Cet article a été écrit par un expert qui a étudié l'industrie et a confectionné le business plan pour une secrétaire indépendante
Nos experts ont réalisé business plan pour une secrétaire indépendante, modifiable.
Fixer ses tarifs en tant que secrétaire indépendante est une étape cruciale qui détermine la viabilité de votre activité.
Cette décision nécessite une analyse précise de vos coûts, de la concurrence et de la valeur perçue par vos clients.
Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez télécharger notre business plan complet pour l'activité de secrétaire indépendante.
Pour réussir en tant que secrétaire indépendante, il faut maîtriser tous les aspects de la tarification.
Voici un tableau récapitulatif des éléments clés à considérer pour fixer vos tarifs :
| Élément | Détails | Impact sur les tarifs |
|---|---|---|
| Coûts fixes mensuels | 300-800€ (logiciels, assurance, CFE, frais bancaires) | Base de calcul du tarif minimum |
| Charges sociales | 22% du CA en micro-entreprise | À intégrer dans le calcul horaire |
| Temps facturable | 60% du temps total (21h/semaine sur 35h) | Détermine le volume d'heures vendables |
| Tarifs marché | 20-50€/heure selon spécialisation | Positionnement concurrentiel |
| Prestations demandées | Gestion administrative, saisie, SAV | Valorisation selon complexité |
| Modes de facturation | Horaire, forfait, projet | Flexibilité et fidélisation client |
| Marge de sécurité | 20-30% au-dessus des besoins réels | Protection contre les périodes creuses |
Quels sont les coûts fixes et variables à considérer pour exercer en tant que secrétaire indépendante ?
Les coûts fixes représentent entre 300 et 800 euros par mois selon votre niveau d'équipement et votre statut juridique.
| Type de coût | Éléments | Montant mensuel estimé |
|---|---|---|
| Coûts fixes | Logiciels professionnels (bureautique, CRM, facturation) | 50-150€ |
| Assurance professionnelle RC Pro | 30-80€ | |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) | 20-50€ | |
| Abonnements téléphone et internet professionnel | 60-120€ | |
| Frais bancaires professionnels | 15-40€ | |
| Frais de comptabilité | 80-200€ | |
| Coûts variables | Fournitures de bureau | 20-50€ |
| Frais de déplacement | 50-200€ | |
| Formation continue | 30-100€ | |
| Prospection et communication | 100-300€ |
Quelles sont les charges sociales et fiscales spécifiques au statut de secrétaire indépendante ?
En micro-entreprise, vous payez 22% de cotisations sociales sur votre chiffre d'affaires déclaré.
Ce taux peut être réduit à 11% la première année si vous bénéficiez de l'ACRE (aide à la création d'entreprise).
La déclaration se fait mensuellement ou trimestriellement à l'Urssaf selon votre choix initial.
Vous devrez également vous acquitter de la contribution à la formation professionnelle (CFP) et de la cotisation foncière des entreprises (CFE), exonérée la première année.
C'est un point que vous retrouverez dans notre business plan pour une secrétaire indépendante.
Quel est le temps moyen facturable par semaine dans cette activité ?
Seulement 60% de votre temps de travail total sera réellement facturable aux clients.
Sur une semaine de 35 heures de travail, vous ne pourrez facturer qu'environ 21 heures, soit 84 heures par mois.
Le reste de votre temps sera consacré à la gestion administrative de votre entreprise, la prospection commerciale, la formation continue et les tâches non facturables.
Pour atteindre l'équivalent d'un SMIC net, il faut facturer au minimum 30 heures de prestations par semaine.
Quelle est la concurrence locale et quels tarifs pratiquent-ils ?
Le marché du secrétariat indépendant est très concurrentiel avec une forte présence de plateformes spécialisées et d'indépendants.
Les tarifs horaires pratiqués oscillent généralement entre 20 et 50 euros HT de l'heure selon la région et la spécialisation.
La moyenne se situe autour de 30 à 40 euros pour des prestations standard en région parisienne, et 20 à 30 euros en province.
Les forfaits mensuels vont de 500 euros pour 10 heures par mois jusqu'à 2000 euros ou plus selon le volume et la complexité des missions.
Quelle est la valeur perçue par les clients pour ce type de service ?
Les clients valorisent principalement la flexibilité et l'absence d'engagement à long terme que vous offrez.
Ils apprécient de payer uniquement le temps réellement travaillé sans les charges patronales d'un salarié.
Votre expertise sur mesure et votre capacité à absorber les pics d'activité représentent une valeur ajoutée importante.
La possibilité de remplacer ponctuellement un salarié absent ou de gérer des projets spécifiques justifie des tarifs plus élevés qu'un salariat classique.
Quels sont les types de prestations les plus demandées et leurs durées moyennes ?
La gestion administrative courante (courriers, emails, agendas) représente 60% des demandes.
Les autres prestations incluent :
- Saisie de données et rédaction de documents (20% des demandes)
- Gestion du service après-vente et relation client (15% des demandes)
- Spécialisations médical, juridique ou événementiel (5% des demandes)
Les missions ponctuelles durent généralement de 2 à 8 heures, tandis que les forfaits mensuels couvrent souvent 10 à 30 heures de travail.
Les contrats récurrents offrent plus de stabilité financière que les missions ponctuelles.
Comment calculer un tarif horaire en tenant compte du temps non facturable ?
Utilisez cette méthode de calcul en 4 étapes pour déterminer votre tarif horaire minimum.
Étape 1 : Estimez le revenu net mensuel souhaité (exemple : 1500 euros).
Étape 2 : Calculez vos heures réellement facturables (60% de 160h/mois = 96h).
