Cet article a été écrit par un expert qui a étudié l'industrie et a confectionné le pack complet pour une secrétaire indépendante
Nos experts ont réalisé business plan pour une secrétaire indépendante, modifiable.
Calculer le revenu d'un secrétariat nécessite une analyse précise de tous les éléments financiers qui composent cette activité.
Cette démarche vous permettra de déterminer la rentabilité de votre projet et d'ajuster vos tarifs en conséquence. Nous aborderons ici les 12 aspects essentiels pour maîtriser parfaitement vos calculs de revenus.
Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez télécharger notre pack complet pour l'ouverture d'une activité de secrétariat.
Le calcul du revenu d'un secrétariat implique l'analyse de multiples variables financières et opérationnelles.
Voici un tableau synthétique des principaux indicateurs à considérer pour votre activité de secrétariat :
| Élément | Fourchette basse | Fourchette haute |
|---|---|---|
| Tarif horaire | 20 € | 50 € |
| Heures facturables/mois | 80 heures | 160 heures |
| Chiffre d'affaires mensuel | 1 500 € | 3 200 € |
| Charges fixes mensuelles | 350 € | 950 € |
| Charges variables mensuelles | 50 € | 200 € |
| Seuil de rentabilité | 1 400 € | 2 000 € |
| Marge nette mensuelle | 600 € | 1 400 € |
Quels sont les services que vous facturez et à quels tarifs ?
Les services d'un secrétariat se déclinent en plusieurs catégories avec des tarifs spécifiques adaptés à chaque prestation.
| Service | Tarif unitaire | Mode de facturation |
|---|---|---|
| Saisie et rédaction administrative | 20 à 50 € /heure | Facturation horaire |
| Gestion d'appels et prise de rendez-vous | 0,80 à 4 € /appel | Facturation à l'acte |
| Transcription audio | 1,50 à 3 € /minute | Facturation à la minute |
| Missions ponctuelles | 5 à 15 € /tâche | Facturation forfaitaire |
| Forfait mensuel 10h | 300 à 400 € | Abonnement mensuel |
| Forfait mensuel 20h | 600 à 800 € | Abonnement mensuel |
| Forfait mensuel 40h | 1200 à 1500 € | Abonnement mensuel |
Combien de dossiers ou clients gérez-vous chaque mois ?
Le volume mensuel de dossiers ou clients dépend directement de votre capacité de travail et de votre spécialisation.
Une secrétaire indépendante à temps plein gère généralement entre 10 et 40 clients ou dossiers par mois. Ce chiffre varie selon la complexité des missions confiées et le temps nécessaire pour chaque client.
Les forfaits classiques de 10, 20 ou 40 heures mensuels correspondent habituellement à la gestion d'une vingtaine de dossiers réguliers. Cette répartition permet d'optimiser votre organisation et de maintenir un service de qualité.
Pour maximiser votre rentabilité, vous devez équilibrer le nombre de clients avec l'intensité des missions. Quelques gros clients avec des besoins importants peuvent être plus rentables que de nombreux petits clients occasionnels.
Combien d'heures travaillez-vous exactement chaque semaine et chaque mois ?
Le temps de travail varie selon votre statut et votre organisation professionnelle.
En activité à temps plein, vous travaillez entre 35 et 40 heures par semaine, soit 140 à 180 heures mensuelles. Cette charge horaire inclut le temps consacré aux clients ainsi que les tâches administratives de votre propre entreprise.
Si vous optez pour un temps partiel ou une prestation indépendante flexible, votre charge se situe entre 10 et 30 heures hebdomadaires. Cette approche vous permet de démarrer progressivement ou de concilier votre activité avec d'autres engagements.
Il est crucial de distinguer les heures travaillées des heures facturables. Environ 70 à 85% de votre temps de travail peut être facturé aux clients, le reste étant consacré à la gestion de votre activité.
C'est un point que vous retrouverez dans notre pack complet pour une secrétaire indépendante.
Quel est le coût horaire ou salarial, charges comprises ?
Les coûts salariaux varient significativement selon votre niveau d'expérience et votre statut.
| Profil | Salaire brut mensuel | Salaire net mensuel | Coût total employeur |
|---|---|---|---|
| Secrétaire débutante | 1 300 à 1 700 € | 1 000 à 1 350 € | 1 400 à 2 000 € |
| Secrétaire confirmée | 2 000 à 2 500 € | 1 560 à 1 950 € | 2 500 à 3 500 € |
| Secrétaire spécialisée | 2 500 à 3 200 € | 1 950 à 2 500 € | 3 500 à 4 500 € |
| Taux horaire brut | 13 à 16 € | - | 18 à 25 € |
| Taux horaire net | - | 9 à 12 € | - |
| Charges salariales | 22% du brut | - | - |
| Charges patronales | 42% du brut | - | - |
Quels sont vos frais fixes mensuels ?
