourrait ressembler.

Cependant, cet exemple est loin d'être parfait : il est trop court, la partie financière n'est pas suffisamment développée, et surtout, il manque complètement d'aspects visuels, qui sont pourtant essentiels.

C'est donc une base pour se faire une idée, mais il faudra que le vôtre soit plus complet.

Cependant, si vous partez de notre business plan pour une secrétaire indépendante et que vous le complétez avec vos informations, vous obtiendrez un business plan complet, sérieux et professionnel.

Notre business plan pour une secrétaire indépendante est très esthétique et visuel, ce qui est un point à ne pas négliger lorsqu'on veut convaincre une banque.

Ça ressemble à quoi, exactement, un business plan pour une secrétaire indépendante ?

Lorsqu'on évoque le mot "business plan", certains imaginent un tableau financier, d'autres une étude de marché et il y a aussi ceux qui le confondent avec "business model". Attention.

Qu'est-ce que c'est ?

Un business plan pour une secrétaire indépendante est un document essentiel qui détaille comment vous envisagez de créer et gérer votre activité de manière rentable.

Il comprend notamment:

• les objectifs de votre entreprise
• les services que vous proposerez (comme la gestion administrative, la prise de rendez-vous, la rédaction de documents, etc.)
• une analyse de marché pour identifier vos clients potentiels et concurrents
• une stratégie marketing pour attirer ces clients

Notez bien: le business plan inclut aussi des prévisions financières, telles que les coûts initiaux, les revenus attendus et les bénéfices, ainsi qu'un plan opérationnel décrivant votre organisation, vos horaires de travail, et vos besoins en matériel.

On retient donc ici qu’un business plan est en réalité composé de deux documents :
une présentation rédigée de votre projet et des prévisions financières.

À quoi ça sert ?

Un business plan pour une secrétaire indépendante sert à :

• Clarifier les objectifs de votre activité (types de services offerts, spécialisation éventuelle, etc.).
• Planifier les étapes nécessaires à la création et au développement de votre entreprise.
• Évaluer la viabilité financière de votre activité (coûts de démarrage, frais de fonctionnement, revenus potentiels).
• Convaincre les investisseurs et les banques de financer votre projet si nécessaire.
• Identifier vos clients cibles (PME, entrepreneurs, professions libérales) et analyser la concurrence.
• Définir votre stratégie marketing (réseaux sociaux, site web, partenariats professionnels).
• Organiser la gestion opérationnelle (horaires, gestion des tâches, outils utilisés).
• Anticiper les défis potentiels (variabilité de la demande, évolution technologique) et préparer des solutions.

Quel format et quelle longueur ?

Le business plan pour votre activité de secrétaire indépendante doit compter entre 20 et 40 pages (partie financière incluse).

S'il est trop court, il ne sera pas pris au sérieux et vous ne pourrez pas expliquer chaque point de manière suffisamment détaillée.

S'il est trop long, personne n'aura envie de le lire, et il contiendra probablement des répétitions ou des détails inutiles.

En termes de format, vous pouvez utiliser Word (ou Google Docs) ou PowerPoint (ou Google Slides).

Nous préférons PowerPoint, que nous avons utilisé pour notre business plan pour une secrétaire indépendante, car c'est le format idéal pour une présentation, permettant d'insérer des graphiques, schémas et visuels. Cela facilite la lecture et augmente vos chances d'obtenir un financement auprès de la banque.

Pour créer la partie financière (qui contient beaucoup de calculs), vous aurez cependant besoin d’un logiciel comme Excel (ou Google Sheets), que nous avons aussi utilisé pour notre prévisionnel financier pour une secrétaire indépendante.

Est-ce que la partie financière est nécessaire ?

Bien sûr, la partie financière de votre business plan est cruciale, surtout pour un projet comme celui de devenir secrétaire indépendante.

C’est cette section qui va permettre de démontrer comment vous envisagez de générer des revenus, que ce soit à travers la facturation de vos services de secrétariat, la gestion administrative, ou encore la prise en charge de la communication pour vos clients.

Vous y préciserez également les différentes dépenses à prévoir : achat de matériel de bureau, abonnements logiciels, frais de déplacement, et autres coûts liés à la gestion quotidienne de votre activité.

Les investisseurs ou les banques auront besoin de ces informations pour comprendre si votre projet est viable et s'il présente un potentiel de rentabilité.

Sans cette partie financière, votre business plan serait incomplet et ne refléterait pas pleinement le sérieux de votre démarche.

Que faut-il savoir d’autre ?

Nos clients confondent très souvent les termes suivants. C’est peut-être votre cas également. Clarifions ensemble.

• Business Plan vs “Étude de Marché”:

  L'étude de marché analyse le marché et la concurrence, tandis que le business plan intègre cette analyse dans une stratégie globale de l'entreprise.

• Business Plan vs “Executive Summary”:

  L'executive summary est un résumé du business plan, destiné à donner une vue d'ensemble rapide et accrocheuse.