Étape 3 : Ajoutez vos charges sociales, fiscales et frais fixes (environ 40-50% du CA).
Étape 4 : Appliquez la formule : Tarif horaire minimum = (Revenu net souhaité + charges) / heures facturables.
Exemple concret : pour générer 3000 euros de CA sur 96 heures facturables, votre tarif minimum sera de 31,25 euros/heure.
Quels sont les objectifs financiers mensuels ou annuels à atteindre ?
Définissez un objectif de chiffre d'affaires annuel réaliste entre 24000 et 40000 euros pour une activité à temps plein.
Cela correspond à un objectif mensuel de 2000 à 3500 euros de chiffre d'affaires selon votre positionnement.
Fixez-vous des objectifs SMART incluant le nombre de clients réguliers (5 à 10), le chiffre d'affaires mensuel et l'évolution de votre portefeuille.
Prévoyez une progression graduelle : 50% de l'objectif la première année, 75% la deuxième, et 100% la troisième année.
C'est un point que vous retrouverez dans notre business plan pour une secrétaire indépendante.
Faut-il prévoir un tarif différent selon le type de client ?
Oui, une stratégie tarifaire différenciée s'impose selon le type de clientèle.
| Type de client | Tarif horaire recommandé | Justification |
|---|---|---|
| Particuliers | 20-30€/heure | Budget limité, missions simples |
| TPE (1-5 salariés) | 25-35€/heure | Proximité, relation de confiance |
| PME (6-50 salariés) | 30-40€/heure | Missions plus complexes, régularité |
| Grandes entreprises | 35-50€/heure | Expertise requise, contraintes importantes |
| Secteurs spécialisés | 40-60€/heure | Compétences techniques spécifiques |
| Missions urgentes | +20% du tarif standard | Disponibilité immédiate requise |
| Forfaits mensuels | -10% du tarif horaire | Garantie de volume, fidélisation |
Quelle stratégie adopter pour ajuster les tarifs selon l'expérience ?
Réévaluez vos tarifs tous les 6 mois la première année, puis annuellement par la suite.
Augmentez progressivement vos tarifs de 5 à 10% chaque année en fonction de votre montée en compétences.
Spécialisez-vous dans des niches à forte valeur ajoutée (médical, juridique, technique) pour justifier des tarifs plus élevés.
Mettez en avant vos références et témoignages clients pour légitimer vos augmentations tarifaires.
Proposez des services complémentaires (conseil, formation) pour échapper à la concurrence sur les prix.
Quels sont les modes de facturation possibles et leurs avantages ?
Trois modes de facturation principaux s'offrent à vous, chacun avec ses spécificités.
| Mode de facturation | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Facturation à l'heure | Souplesse maximale, adapté aux missions ponctuelles, transparence totale | Moins rentable pour les tâches longues, risque de dépassement |
| Facturation au forfait | Sécurité budgétaire pour le client, visibilité sur les revenus, fidélisation | Risque de sous-estimation du temps, difficile à ajuster |
| Facturation au projet | Valorise l'expertise, adapté aux missions complexes, marge plus importante | Estimation complexe, nécessite de l'expérience, risque commercial |
| Forfait + dépassement | Combine sécurité et flexibilité, cadre les coûts | Plus complexe à expliquer au client |
| Abonnement mensuel | Revenus récurrents, fidélisation client, planification facilitée | Engagement mutuel, moins de flexibilité |
| Facturation mixte | Adaptée à chaque type de mission, optimise la rentabilité | Communication plus complexe, gestion administrative accrue |
| Retainer mensuel | Garantie de disponibilité, revenus stables, relation privilégiée | Engagement fort, peut limiter d'autres clients |
Comment intégrer une marge de sécurité pour couvrir les périodes creuses ?
Calculez votre seuil de rentabilité et prévoyez une marge de sécurité de 20 à 30% au-dessus de vos besoins réels.
Constituez un coussin financier équivalent à 3 mois de charges fixes pour faire face aux périodes d'activité réduite.
Diversifiez vos sources de revenus avec des contrats récurrents (70%) et des missions ponctuelles (30%) pour lisser les fluctuations.
Répartissez les charges exceptionnelles sur l'année entière dans votre calcul de tarification pour éviter les à-coups.
C'est un point que vous retrouverez dans notre business plan pour une secrétaire indépendante.
Conclusion
Fixer ses tarifs de secrétaire indépendante nécessite une analyse rigoureuse de tous les coûts et une veille concurrentielle constante. La spécialisation et la flexibilité constituent vos principaux atouts pour vous démarquer et ajuster vos tarifs selon votre montée en expertise, tout en sécurisant votre rentabilité sur le long terme.
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne doit pas être considéré comme un conseil financier. Il est recommandé aux lecteurs de consulter un professionnel qualifié avant de prendre toute décision d'investissement. Nous déclinons toute responsabilité quant aux actions entreprises sur la base des informations fournies.
La tarification représente l'un des défis majeurs pour les secrétaires indépendantes débutantes.
Une stratégie tarifaire bien pensée vous permettra de développer une activité pérenne et rentable.
Sources
- Croquefeuille - La question des tarifs
- Plateya - Quel est le tarif d'une secrétaire indépendante
- Indy - Comptabilité secrétaire
- Plateya - Les charges pour lancer son activité
- Dactylocyn - Secrétaire indépendante quel tarif
- Aadprox - Définition métier et fiche explicative
- Propulse by CA - Étude marché secrétariat
- Time to Shine - Comprendre les tarifs du secrétariat indépendant
- Secrétaire Indépendante Online - Comment fixer ses prix
- Alliance Entreprendre - Calcul marge de sécurité