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Le guide complet pour un projet de location de salle rentable

Le pack complet pour une salle de réception

De nos jours, les fêtes d’anniversaire ou de mariage organisées dans le séjour ou le jardin ont laissé place à des événements planifiés et parfaitement millimétrés.

Pour assurer la réussite de ces événements, les consommateurs se tournent vers les organisateurs d’événement et n’hésitent pas non plus à louer une salle.

En effet, le marché de la location de salle ne s’est jamais aussi bien porté. Cependant, avant de se lancer dans cette activité, il faut être suffisamment préparé.

Quelles sont les étapes nécessaires au démarrage d’un projet de location de salle ?
Quelles sont les autorisations et réglementations en vigueur ?
Faut-il rédiger un business plan pour démarrer un projet de location de salle ?
Faut-il un statut juridique ?
Quelles sont les informations à retrouver dans un contrat de location de salle ?
Quelle TVA appliquer ?
Sur quel emplacement lancer son projet et quels tarifs appliquer ?
Quel budget prévoir pour la location d’une salle et quelles sont les dépenses ?
Comment réussir la logistique de sa salle de réception ?
Quel style choisir pour attirer des clients ?
Comment s’y prendre pour trouver ses premiers clients ?
Comment maximiser le taux de fréquentation de sa salle ?

Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.

Enfin, notez que notre équipe d’experts étudie régulièrement le marché de la location de salle. Ces derniers collectent des données, les analysent et les synthétisent. Pour profiter du fruit de leur heures de travail, téléchargez le pack complet pour un projet de location de salle de réception (business plan, étude de marché, prévisionnel financier et executive summary).

Quelles sont les étapes pour démarrer un projet de location de salle ?

Les principales étapes nécessaires au démarrage d’un projet de location de salle sont :

l’étude de marché de sa salle de réception : cette étape permet d’évaluer la concurrence et de définir son offre
– l’identification de sa cible : selon le type d’événement pour lequel on propose la salle, la cible peut être des particuliers ou des professionnels
– la rédaction d’un business plan pour sa salle de réception, afin de s’assurer de développer une activité rentable
– la déclaration de son activité et l’obtention des licences
– le choix de l’emplacement
– la recherche des actifs opérationnels à l’instar des meubles, du matériel d’animation, de la scène, de l’équipement audiovisuel
– la recherche de clients

Quelles autorisations pour faire de la location de salle de réception ?

La location de salle de réception répond à une réglementation stricte.

Tout d'abord il faut demander une autorisation pour mettre la salle en location.

Quand doit-on demander l’autorisation de mettre une salle en location ?

Cette demande d’autorisation doit intervenir 30 jours avant l’ouverture prévue de votre salle de réception en cas de travaux, de changement d’affectation, ou après une fermeture de plus de 10 mois. Elle doit être adressée au maire ou au préfet.

Quelles sont les étapes nécessaires ?

Pour l’ouverture de votre salle de réception, vous devez effectuer une demande d’autorisation expresse au niveau de la mairie.

Cette demande est ensuite examinée par une commission de sécurité au sein de la collectivité pour un contrôle de conformité des normes et règles de sécurité, d’aménagement et d’évacuation.

Si votre établissement fait partie des ERP de catégorie 1 à 4, cette commission effectue des visites à l’improviste dans vos locaux pour une meilleure appréciation des applications des normes.

Dans le cas où votre établissement est classé dans la 5e catégorie, c’est-à-dire sans locaux à sommeil, vous n’êtes pas soumis à ces visites de contrôle.

En fonction de l’avis de cette commission, le maire vous donne l’autorisation d’ouverture ou non. Dans le cas où c’est un refus, vous avez le droit de déposer un recours au niveau du tribunal administratif dans les 60 jours suivants la décision du maire.

Quelle est la réglementation pour louer une salle de réception ?

Les salles de réception de mariage, de conférence, de séminaire ou de tout autre événement sont considérées comme des ERP ou Établissements Recevant du Public.

Par conséquent, elles sont régies par la réglementation relative à ces types d’établissements. La finalité de telles mesures est d’assurer aux occupants les meilleures conditions de sécurité et d’évacuation en cas d’incendie.

