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Télésecrétaire : le business plan expliqué 

business plan secrétaire indépendante

On compte près de 15 000 télésecrétaires en France, pour un secteur qui représente presque
1.5 milliards d’euros de chiffre d’affaires
. En effet, les petites entreprises libérales apprécient cette nouvelle façon de travailler, qui leur permet de faire des économies sur le plan administratif tout en leur offrant une certaine flexibilité. 

Les télésecrétaires ont le vent en poupe. Sur demande et avec majoration du taux horaire, elles sont souvent prêtes à travailler dans l'urgence, en fin de journée, le week-end, ce qui est très appréciable pour les entreprises. 

Pourquoi faire un business plan pour une télésecrétaire ? Un business plan pour se lancer en tant que télésecrétaire vous permettra de démarrer avec une stratégie solide. Un business plan bien rédigé pour votre projet de secrétaire à distance vous donnera non seulement des objectifs mais également une direction pour les atteindre. Nous avons vu trop de secrétaires indépendantes échouer à cause d'une mauvaise prévision de leurs futures finances. Un bon business plan permet d'éviter cet écueil. De plus, ce document peut vous aider à obtenir un financement pour démarrer votre nouvelle activité de secrétariat.

Les points à éclaircir dans le business plan pour votre activité de secrétaire indépendante

Quelles prestations proposer en tant que télésecrétaire ? Vous devez être polyvalente, afin de pouvoir assurer toutes les missions courantes que l’on attribue généralement à une secrétaire à distance. Cependant, ne vous éparpillez pas trop. Outre les tâches classiques comme la réception d’appels, la gestion de rendez-vous et la communication à la clientèle, dressez, au maximum, 5 autres spécialités. Vous pouvez notamment proposer la gestion et le suivi de dossiers administratifs, un accompagnement lors de démarches bancaires ou encore le rappel d’échéances pour les particuliers. Dans la liste des tâches à proposer aux professionnels, incluez l’assistance dans l’organisation d’évènements et les démarches vis-à-vis de collaborateurs (fournisseurs, collaborateurs, employés, etc.). Rajoutez, à cela ,la rédaction de documents ou de courriers, la saisie comptable simple et l’élaboration de tableaux. Si vous avez plusieurs compétences, n’hésitez pas à les communiquer. Plus vos domaines de spécialisation sont nombreux, plus vos services seront recherchés.

Quelle spécialité pour une télésecrétaire ? Télésecrétaire médicale ? Juridique ? Les secrétaires indépendantes spécialisées dans le médical vont assister les médecins ou des professionnels de santé, dans des établissements médicaux privés ou publics. Parmi les tâches qui vous seront confiées, on citera la permanence téléphonique ou encore la gestion de planning et la relation clientèle. Si vous souhaitez vous spécialiser dans le télésecrétariat juridique alors vous aurez à rédiger des comptes-rendus, à distance, des procès-verbaux. Vous aurez également à faire le suivi administratif des contentieux, préparer des dossiers juridiques et faire le suivi des dossiers clients. À cela s’ajoute la veille juridique. À noter que vous devrez aussi assurer les échanges entre le cabinet que vous assistez et les services juridiques, huissiers, clerc de notaire, etc.

Quels sont les prix et tarifs pour une télésecrétaire ? Vous pouvez tarifer vos services à l’heure ou à la tâche. Bien entendu, vous pouvez proposer des tarifs dégressifs, si vous vous voyez confier plusieurs missions par un même recruteur. Pour être au niveau du marché, demandez entre 30 et 40 € de l’heure ou entre 150 € à 200 € la journée. En ce qui concerne les micro-tâches classiques, vous pouvez facturer 5-10€ la rédaction sur Word d’un court texte juridique ou d’un document administratif. Si la saisie se fait sur Excel alors vous pourrez la facturer un peu plus chère. Pour la création d’un devis ou une saisie comptable simple, prenez 7-10 €. Pour un rappel d’échéances ou d’impayés, prenez 2-5 €. Il faut aussi savoir que des majorations sont possibles pour des tâches à réaliser sous 20/48h, pendant le week-end et les jours fériés. Ces majorations vont de 20% à 75 %, en fonction du type de tâche à réaliser.

Quelles réductions d’impôt pour les clients d'une télésecrétaire ? Votre activité rentre dans la catégorie des services à la personne. De ce fait, vous pouvez faire bénéficier, à vos clients, notamment aux particuliers, d'une réduction d’impôt pouvant aller jusqu’à 50 %. Si vous travaillez à domicile, vous devrez, pour cela, faire une déclaration de Services à la Personne en ligne.

Quelles qualités mettre en avant sur votre site internet ? Vos recruteurs vont s’intéresser, en premier lieu, à vos compétences : mettez-les en avant sur votre site internet. Vous devrez y mentionner vos principales qualités, à savoir l’écoute, la communication et la gestion des relations professionnelles. Mentionnez également vos qualités organisationnelles, qui se révèlent incontournables, que ce soit pour l’organisation d’évènements, la planification de réunions, le classement des dossiers, etc. À part cela, indiquez que vous savez optimiser votre temps, que vous êtes fiable, digne de confiance et surtout, que vous assurez la confidentialité des informations qui vous sont confiées. Enfin, n’oubliez pas de noter vos connaissances des outils bureautiques et le maniement des logiciels informatiques spécifiques à votre secteur d’activité.