• Business Plan vs “Business Model”:

  Le business model décrit comment l'entreprise génère des revenus, tandis que le business plan explique en détail la mise en œuvre de ce modèle.

• Business Plan vs “Business Model Canvas”:

  Le business model canvas est un outil visuel pour structurer les éléments clés du modèle d'affaires, alors que le business plan développe ces éléments en profondeur.

• Business Plan vs “Pitch Deck”:

  Un pitch deck est une présentation visuelle succincte utilisée pour attirer les investisseurs, souvent une version abrégée et graphique du business plan.

Où trouver un exemple de business plan pour une secrétaire indépendante ?

Nous avons rédigé un exemple concis et gratuit de business plan pour une secrétaire indépendante afin de donner au lecteur une meilleure idée de ce à quoi cela pourrait ressembler.

Cependant, cet exemple est loin d'être parfait : il est trop court, la partie financière n'est pas suffisamment développée, et surtout, il manque complètement d'aspects visuels, qui sont pourtant essentiels.

C'est donc une base pour se faire une idée, mais il faudra que le vôtre soit plus complet.

Comment élaborer le business plan pour mon activité de secrétaire indépendante ?

Dois-je rédiger le business plan moi-même ?

Vous pouvez tout à fait rédiger votre business plan vous-même. Cela vous permet d'économiser de l'argent et de bien comprendre tous les aspects de votre projet.

Cependant, cela comporte aussi des inconvénients majeurs : cela demande des compétences spécifiques, prend beaucoup de temps (au minimum 50 heures, si vous le faites correctement), et vous risquez de négliger des éléments cruciaux.

Si vous avez beaucoup de temps devant vous, de solides compétences en stratégie d’entreprise et en modélisation financière (ce qui est assez rare chez les secrétaires indépendantes, cependant), faites-le vous-même (cela permet aussi de bien s’approprier son projet).

Sinon, faites-vous aider.

Si je décide de me faire aider, quelles sont mes options ?

Il y en a beaucoup, laissez-nous vous éclairer avec ce petit tableau.

Comment bien réussir le business plan de sa secrétaire indépendante ?

Quelles sont les étapes à suivre ?

Si vous optez pour notre business plan adapté à une secrétaire indépendante, alors vous n’avez qu’à le télécharger puis le compléter. Notre équipe reste en support si besoin.

Si vous choisissez de faire le business plan de votre activité de secrétaire indépendante par vous-même, alors voici comment procéder.

• 1. Recherche et analyse du marché des services administratifs :

  Analysez le marché des services administratifs dans votre région : identifiez les services les plus demandés, étudiez la concurrence, et examinez les réglementations locales et les certifications nécessaires.

• 2. Collecte de données spécifiques à la secrétaire indépendante :

  Rassemblez les données sur les coûts de démarrage, comme l’achat de matériel de bureau, les logiciels nécessaires, et les frais de marketing. Identifiez les concurrents, fournisseurs et partenaires potentiels, et comprenez les besoins de votre clientèle cible.

• 3. Rédaction du contenu :

  Détaillez le concept de votre activité : types de services offerts (gestion d’agenda, rédaction de documents, gestion de courriers), votre proposition de valeur, et votre stratégie pour offrir une expérience client unique et personnalisée.

• 4. Calculs financiers spécifiques :

  Faites les calculs financiers en tenant compte des tarifs de vos services, des coûts de fonctionnement ainsi que des revenus attendus. Établissez un budget prévisionnel pour votre activité, incluant les coûts récurrents.

• 5. Mise en forme du business plan :

  Présentez votre plan en utilisant des visuels attractifs, des graphiques sur les tendances du marché des services administratifs, et des tableaux financiers spécifiques à votre activité. Assurez-vous que la mise en page reflète le professionnalisme de votre service.

• 6. Relecture et révision :

  Relisez pour vérifier l'exactitude des informations. Faites relire le document par un expert en stratégie d’entreprise et assurez-vous qu'il est prêt pour les investisseurs ou partenaires potentiels.

N'oubliez pas d'inclure des graphiques et tableaux pour rendre la lecture de votre business plan plus agréable

Comment structurer un business plan pour une secrétaire indépendante ?

Comme mentionné précédemment, un business plan se compose d'une partie rédigée (où vous présentez votre projet) et d'une partie financière.

Partie rédigée

Voici une structure bien adaptée pour un business plan de secrétaire indépendante.

Partie financière

Voici les éléments essentiels à inclure dans la partie financière de votre business plan pour une secrétaire indépendante (nous les avons tous intégrés dans notre modèle).

Avec notre prévisionnel financier pour une secrétaire indépendante, vous obtiendrez automatiquement tous ces tableaux, sans avoir à faire de calculs.

Vous retrouverez une analyse SWOT complète, modifiable et sans copyright dans notre modèle de business plan

Comment faire la SWOT, le Business Model Canvas, etc. pour une secrétaire indépendante ?