Par ailleurs, ces règles doivent être appliquées rigoureusement. Celles-ci varient d’un établissement à un autre en fonction de :
– la dimension
– le mode de construction
– la capacité d’accueil
– la nature de l’exploitation

Les normes de sécurité et d’incendie pour sa salle de réception

Pour être conforme au règlement en matière de sécurité, une salle de réception doit respecter deux normes essentielles.

Premièrement, les normes concernant l’accessibilité du local.

En effet, une salle de réception doit avoir au minimum 2 issues de secours pour permettre une évacuation dans le calme en cas de sinistre.

En plus de leur nombre, les portes doivent être conçues dans des dimensions appropriées par rapport aux risques encourus en cas de sinistre.

Par ailleurs, un ERP doit être aménagé de façon à ce que les personnes handicapées puissent y circuler en toute sécurité.

De même, en cas d’incendie ou de sinistre, l’ERP doit être conçu de manière à ce que ces personnes en situation de handicap puissent être évacuées sans difficulté.

Par conséquent, les aménagements et les installations doivent être parfaitement adaptés à ces personnes (escalators, ascenseur, couloir, parking réservé aux personnes en situation de handicapé, etc.).

La norme qui concerne la sécurité incendie n’est pas en reste.

En effet, il est obligatoire qu’un ERP dispose de tous les équipements et installations nécessaires pour lutter contre un incendie, à savoir :
- extincteurs
- portes et cloisons coupe-feu
- 2 issus de secours au minimum
- des portes de secours dimensionnées pour évacuer facilement les occupants en cas de panique
- un système d’alarme

La conception de la salle de réception

Lors de la construction de votre salle, vous devez prendre en compte plusieurs éléments relatifs à la sécurité.

En effet, cela s’avère nécessaire afin d’assurer l’évacuation du public en cas de sinistre, et ce dans le calme.

Par ailleurs, la conception de votre salle doit être minutieusement réfléchie pour permettre aux secours d’accéder et d’intervenir facilement en cas d’incendie.

Ainsi, lors de la conception de votre salle de réception, vous devez faire en sorte que vos locaux soient :
- construits de manière à faciliter l’évacuation du public rapidement
- accessibles via le bord de la route ou via des espaces libres pour les secours
- équipés de deux portes sorties au minimum
- équipés d’espaces d’attente sécurisés pour mettre à l’abri et faire l’évacuation différée du public en cas de sinistre
- conçus avec des matériaux qui offrent une résistance au feu suffisante
- aménagés de manière à garantir la sécurité des occupants en cas de sinistre, notamment son isolation et la distribution des pièces intérieures

Les dispositifs d’alarme et d’évacuation incendie

Un ERP doit avoir à disposition des systèmes d’alarme, de surveillance et des équipements de secours afin de se prémunir des risques encourus lors d’un incendie.

Lors de l’installation de ces systèmes, vous devez absolument tenir compte des éventuels dangers qui peuvent se produire en cas de sinistre.

Par ailleurs, vos systèmes de sécurité doivent être adaptés à la taille de votre établissement.

Vous devez donc choisir vos dispositifs de sécurité en fonction de la nature de votre exploitation, de la taille de votre établissement.

Ces solutions sont exigées dans le seul but d’organiser l’évacuation de tout le public de l’établissement et surtout d’organiser les secours en cas d’incendie.

En outre, sachez que les autorités publiques et leur commission étudient les éventuelles difficultés pouvant se présenter lors d’une évacuation d’urgence. Ces études ont lieu juste après le dépôt de votre demande d’autorisation d’ouverture.

Notez également que cette commission a le pouvoir de vous demander des modifications au niveau de l’infrastructure. Par exemple, elle peut demander la création d’espaces d’attente pour chaque niveau.

Enfin, vous devez formaliser un plan concernant les dispositions et solutions à prendre si un incendie se déclare dans votre établissement. Ce plan est à inclure dans le dossier permettant de vérifier la conformité d’un ERP aux règles de sécurité. Lors de l’élaboration de ce plan, notez qu’il faut prendre en compte les handicaps et failles que peut présenter votre bâtiment en matière de sécurité.

