Louer sa salle de réception : normes, autorisations, règles et contrats

Nos experts ont réalisé un un pack complet pour une salle de réception, modifiable.

Quand faut-il demander l’autorisation de mettre une salle en location ?

La demande d’autorisation d’ouverture doit être déposée à la mairie au moins 30 jours avant la date d’ouverture prévue de la salle.

Il en est de même si vous souhaitez ouvrir votre salle après avoir effectué des travaux de rénovation, après un changement d’affectation de votre local, ou à la suite d’une fermeture temporaire de plus de 10 mois.

Dans ces cas, le délai requis pour déposer la demande reste inchangé, à savoir 1 mois à l’avance.

Enfin, sachez que notre équipe d’experts mène une veille constante du marché. La synthèse de ses heures de travail se trouve dans les documents du pack complet pour une salle de réception.

Quels documents doit comprendre la demande d’ouverture d’une salle de réception ?

Cette demande doit comporter avec elle les documents suivants :
- une attestation émanant du maître d’ouvrage, qui certifie avoir effectué les contrôles relatifs à la solidité
- une attestation du bureau de contrôle, qui confirme la bonne exécution de la mission de contrôle de solidité
- un rapport de vérification réglementaire après travaux (RVRAT) émanant de l’organisme de contrôle chargé du projet
- une attestation d’accessibilité

Quelles sont les étapes pour obtenir l’autorisation de mettre une salle en location ?

Afin de pouvoir mettre en location votre salle de manière effective, vous devez déposer une autorisation à la mairie de votre commune.

La commission de sécurité de la mairie étudie par la suite la validité de votre établissement afin de s’assurer que les normes de sécurité, d’évacuation, d’aménagement sont bien respectées.

Pour les établissements classés dans la catégorie des ERP 1 à 4 (nous expliquons ces catégories plus bas), la commission viendra contrôler vos locaux et y faire un état des lieux. Pour les établissements de catégorie 5, c’est-à-dire sans locaux à sommeil, ce contrôle n’est pas obligatoire.

Selon l’avis de cette commission de sécurité, le maire ou le préfet donne un avis favorable, ou non, par voie d’arrêté municipal.

En cas de refus, vous disposez de 60 jours pour contester la décision du maire devant un tribunal administratif.

Louer une salle : les normes pour les ERP (Établissements Recevant du Public)

Qu’est-ce qu’un ERP et quelles sont les différentes catégories ?

Un ERP, ou établissement recevant du public, est un établissement dans lequel les personnes extérieures au personnel sont admises. En France, ils sont classés en 5 catégories différentes en fonction de leur capacité d’accueil.

En outre, il faut noter que les normes applicables à chaque établissement varient selon sa catégorie.

Voici les 5 catégories d’ERP :
- catégorie 5 : en dessous des seuils minimums fixés par le règlement de sécurité
- catégorie 4 : un établissement pouvant accueillir jusqu’à 300 personnes
- catégorie 3 : pouvant accueillir de 301 à 700 personnes
- catégorie 2 : une capacité d’accueil de 701 à 1 500 personnes
- catégorie 1 : pouvant accueillir 1 501 convives et plus

Les normes de sécurité et d’incendie pour mettre une salle en location

Il existe de nombreuses règles à respecter afin d’ouvrir au public votre établissement.

Premièrement, les règles d’accessibilité. En effet, les personnes en situation de handicap doivent pouvoir accéder et circuler sans difficulté dans la salle.

Par conséquent, les toilettes, les couloirs, les escaliers doivent être adaptés et optimisés à la circulation des personnes handicapées. Il en est de même pour le parking et les issues de secours, afin de faciliter au maximum la mobilité de ces personnes et surtout d’assurer leur sécurité en cas d’incendie.

Concernant aussi la partie accessibilité, la salle doit disposer au moins de 2 sorties pour garantir une évacuation rapide en cas de panique.

La salle doit être équipée de dispositifs anti-incendie. En plus de la présence de plusieurs extincteurs dans le bâtiment, les matériaux de construction utilisés doivent impérativement résister au feu en cas de sinistre. La salle doit être également équipée d’un système d’alarme pour prévenir les occupants en cas d’incendie. Enfin, l’utilisation de cloisons coupe-feu est obligatoire.

La conception de la salle de réception

L’agencement de votre salle de réception doit être stratégiquement réfléchi.

Lors de la construction et la conception de votre salle, vos locaux doivent :
- être bâtis de manière à faciliter l’évacuation rapide et en sécurité des occupants
- avoir une ou plusieurs façades en bord de route (voie) ou d’espaces libres pour toujours faciliter l’évacuation du public et surtout pour faciliter l’intervention des secours
- avoir 2 sorties minimums et, dans l’idéal, des espaces d’attente sécurisés pour une mise à l’abri préalable des occupants en cas d’incendie
- être fabriqués à l’aide de matériaux de construction résistant au feu
- être aménagés afin d’assurer une protection suffisante au public en cas d’incendie, notamment pour la partie isolation et la distribution des pièces

Les dispositifs d’alarme et d’évacuation incendie dans la salle de réception

Pour tout ERP, des dispositifs d’alarme, de surveillance et des équipements de secours contre l’incendie doivent être installés.

Les solutions et équipements pour un ERP varient en fonction de la nature de l’exploitation.

L’objectif principal de ces dispositifs est de pouvoir évacuer rapidement, et de manière organisée, toutes les personnes présentes dans l’ERP.