Vaut-il mieux être secrétaire indépendante en cabinet ou à domicile ? Si vous prévoyez de travailler à domicile alors vous pouvez vous inscrire en tant que micro-entreprise. C’est l’idéal, surtout si vous démarrez votre activité. Vous pouvez également opter pour la dénomination de l’EURL (SARL à associé unique). Avec ce statut, vous déterminez vous-même votre rémunération et celle-ci servira de base au calcul des charges sociales. Si vous souhaitez être enregistré comme étant une société unipersonnelle alors optez pour la SASU. Si vous souhaitez travailler en cabinet, alors vous pouvez vous enregistrer en tant qu’entrepreneur-salarié en coopérative d’activité et d’emploi. Vous restez indépendant tout en bénéficiant des avantages et du statut de salarié. Travailler à domicile reste la meilleure option, puisque vous établissez votre propre emploi du temps et travaillez à votre propre rythme. Le piège réside dans le fait de s’organiser soi-même et de ne pas se laisser aller à la procrastination. En travaillant en cabinet, vous gardez votre statut de travailleur indépendant, mais le principal avantage est que vous profitez des interactions sociales. De plus, vous gardez le travail au travail, une fois rentré chez vous, vous pourrez lâcher du lest. 

étude de marché télésecrétaire
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Déroulez une stratégie détaillée pour développer une activité de télésecrétaire profitable.

Quelles étapes pour une entreprise de télésecrétariat ? Grâce à notre expérience des business plans pour du secrétariat à distance, nous savons que les premières étapes sont toutes les démarches liées à la création de l'entreprise, l'achat de matériel informatique et la constitution d'un site web pour détailler votre activité, vos prestations et votre tarification. Pour bien démarrer votre activité de secrétariat, il y a certaines dépenses à faire : l'achat d'un local qui pourra accueillir votre activité (si jamais vous choisissez d'exercer en cabinet), un budget pour les travaux et l'aménagement de ce local, de la décoration si vous accueillez de la clientèle, du matériel informatique qui vous permettra de faire tourner vos opérations, des frais d'établissement (notamment pour la rédaction des statuts, couplés à des frais d'avocat), un budget communication pour le démarrage de votre activité (notamment le logo, quelques brochures ou encore le site web), l'abonnement à des applications en ligne et peut-être un budget pour réaliser une étude de marché. À l'aide de devis, estimez chaque dépense. Cet exercice vous permettra de mettre un budget de départ sur pied. Si jamais vous sollicitez un financement pour démarrer votre activité de télésecrétaire, ce budget servira de pièce justificative.

Comment faire une étude de la concurrence pour une secrétaire indépendante ? Il faut que votre offre contienne des choses que ne propose pas la concurrence : ce sont les avantages concurrentiels. Prendre le temps d'étudier son environnement concurrentiel vous permettra d'éviter de nombreux obstacles dans le futur. Le business plan de votre activité de secrétaire à distance doit notamment contenir une analyse SWOT : un outil efficace pour étudier sa concurrence. Repérez les faiblesses des secrétaires concurrentes. Ces manquements génère forcément de la frustration chez votre marché cible. À vous de proposer quelque chose de mieux. Voici des exemples d'avantages concurrentiels : des prix moins élevés, la maîtrise de certains logiciels spécifiques ou encore une réactivité exemplaire.

Comment estimer la rentabilité d'une entreprise de secrétariat ? La rentabilité d'une entreprise, c'est un produit de deux facteurs. Premièrement, il faut faire augmenter son revenu. Ensuite, il y a votre capacité à maîtriser vos coûts. Derrière une croissance de revenus, se cache une solide stratégie marketing. Gagnez en visibilité en vous associant avec d'autres entreprises. Un travail de fonds sur votre marque vous permettra de développer de nouvelles prestations, avec des marges bénéficiaires plus intéressantes. Travaillez votre référencement sur internet, pour également gagner en visibilité. C'est un moyen pour vous de vous faire connaitre auprès de vos partenaires, concurrents et surtout de vos futurs clients. Vous devez expliquer ces points dans votre business plan. En ce qui concerne la gestion de vos dépenses, nous devons apporter une nuance. Limiter les investissements pour le démarrage de son activité de secrétaire à distance n'est pas toujours une bonne idée. Par exemple, n'hésitez pas à allouer un bon budget pour vous faire connaître au départ. Afin de devenir rentable, regardez plutôt du côté des décaissements récurrents dans votre plan de trésorerie.Pour le marketing, testez différents canaux (partenariats, influenceurs, réseaux sociaux, affiches, Google Ads etc) et investissez dans celui qui s'avèrera être le plus rentable. Dans quelle mesure les taxes récurrentes viennent-elles impacter votre rentabilité ? Pouvez-vous diminuer cet impact ? Tous ces points doivent faire partie du business plan de votre activité de secrétaire indépendante.