La tenue de registre pour la location de votre salle

Selon la réglementation, tous les ERP sont obligés de tenir un registre de sécurité.

Ce registre doit contenir :
- toutes les vérifications techniques effectuées sur l’établissement
- toutes les formations, dont le personnel de votre salle de réception, ont suivi
- tous les travaux que vous avez réalisés

Depuis le 22 octobre 2017, les ERP neufs et situés dans un cadre bâti existant ont l’obligation de tenir un registre public d’accessibilité mentionnant les dispositions prises pour permettre à tous, notamment aux personnes handicapées, de bénéficier des prestations de l’ERP.

Les visites et contrôles

Au cours de l’exploitation de votre salle de réception, il est de votre obligation de demander à la mairie d’effectuer des visites de contrôle.

Cependant, notez que les équipes de la marie peuvent également effectuer des descentes de manière inopinée, sans que n’ayez à demander.

En général, la fréquence de ces contrôles varie en fonction de la catégorie de votre ERP.

Par exemple, si vous êtes classé comme un ERP de catégorie 1 ou 2, la fréquence des contrôles est de tous les 3 ans.

Si vous êtes d’une catégorie inférieure, notamment 4 ou 5, ces contrôles ont lieu tous les 5 ans.

Faut-il un diplôme pour louer une salle de réception ?

L'activité de location d'une salle de réception ne nécessite aucune qualification particulière.

Cependant, ce domaine d'activité exige le respect de certaines normes. Il implique également de nombreuses responsabilités.

Par conséquent, pour une activité de location d'une salle de réception, vous devez posséder certaines qualités :
Ainsi, pour une activité de location de salle de réception, vous devez disposer de certaines qualités :
- avoir un bon sens de l'organisation
- faire preuve d'amabilité et de convivialité, c'est-à-dire avoir un bon sens relationnel
- posséder des connaissances en matière de gestion
- connaître les différentes normes à respecter (sécurité, hygiène, etc.)
- se montrer disponible et flexible
- avoir une bonne capacité d'adaptation

À quelles assurances souscrire pour une salle de réception ?

La location d'une salle de réception est une activité réglementée par la loi. Il est donc indispensable de souscrire les assurances nécessaires à l'exercice de votre activité.

En tant que propriétaire de la salle de réception, vous êtes uniquement tenu de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle. Celle-ci vous permet d'être indemnisé en cas de dommages causés à la salle, au mobilier et au matériel lors de sa location. Elle vous couvre également en cas de dommages causés à des tiers.

Par ailleurs, vous devez souscrire une assurance habitation. Cette dernière couvre notamment :
-la responsabilité civile
-les dégâts au niveau des raccordements électriques
-les éventuels litiges avec les voisins et les tiers
-les dommages causés par les mauvaises conditions météorologiques
-les risques liés au terrorisme
-les incendies et les dégâts des eaux

Faut-il rédiger un business plan pour démarrer un projet de location de salle ?

La rédaction d’un business plan pour de la location de salle est une étape importante pour le démarrage du projet. Ce document tient lieu de feuille de route et permet d’évoluer plus sereinement dans son projet entrepreneurial.

Cette étape intervient après le choix de la cible et comporte notamment les étapes suivantes :
– l’analyse du marché
– la présentation de son entreprise : offres, services, les tarifs, etc.
– la nature des financements
– l’évaluation des besoins matériels et humains
– les prévisions financières
– la définition de sa stratégie marketing

Est-ce nécessaire d'établir une étude de marché pour un projet de location de salle ?

Une étude de marché est essentielle pour votre projet de location de salle.

Faire une étude de marché vous permet notamment de déterminer le profil des personnes qui pourraient être intéressées pour louer votre salle. Ainsi, vous pourrez adapter votre offre locative en fonction des attentes de vos potentiels clients.

En parallèle à cela, une étude de marché vous permet aussi d’estimer la taille du marché.