Les charges fixes constituent la base de vos coûts d'exploitation mensuels.
- Loyer du bureau : entre 250 et 600 € selon la localisation et la superficie
- Électricité et chauffage : 40 à 80 € mensuels pour un bureau standard
- Internet et téléphonie professionnelle : 30 à 80 € pour une connexion fiable
- Logiciels professionnels (comptabilité, bureautique) : 20 à 60 € par mois
- Assurance professionnelle et responsabilité civile : 10 à 60 € mensuels
- Amortissement du matériel informatique et mobilier : 30 à 70 € par mois
Le total de vos charges fixes se situe habituellement entre 350 et 950 € mensuels. Ces coûts sont incompressibles et doivent être couverts quel que soit votre niveau d'activité.
Pour optimiser ces charges, privilégiez les solutions flexibles comme le coworking ou le bureau à domicile dans un premier temps. Vous pourrez ensuite investir dans des locaux dédiés une fois votre activité stabilisée.
Quels sont vos frais variables liés à l'activité ?
Les charges variables fluctuent en fonction de votre volume d'activité mensuel.
Les fournitures de bureau représentent 10 à 50 € par mois selon vos besoins en papeterie, cartouches d'encre et consommables divers. Ces coûts augmentent proportionnellement avec le nombre de clients traités.
Les frais de déplacement s'élèvent à 0,60 € par kilomètre ou entre 20 et 80 € mensuels si vous devez vous rendre chez vos clients. Privilégiez le travail à distance pour limiter ces coûts.
Les impressions et envois postaux oscillent entre 10 et 40 € mensuels. La dématérialisation des documents permet de réduire significativement ces frais.
Les communications téléphoniques professionnelles représentent 15 à 40 € par mois selon votre volume d'appels clients. Le total de vos charges variables se situe entre 50 et 200 € mensuels.
Quel est votre taux de facturation par heure travaillée ?
Le taux de facturation horaire constitue l'indicateur clé de votre rentabilité.
Une secrétaire indépendante facture généralement entre 20 et 50 € de l'heure brute selon son expertise et sa spécialisation. Les débutantes commencent autour de 20-25 €, tandis que les expertes peuvent atteindre 45-50 €.
Votre pourcentage de temps productif réellement facturé se situe entre 65 et 85% de votre temps de travail total. Cette différence s'explique par les tâches non facturables : prospection, comptabilité, formation.
Pour optimiser votre rentabilité, concentrez-vous sur les missions à forte valeur ajoutée et automatisez les tâches répétitives. La spécialisation dans un domaine précis vous permet également de justifier des tarifs plus élevés.
C'est un point que vous retrouverez dans notre pack complet pour une secrétaire indépendante.
Quel est votre taux d'occupation du temps disponible ?
Le taux d'occupation mesure l'efficacité de votre organisation professionnelle.
Un taux d'occupation idéal se situe entre 80 et 90% pour le temps productif dans un environnement professionnel optimisé. En pratique, la plupart des secrétaires indépendantes atteignent 70 à 85% d'occupation effective.
Le temps non facturé représente 10 à 25% de votre emploi du temps et inclut la gestion administrative de votre entreprise, la prospection de nouveaux clients et les interruptions diverses.
Pour améliorer votre taux d'occupation, planifiez rigoureusement vos journées et regroupez les tâches similaires. Fixez des créneaux dédiés aux appels clients et à la gestion administrative pour éviter les interruptions constantes.
Les outils de planification et de gestion de projet vous aident à optimiser votre temps et à identifier les sources d'inefficacité dans votre organisation quotidienne.
Quel est votre chiffre d'affaires mensuel et annuel ?
Le chiffre d'affaires dépend directement de votre capacité de facturation et de vos tarifs.
Pour une activité à temps plein avec un volume normal de clients, votre chiffre d'affaires mensuel se situe entre 1 500 et 3 200 € hors taxes. Cette fourchette correspond à 75-100 heures facturées mensuellement au tarif moyen de 20-35 €.
Sur une base annuelle, votre chiffre d'affaires oscille entre 18 000 et 38 000 € hors taxes. Les variations saisonnières peuvent influencer ces chiffres, certains mois étant plus chargés que d'autres.