La SWOT d’une secrétaire indépendante

Voici comment réaliser une analyse SWOT pour une secrétaire indépendante, étape par étape :

• Listez les points forts que vous pouvez offrir en tant que secrétaire indépendante, tels que votre flexibilité, votre expertise dans divers logiciels de bureautique, ou votre capacité à travailler à distance.
• Identifiez les faiblesses potentielles, comme le manque de notoriété au début ou la difficulté à gérer plusieurs clients simultanément.
• Analysez les opportunités externes, par exemple la demande croissante pour des services administratifs externalisés ou la possibilité de collaborer avec des entreprises de divers secteurs.
• Évaluez les menaces qui pourraient affecter votre activité, comme la concurrence d'autres secrétaires indépendantes ou les fluctuations économiques qui pourraient réduire la demande pour vos services.
• Rassemblez des informations auprès d'experts, de clients potentiels, ou par des études de marché pour enrichir chaque catégorie.
• Organisez ces informations dans une matrice SWOT, en plaçant les informations dans les quadrants appropriés.

Le Business Model Canvas d’une secrétaire indépendante

Voici comment procéder pour élaborer un Business Model Canvas pour une secrétaire indépendante :

• Définissez vos segments de clientèle en identifiant les différents types de clients que vous servirez, comme les petites entreprises, les entrepreneurs individuels, ou les associations.
• Établissez votre proposition de valeur en précisant ce qui rendra vos services uniques, comme une grande flexibilité horaire, une expertise spécifique, ou des tarifs compétitifs.
• Déterminez vos canaux de distribution, c'est-à-dire les moyens par lesquels vous allez atteindre et servir vos clients, tels que via votre site web, des plateformes de freelancing, ou des recommandations.
• Identifiez vos relations client en spécifiant comment vous allez interagir avec vos clients, que ce soit par des réunions régulières, des rapports détaillés, ou un service client réactif.
• Listez vos sources de revenus, en détaillant les différentes manières par lesquelles vous générerez de l'argent, comme les contrats à long terme, les missions ponctuelles, ou les abonnements mensuels.
• Définissez les ressources clés nécessaires pour opérer votre activité, comme un ordinateur performant, des logiciels de gestion, ou une connexion internet fiable.
• Identifiez les activités clés que vous devrez réaliser, comme la gestion des emails, la planification des rendez-vous, ou la préparation de documents administratifs.
• Listez vos partenariats clés, par exemple avec des agences de recrutement, des plateformes de freelancing, ou des formateurs en bureautique.
• Calculez la structure des coûts, en identifiant les principales dépenses nécessaires pour faire fonctionner votre activité, telles que les abonnements logiciels, les frais de marketing, et les cotisations sociales.
• Placez toutes ces informations dans un schéma de Business Model Canvas.

Vous retrouverez un Business Model Canvas complet, modifiable et sans copyright dans notre modèle de business plan

L’analyse PESTEL pour une secrétaire indépendante

Voici comment procéder pour réaliser une analyse PESTEL pour une secrétaire indépendante :

• Analysez les facteurs politiques, en tenant compte des réglementations locales sur le travail indépendant, les permis nécessaires, et les politiques gouvernementales qui pourraient affecter votre activité.
• Étudiez les facteurs économiques, en évaluant la situation économique générale, le pouvoir d'achat de vos clients potentiels, et les tendances du marché des services administratifs.
• Considérez les facteurs socioculturels, en réfléchissant aux préférences des entreprises locales, à l'intérêt croissant pour l'externalisation des tâches administratives, et aux habitudes de travail dans votre région.
• Évaluez les facteurs technologiques, en explorant comment la technologie peut vous aider, comme l'utilisation des logiciels de gestion de tâches, des outils de communication en ligne, et des plateformes de freelancing.
• Examinez les facteurs environnementaux, en prenant en compte l'importance croissante des pratiques durables, l'utilisation de documents numériques pour réduire le papier, et l'impact environnemental de vos opérations.
• Étudiez les facteurs légaux, en vérifiant les lois spécifiques au travail indépendant, les exigences en matière de facturation, et les obligations en matière de santé et de sécurité.
• Synthétisez toutes ces informations dans une matrice PESTEL.

Comment notre business plan pour une secrétaire indépendante peut-il vous aider ?

Voici ce dont vous pouvez bénéficier en utilisant notre modèle pour réaliser le business plan de votre activité de secrétaire indépendante :

• Vous gagnez du temps avec un document prêt à être personnalisé en moins d'une heure.
• Vous augmentez vos chances de financement avec un business plan complet et conforme.
• Vous bénéficiez de 80 heures de recherche et d'analyse sectorielle.
• Vous obtenez un accompagnement personnalisé de nos experts.
• Vous anticipez les risques grâce à des analyses financières précises.
• Vous démarrez avec une stratégie solide pour maximiser vos revenus.
• Vous recevez des mises à jour gratuites pour garder votre business plan pertinent.
• Vous êtes guidé pour répondre aux exigences du marché.
• Vous économisez sur les coûts de conseil avec un document professionnel.
• Vous avez l'esprit tranquille avec notre soutien tout au long de votre projet.