Les éventuelles complications et difficultés pouvant se présenter lors de l’évacuation sont donc étudiées par la commission de sécurité, lors du dépôt de dossier de la demande d’autorisation d’ouverture.

Il se peut que la commission de sécurité propose des solutions d’amélioration à un établissement. Par exemple, elle peut suggérer la création d’espaces d’attente pour chaque niveau, afin de permettre une évacuation différée, etc.

Aussi, le système d’alarme doit être adapté aux différents types de failles et à la spécificité des locaux de chaque ERP.

Par ailleurs, un plan doit formaliser les mesures à prendre en cas de risque, et ce pour chaque niveau. Ce plan doit également tenir compte des différents types de failles que le bâtiment peut présenter.

Enfin, il doit être inclus dans le dossier permettant à la commission de vérifier la conformité d’un établissement ERP aux règles de sécurité.

La tenue de registre pour la salle de réception

En tant qu’ERP, vous devez obligatoirement tenir un registre de sécurité. Ce document doit indiquer :
- les vérifications techniques effectuées
- les formations en matière de sécurité, dont votre personnel a bénéficié
- les travaux réalisés

Depuis 2017, un ERP neuf et situé dans un cadre bâti existant a l’obligation de tenir un registre public d’accessibilité.

Ce registre est un livret qui comporte l’intégralité des dispositions prises par votre établissement, pour permettre aux personnes handicapées d’accéder facilement à vos locaux et à vos prestations.

Les visites et contrôles de la salle de réception

Au cours de l’exploitation de votre salle, vous devez demander à la mairie d’effectuer des visites de contrôle. À noter que la fréquence de ces contrôles varie en fonction de la catégorie de l’établissement.

Par exemple, pour les établissements de 1er et de 2e catégorie, ces contrôles interviennent tous les 3 ans. Ils sont espacés d’un délai de 5 ans en général pour les ERP de catégorie 4 et 5.

Toutefois, les commissions de sécurité peuvent aussi effectuer des contrôles inopinés à tout moment, à la demande du maire (ou du préfet).

Quelles sont les sanctions si un ERP ne respecte pas les normes ?

Le respect des normes et règles relatives à la sécurité et l’accessibilité reste impératif pour un ERP. Faute de quoi, l’établissement s’expose à de lourdes sanctions.

Les sanctions peuvent être :
- la fermeture définitive de l’ERP par arrêté municipal
- le remboursement des aides publiques perçues
- une amende pour les responsables (architecte, entrepreneur, etc.) et le bénéficiaire si le non-respect concerne l’accessibilité
- une amende de 45 000 euros à 75 000 euros pour l’établissement et les responsables des travaux
- un emprisonnement de 6 mois en cas de récidive pour le bénéficiaire et les responsables

Quels sont les textes de référence pour un ERP ?

Voici les textes auxquels vous pouvez vous référer afin de respecter les normes relatives aux ERP :
- code de la construction et de l’habitation, notamment articles L 123-1 et suivants et articles R123-1 et suivants ; articles R 152-6 et 7 pour les sanctions pénales
- code de l’urbanisme : articles R 111-1 et suivants
- règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les ERP, arrêtés du 25 juin 1980 modifié et du 22 juin 1990 modifié
- Arrêté du 21 novembre 2011 fixant le modèle du formulaire de la « Demande d’autorisation de construire, d’aménager ou de modifier un établissement recevant du public (ERP) », le modèle du formulaire du « Dossier spécifique permettant de vérifier la conformité des établissements recevant du public aux règles d’accessibilité et de sécurité contre l’incendie et la panique »

Louer une salle : quels documents demander au locataire ?

Avant toute chose, vous avez besoin d’un contrat de location. Ce document est crucial dans le cadre de votre activité, car il comporte toutes les informations et clauses relatives à la location. Il précise également les équipements mis à la disposition du locataire. Le tarif, la durée de la location, et le type d’assurance souscrite sont également inclus dans le contrat de location.

Ensuite, vous devez demander au locataire une attestation d’assurance. Ce document vous protège des dommages que pourrait subir votre salle durant la location. À noter que cette attestation est obligatoire dans le cadre d’une location de salle. Elle doit également contenir la durée, le type de l’assurance souscrite ainsi que les garanties offertes par l’assurance.

Par ailleurs, vous devez également exiger un justificatif de domicile au locataire. Cette pièce doit être datée de moins de 3 mois pour être valable.

Aussi, vous pouvez demander un chèque de caution. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il vous aide à vous prémunir de toute dégradation de vos locaux, ainsi que les cas de vol d’équipements.

Si la salle a subi des dégradations ou n’a pas été nettoyée, vous êtes en mesure de réparer les préjudices causés à l’aide de la caution.

En outre, vous devez avoir en main le chèque de location avant de mettre la salle à la disposition du locataire. Néanmoins, il arrive parfois que le locataire paie les frais de locations en deux tranches. Une à la réservation et la dernière tranche au moment de quitter la salle. Les modalités de paiement dépendent généralement de la convention entre vous en tant que bailleur et le locataire.

Pour finir, vous devez fournir au locataire le règlement d’utilisation. Il s’agit d’un document qui liste les règles que le locataire doit respecter lors de l’utilisation de la salle. Sans ce document, le locataire ne serait pas tenu de respecter des règles dont il n’a pas connaissance.