Quels documents faut-il pour louer une salle de réception ?

Les documents pour louer une salle de réception

Vous disposez d'une salle de réception ? Vous souhaitez la louer ? Pourtant, vous ignorez quels sont les documents à réunir pour assurer sa location ?

Pour louer votre salle de réception, il est obligatoire de rédiger un contrat de location. Il vous faut également établir des états de lieux d'entrée et de sortie de la salle.

Il existe aussi d'autres documents, non obligatoires, mais recommandés pour ce type de location. Nous vous expliquons tout dans cet article.

Sachez également que nos experts mènent une veille active et constante sur ce marché. À fréquence régulière, ils collectent des données et les analysent. Le résultat de leur travail se retrouve dans le pack complet pour la location d’une salle.

1. Le contrat de location de salle

Le contrat de location est un document obligatoire pour louer votre salle de réception. En effet, c'est la pièce principale qui lie le bailleur (vous) et le locataire.

De ce fait, il doit mentionner toutes les informations relatives à l'occupation de votre salle de fêtes.

Le contrat de location de votre salle de réception doit contenir les éléments suivants :
- l'identité (ou la raison sociale) et l'adresse des deux parties (vous et votre locataire)
- les dates et les heures d'occupation de la salle
- le nombre d'invités prévu
- le type d'événement qui est organisé
- le prix de la location
- le montant du dépôt de garantie (ou de la caution) et ses conditions de restitution
- la description de la salle de fêtes : le nom, l’adresse, les équipements fournis, les parties accessibles, la puissance électrique des lieux
- les conditions d’annulation

Effectivement, cette liste n'est pas exhaustive. D'autres informations peuvent figurer dans le contrat de location de votre salle de réception.

Comme vous l'aurez sans doute constaté, le contrat de location décrit toutes les formalités relatives à l'utilisation de la salle.

Enfin, notez que le contrat de location doit être reproduit en deux exemplaires au moins et signé par vous et votre locataire. En cas de litige, on va se référer aux contenus de ce document.

2. Les états des lieux d'entrée et de sortie

Un état des lieux est un document qui sert d'inventaire pour votre salle de réception.

Selon la Loi Alur, il doit être effectué avant et après l'utilisation de l'espace.

Avant l'utilisation de la salle de réception, un état des lieux d'entrée est établi. Ce dernier décrit l'état de la salle et de ses équipements avant l'entrée du locataire.

À la fin de la location, un état de sortie est également réalisé. Celui-ci va comparer l'état du logement et de ses équipements à la fin de la location.

En cas de dégradation, les états de lieux d'entrée et de sortie vont définir qui doit prendre en charge les réparations.

Les états de lieux doivent être signés par les deux parties (vous et votre locataire).

Vous devez, notamment, avoir au moins deux exemplaires signés.

Voici des exemples d'informations qui doivent figurer dans l'état des lieux d'une salle de réception :
- le bon fonctionnement des points d'eau et des toilettes de la salle
- la propreté des lieux
- le bon fonctionnement des lumières et des appareils mis à la disposition du locataire
- l'état du mobilier de la salle de fêtes
- les défauts comme les traces ou encore les éraflures

3. Le règlement d’utilisation de la salle de réception

Le document dans lequel figurent les règlements d'utilisation de la salle n'est pas obligatoire. Cependant, nous vous recommandons de le fournir.

Votre locataire ne sera jamais tenu de respecter des règles dont il n'a pas connaissance. Établir un document de règlement d'utilisation va, avant tout, établir un rapport de confiance. Cela va aussi vous protéger de certains incidents.

Parmi les règlements que vous pouvez souligner pour l'utilisation de votre salle de réception, on peut évoquer :
- l'interdiction ou l'accueil des animaux de compagnie
- l'interdiction de fumer à l'intérieur de la salle de fêtes
- le respect de l'environnement
- l'utilisation des équipements mis à la disposition
- les feux d'artifice

4. L’attestation d’assurance pour protéger le propriétaire

Une attestation d'assurance vous protège des éventuels dommages occasionnés pendant l'utilisation de votre salle de réception. Il ne faut pas hésiter à réclamer ce document.

Une simple responsabilité civile pourra vous aider à avoir vos droits de réparation, mais l'assurance location reste le moyen le plus sûr.

L'attestation d'assurance remise doit contenir des informations comme le nom de l'assuré (votre locataire), son adresse ainsi que la salle assurée et sa localisation.

Cette attestation doit aussi mentionner la durée de l'assurance, les garanties souscrites ou encore l'éventuel capital assuré.

Les risques et la valeur éventuelle du capital à assurer doivent, toutefois, figurer dans le contrat de location de la salle.

5. Le chèque de location en guise d'acompte

La remise d'un acompte n'est pas obligatoire pour la location d'une salle de réception. Toutefois, de nombreux propriétaires en demandent au moment de la réservation.

Pour votre espace, vous pouvez opter pour un mode de paiement en deux fois. La première tranche est la remise d'un chèque en guise d'acompte. Le reste peut être encaissé au moment où le locataire vous remet les clés.

Vous pouvez adapter vos paiements selon le mode qui vous convient le mieux. Il existe, d'ailleurs, des propriétaires qui proposent des versements en plusieurs fois.

6. Le chèque de caution pour couvrir les éventuels dommages

La caution ou le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire au propriétaire. Le montant à vous couvrir des éventuelles dégradations ou d'un vol.

Pour une salle de réception, on peut évoquer le cas d'un matériel sonore abîmé, d'un robinet cassé, des objets de décoration disparus ou encore de verres manquants (si vous en fournissez).

La remise d'un chèque de caution n'est pas une pratique obligatoire pour la location d'une salle de réception. Mais vous pouvez le réclamer en le précisant dans votre contrat de location.

Le chèque de caution peut être encaissé, ou non, avant d'être rendu. La somme doit, par la suite, être retournée au locataire, si aucune dégradation n'a été constatée dans l'état de lieux de sortie.