Pour augmenter votre chiffre d'affaires, développez des services complémentaires à forte valeur ajoutée ou proposez des forfaits récurrents qui sécurisent vos revenus mensuels.
La fidélisation de vos clients existants reste plus rentable que la recherche constante de nouveaux prospects. Concentrez-vous sur la qualité de service pour développer des relations durables.
Quels impôts et taxes s'appliquent à votre chiffre d'affaires ?
La fiscalité de votre activité dépend du statut juridique choisi pour votre entreprise.
- Cotisations sociales en régime micro-entrepreneur : 22 à 25% du chiffre d'affaires pour les prestations de service
- Impôt sur le revenu : taux variable de 0 à 20% selon votre régime fiscal et vos revenus totaux
- Contribution économique territoriale (CET) : environ 2% du chiffre d'affaires selon votre situation
- TVA : 20% si vous dépassez les seuils de franchise (36 800 € pour les services en 2025)
- Contribution à la formation professionnelle : 0,1 à 0,3% du chiffre d'affaires
Au total, vos prélèvements obligatoires représentent entre 25 et 45% de votre chiffre d'affaires selon votre statut et vos revenus. Cette charge fiscale impacte directement votre rentabilité nette.
Optimisez votre fiscalité en choisissant le régime adapté à votre situation et en déduisant tous les frais professionnels autorisés. Un expert-comptable peut vous accompagner dans ces démarches.
Quel est votre seuil de rentabilité et volume profitable ?
Le seuil de rentabilité détermine le niveau d'activité minimum pour couvrir toutes vos charges.
Votre seuil de rentabilité mensuel se situe généralement entre 1 400 et 2 000 € de chiffre d'affaires, selon le niveau de vos charges fixes et variables. Ce montant correspond au point d'équilibre où vos recettes égalent vos dépenses totales.
En termes de volume, vous devez facturer entre 15 et 22 heures par mois au tarif moyen de 35 € de l'heure pour atteindre votre seuil de rentabilité. Au-delà de ce seuil, chaque heure supplémentaire génère du bénéfice net.
Pour réduire votre seuil de rentabilité, optimisez vos charges fixes en privilégiant les solutions flexibles et négociez des tarifs avantageux avec vos fournisseurs récurrents.
L'analyse régulière de votre seuil de rentabilité vous permet d'ajuster vos tarifs et votre organisation pour maintenir une activité profitable en permanence.
C'est un point que vous retrouverez dans notre pack complet pour une secrétaire indépendante.
Quelle est votre marge nette après toutes les charges ?
La marge nette représente votre bénéfice réel après déduction de toutes les charges et taxes.
Pour une activité stable, votre marge nette mensuelle se situe entre 600 et 1 400 € selon votre niveau de facturation et l'optimisation de vos charges. Cette marge correspond à votre rémunération nette d'entrepreneur.
Sur une base annuelle, votre marge nette oscille entre 7 200 et 15 000 €. Ces montants dépendent de votre capacité à maintenir un volume d'activité régulier et à contrôler vos coûts d'exploitation.
Pour maximiser votre marge nette, concentrez-vous sur l'augmentation de vos tarifs plutôt que sur la multiplication des heures travaillées. La spécialisation et la montée en compétences justifient des prix plus élevés.
Surveillez régulièrement l'évolution de votre marge pour identifier les leviers d'amélioration et anticiper les ajustements nécessaires de votre stratégie commerciale.
Conclusion
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne doit pas être considéré comme un conseil financier. Il est recommandé aux lecteurs de consulter un professionnel qualifié avant de prendre toute décision d'investissement. Nous déclinons toute responsabilité quant aux actions entreprises sur la base des informations fournies.
Le calcul du revenu d'un secrétariat nécessite une approche méthodique et rigoureuse pour assurer la rentabilité de votre activité.
Maîtriser ces 12 aspects financiers vous permettra de prendre des décisions éclairées et d'optimiser votre modèle économique pour développer une activité prospère et durable.
Sources
- Trouve une secrétaire - Tarifs secrétaire indépendante
- Une rousse à la rescousse - Coût secrétaire indépendante
- Croquefeuille - Difficultés du métier
- Plateya - Guide NGU
- E-secrétariat - Tarifs
- Call of Success - Taux d'occupation
- Absys - Tarif secrétariat externalisé
- Hellowork - Métier secrétaire
- Contaxium - Tarif secrétariat externalisé
- Obat - Frais généraux entreprise