Lors de l’établissement de votre étude de marché, vous allez également évaluer les forces et les faiblesses des autres salles de réception de la région. Vous pourrez ainsi proposer des services annexes pertinents, qui vous feront vous démarquer de la concurrence.

Enfin, faire une étude de marché pour votre salle de réception est également signe de crédibilité pour votre projet. Effectivement, en réalisant une étude de marché, vous montrez à vos potentiels partenaires que votre projet est viable et pérenne. Vous serez alors plus susceptible d’obtenir des aides et des financements de la part d’organismes financiers, par exemple.

Faut-il un statut juridique pour de la location de salle ?

La location d’une salle ne nécessite pas de statut juridique spécifique.

Cela dit, si l’exploitant envisage d’effectuer des travaux immobiliers, il pourra alors créer son entreprise en tant que :

– Société à Responsabilité Limitée, en abrégé SARL
– SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) ou SAS (Société par Actions Simplifiée)
– SCI (Société Civile Immobilière)

Que doit comprendre un contrat pour la location d’une salle de réception ?

Le contrat de location d’une salle de réception est un document qui lie le propriétaire de la salle et le locataire.

Ce contrat contient des informations, telles que :
– les noms et coordonnées des deux parties
– la nature des locaux concernés par la location, ainsi que la nature des équipements inclus dans la prestation
– le coût de la location
– le mode de règlement
– la durée de la location
– le coût du dépôt de garantie

Quelle TVA pour de la location de salle ?

Selon l’article 261 du Code général des Impôts, les locaux non aménagés qui sont mis en location sont exonérés de TVA.

Cependant, la TVA est applicable à la location d’une salle si celle-ci présente le caractère d’un local aménagé. Dans ce cas, l’imposition de la taxe est déterminée selon la qualité du bien mobilier et de l’immobilier.

Selon le Conseil d’État, cela s’applique à tous les locaux « pourvus des aménagements nécessaires, c’est-à-dire de ceux sans lesquels l’exploitation commerciale à laquelle ils sont destinés n’est pas possible ».

Quel bien immobilier pour un projet de location de salle de réception ?

Pour choisir un bien immobilier en vue de l’utiliser en tant que salle de réception, le porteur de projet dispose de plusieurs options.

Selon le concept et l’orientation du projet, l’exploitant peut privilégier :
– un bâtiment en centre-ville
– un bâtiment en campagne
– un site touristique
– un château
– une ferme
– une maison atypique
– un domaine viticole
– le toit d’un immeuble

Quel emplacement pour un projet de location de salle de réception ?

L’emplacement idéal pour une salle de réception doit :
- permettre une bonne capacité d’accueil
- être facilement accessible pour les occupants et les différents prestataires
- desservir un axe routier ou autoroutier
- disposer d’un parking
- avoir du charme

Quels tarifs dois-je appliquer pour louer ma salle de réception ?

Le tarif à appliquer pour louer une salle de réception est fixé en fonction de certains critères.

Pour déterminer quel est le meilleur tarif, l’exploitant doit prendre en compte :
– les tarifs pratiqués par ses concurrents
– les besoins spécifiques de chaque client
– la qualité du bien proposé
– les coûts d’exploitation, notamment les charges locatives, les frais généraux, les frais d’entretien, etc.

Cette étude permet au propriétaire de fixer un tarif concurrentiel.

Quel budget de départ pour louer une salle de réception ?

L’investissement initial pour démarrer une activité de location de salle de réception se situe entre 30 000 et 200 000 €.

Une telle marge s’explique par la nature et l’emplacement du local sollicité.

D’autres éléments qui peuvent impacter le budget de l’investissement initial sont la capacité d’accueil et le type de bien immobilier contenu dans le local.

Quelles sont les dépenses pour un projet de location de salle de réception ?

Les dépenses à prévoir pour le lancement de son projet de location de salle de réception sont de deux types. Il s’agit en outre des dépenses récurrentes et des dépenses ponctuelles.