N'oubliez pas de vous présenter. La personne que vous êtes aura une incidence sur la réussite (ou non) de votre activité de télésecrétaire. La présentation du porteur de projet est une partie essentielle du business plan. Pourquoi êtes-vous la meilleure personne pour réussir ce projet ? Qu'est-ce qui fait que vous ferez une bonne télésecrétaire ? Votre sens de l'organisation ? Ou le fait que vous maitrisiez certains logiciels en particuliers ? Mentionnez ces points dans le business plan de votre activité de secrétaire indépendante. Expliquez également la raison pour laquelle vous souhaitez vous lancer aujourd'hui. Depuis combien de temps travaillez vous sur ce projet ? Est-ce que vous avez déjà travaillé comme secrétaire ? Expliquez que vous vous êtes renseigné sur le secteur et l'industrie et que, après une analyse rigoureuse (ou une étude de marché), vous avez décidé de vous lancer.

N'oubliez pas de vous présenter : la personne que vous êtes aura une incidence sur la réussite (ou non) de votre activité de télésecrétaire.

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La qualité du prévisionnel financier de votre activité de secrétaire indépendante reflètera votre sérieux et votre professionnalisme.

Comment estimer le chiffre d'affaires pour une activité de secrétaire ? C'est une question que peut vous poser votre banquier, lorsqu'il lira votre business plan. Votre business plan de télésecrétaire doit en réalité présenter un chiffre d'affaires qui croît de façon ambitieuse, mais réaliste. Le début de votre analyse débute par l'identification d'un panier moyen par transaction. Dans le cas d'une activité de secrétariat, il devrait se situer aux alentours de 50 euros. Ensuite, vient le nombre de transactions que comptez réaliser sur une période donnée. Lorsque vous allez démarrer votre projet, vous allez probablement mettre du temps avant d'accumuler un nombre important de clients. Toutefois, ce nombre augmentera les mois d'après (grâce, notamment, à vos efforts en marketing et communication). Une fois que votre projet est lancé, le chiffre d'affaires d'une télésecrétaire devrait augmenter de 20-40% d'une année sur l'autre. On n'imagine pas un prévisionnel financier avec un chiffre d'affaires complètement stable sur trois années. Cependant, il faut noter qu'une croissance trop ambitieuse est plus difficile à "justifier".

Est-ce rentable d'être secrétaire indépendante ? C'est une information déterminante, pour savoir si vous devriez démarrer votre nouvelle activité ou non. Votre seuil de rentabilité (ou point mort) est atteint lorsque votre entreprise de secrétariat génère suffisamment de revenu pour couvrir ses charges. C'est en élaborant un prévisionnel financier que vous obtiendrez cette donnée financière. Un bon modèle vous permettra d'avoir une vision de votre point mort en terme de revenu, mais également en nombre de jours. Nous avons conçu un modèle de prévisionnel financier pour une télésecrétaire qui vous livrera cette information.

Comment être certain(e) que son analyse financière est complète ? Pour que votre business plan financier soit pris au sérieux, il doit être complet. Les voici : le détail du seuil de rentabilité, un bilan prévisionnel, un plan de financement (démarrage et prévisionnel), un compte de résultat prévisionnel, un budget de trésorerie, l'analyse des soldes intermédiaires de gestion ou encore le détail du calcul du besoin en fonds de roulement. C'est encore mieux si vous pouvez y ajouter des graphiques et des ratios financiers.

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Notre contribution pour vous aider à réussir le business plan pour du télésecrétariat

Comment structurer un business plan solide pour votre activité de télésecrétaire ? Utilisez notre modèle de business plan pour du secrétariat à distance. Un modèle structuré et élaboré par des gens qui font des business plans tous les jours. De par sa complexité et sa longueur, le business plan est un document difficile à produire. Ne partez pas de zéro: récoltez le fruit du travail de recherche et de rédaction de nos experts avec ce modèle. À maintes reprises, nous avons rédigé des business plans pour des secrétaires indépendantes. Profitez de notre expérience.

Le business plan est déjà structuré et chaque partie importante est déjà là dans ce modèle de business plan. Des segments de marché aux récentes tendances de l'industrie, en passant par l'analyse des concurrents d'une secrétaire, la proposition de valeur ou bien la stratégie marketing pour trouver davantage de clients. Nous vous invitons à le compléter pour obtenir un business plan complet, sérieux et professionnel.

Un modèle facilement et entièrement modifiable. Vous pouvez modifier le modèle à l'aide de Powerpoint, Keynote ou Google Slides (tous disponibles gratuitement, sur PC et MAC). Ce n'est pas qu'un exemple, c'est une trame de départ : personnalisez le reste en ajoutant votre logo, vos photos ou encore votre présentation. Divisez le temps de rédaction par 5 ! En cas de doute, n'hésitez pas à nous contacter.