Parmi elles, on a :
– les charges locatives
– les charges fiscales
– les frais de maintenance
– le salaire du personnel
– le coût de la publicité
– l’aménagement du local
– l’achat du matériel d’animation, d’éclairage, de l’audiovisuel
– l’installation des systèmes de surveillance et de sécurité

Pour retrouver la liste des dépenses de démarrage pour la location d’une salle, vous pouvez les consulter dans notre prévisionnel pour une salle de réception.

Comment réussir la logistique de sa salle de réception ?

Réussir la logistique de sa salle de réception est nécessaire pour la bonne marche de son projet.

Pour cela, le porteur de projet doit s’entourer des bonnes personnes et savoir exactement ce qu’il veut.

Parmi les éléments à mettre en place, il faut notamment :
– réussir la distribution d’électricité, de l’eau
– choisir le bon emplacement pour la cuisine
– penser aux sanitaires
– prévoir plusieurs accès et sorties
– prévoir un parking sécurité
– penser au respect des mesures de sécurité en prévoyant des instituteurs, des alarmes à incendies, des portes antipanique
– penser à l’équipement pour le service traiteur

Quel style de salle de réception choisir pour attirer des clients ?

Miser sur un style épuré avec des couleurs neutres est la meilleure option lorsqu’il s’agit d’aménager et de décorer sa salle de réception. Grâce à la polyvalence de ce style, les clients pourront mieux s’identifier au lieu.

Par ailleurs, pour le choix des couleurs, il faut privilégier le blanc, le beige, le gris, ou même du vert. En effet, ces couleurs peuvent convenir au plus grand nombre. Pour un tel établissement, il est très important que le style corresponde à la clientèle visée.

Voici quelques éléments de base qui attireront toujours les clients :
– un lieu pittoresque, propice aux photos
– des équipements de qualité
– un endroit facilement accessible
– un mélange d’ancien et de modernité dans la décoration des lieux
– un style cohérent entre le bien immobilier, la décoration et la présentation générale de la salle
– des couchages pour la clientèle
– des commodités suffisantes vis-à-vis de la capacité d’accueil de la salle

Comment trouver les premiers locataires pour sa salle de réception ?

Pour trouver ses premiers clients, le gérant d’une salle de réception peut notamment :
– organiser une soirée d’ouverture ou un cocktail et en profiter pour inviter les médias, des célébrités, ou des influenceurs du domaine tels que les organisateurs de mariage, les traiteurs professionnels, etc.
– se servir des réseaux sociaux pour promouvoir la salle
– inscrire la salle sur des plateformes de réservation

Quelle stratégie marketing pour mon projet de location de salle ?

Pour obtenir plus de visibilité, le gérant d’une salle doit miser sur les plateformes digitales.

Par exemple :
– créer un site vitrine professionnel
– travailler le référencement de ce site pour qu’on puisse trouver facilement la salle lors d'une recherche sur Google
– mettre un module de réservation en ligne pour la salle
– proposer une visite en réalité virtuelle de la salle (pour les potentiels clients qui ne peuvent pas se déplacer pour visiter)
– gérer une page Instagram au nom de la salle, avec des photos des événements qui donneront envie aux abonnés de venir louer la salle
– imprimer des prospectus travaillés, et les distribuer dans les commerces et l’Office du tourisme de la région
– lister la salle sur des plateformes de réservation, et travailler les annonces afin d’arriver en tête de liste sur ces plateformes

Notre business plan pour une salle de réception contient une stratégie marketing détaillée.

Comment maximiser le taux d’occupation de sa salle de réception ?

Pour maximiser le taux d’occupation de sa salle de fête, l’exploitant doit :
– appliquer un tarif modulable (et donc plus abordable lors des périodes creuses)
– travailler le référencement du site de la salle de réception sur les moteurs de recherche
– avoir une politique d’annulation qui protège le gérant de la salle
– proposer une offre « tout-en-un » après avoir rassemblé un réseau de sous-traitants (traiteurs, Wedding Planners, musiciens, etc.)
– utiliser ces mêmes professionnels en tant qu’apporteurs d’affaires
– démarcher directement auprès des entreprises (qui auraient besoin de votre salle pour des séminaires)
– proposer sa salle pour des événements publics et associatifs (qui lui donneront de la visibilité)

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