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Louer une salle pour des séminaires : 5 étapes

Louer une salle pour des séminaires

Étape 1 : faire une étude de marché pour louer une salle de séminaire

Pour lancer une activité de location de salles de séminaire, il est impératif de commencer par la réalisation d'une étude de marché.

Elle vous permet non seulement de tester la demande, mais aussi de comprendre les attentes des clients.

À titre d'exemple, elle vous permet de répondre aux questions suivantes : Est-ce que la salle sera destinée aux grandes entreprises, souhaitant organiser des séminaires avec de nombreuses personnes et sur plusieurs jours ? Ou plutôt aux startups, avec de petites équipes, souhaitant de la flexibilité ? Ou encore aux associations, recherchant une salle à moindre coût ? Quels sont les types d'équipements recherchés par votre marché cible ?

En outre, ce document vous permet de comprendre le budget du marché cible afin de fixer des tarifs de location adaptés. Il vous permet également d'étudier les salles concurrentes, leur offre, les plateformes sur lesquelles elles sont répertoriées, la présentation de leurs annonces, les prix pratiqués et leurs équipements.

Enfin, l'étude de marché vous permet d'analyser le secteur global. Cela vous aidera à identifier les bonnes stratégies pour accroître le nombre de locations et à comprendre les facteurs de réussite du secteur. Elle vous permet aussi de vous familiariser avec les règles existantes pour vous assurer de démarrer sur de bonnes bases.

Étape 2 : faire un business plan pour mettre en location une salle de séminaire

La réussite de votre projet de location de salle de séminaire repose principalement sur le business plan.

En effet, ce dernier a pour but de vous aider à mieux comprendre les chiffres et les principaux indicateurs du marché de la location de salle de séminaire.Grâce à ce plan, vous pouvez définir une feuille de route et une stratégie de développement, pour la phase de construction et de rénovation, mais aussi pour la location de la salle.

Par ailleurs, ce document vous permet de réfléchir à votre marketing de manière à donner plus de visibilité à votre salle auprès des entreprises susceptibles d'en avoir besoin pour des séminaires, à augmenter le nombre de jours de location et donc la rentabilité globale.

Il vous permet d'établir un budget prévisionnel, accompagné de la liste des dépenses nécessaires pour disposer d'une salle fonctionnelle. En outre, il est possible de faire des prévisions de chiffre d'affaires, de coûts et de rentabilité.

Pour finir, le business plan facilite l'obtention de financements, puisqu'il servira de support à la présentation du projet à un partenaire financier.

Personnalisez le business plan pour une salle de réception pour réussir la mise en location de votre salle de séminaire.

Le business plan pour louer une salle de séminaire

Étape 3 : les normes et la réglementation pour mettre une salle de séminaire en location

Afin de proposer votre salle de séminaire à la location, vous devez, à l'exception d'une reprise d'entreprise, demander au préalable une autorisation au maire de la commune d'implantation.

Ensuite, l'autorisation est accordée ou refusée selon l'avis de la commission de sécurité et d'accessibilité. Cette commission analyse les plans, l'aménagement de la salle et effectue des visites inopinées pour vérifier l'état de la salle.

En cas d'avis positif, le maire délivre alors un arrêté municipal autorisant l'ouverture de la salle.

La demande d'autorisation d'ouverture est à effectuer au plus tard 1 mois avant l'ouverture prévue de la salle. Pour cela, vous devez fournir les documents suivants :
- l'attestation du maître d'ouvrage attestant de la réalisation des contrôles et vérifications techniques liés à la solidité
- l'attestation du bureau de contrôle, pour confirmer la réalisation du contrôle de solidité
- le rapport de vérification réglementaire après réalisation de travaux, établi par l'organisme de contrôle agréé
- le cas échéant, l'attestation d'accessibilité

Après l'avis de la commission, le maire peut alors prendre plusieurs décisions :
- prendre un arrêté d'ouverture, si la salle est conforme à la réglementation des ERP
- accompagner l'autorisation de quelques prescriptions, si la réglementation n'est pas respectée, mais que cela ne présente pas de réel danger
- rendre un arrêté d'ouverture et demander une garantie, si l'avis de la commission est défavorable
- adresser une lettre de mise en demeure, ordonnant la mise aux normes de la salle dans les plus brefs délais, si la législation n'est vraiment pas respectée

Si la salle nécessite des travaux, vous devez demander une autorisation spéciale, différente de la procédure d'ouverture. Celle-ci exige également une autorisation du maire et un avis de la commission.

Étape 4 : acheter des équipements pour mettre en location une salle de séminaire

Votre clientèle cible et la taille de la salle influencent l'aménagement et la présentation de la salle. Cette étape nécessite parfois des travaux de rénovation ou de décoration.

Pour cela, n'hésitez pas à contacter, ou à vous inspirer, des décorateurs d'intérieur et autres experts du "home staging", c'est-à-dire de l'aménagement intérieur de biens immobiliers.

Voici les équipements nécessaires pour une salle de séminaire fonctionnelle :

Le vidéoprojecteur : pour une salle de séminaire, le support audiovisuel est tout simplement indispensable. Ainsi, assurez-vous d'investir dans un vidéoprojecteur de qualité.

L'écran de projection : sans écran de projection, un vidéoprojecteur ne sert à rien. Là encore, vous devez vous assurer que la salle de séminaire dispose de cet équipement.

Les télécommandes de présentation : les fonctions de ces télécommandes ne se limitent plus à changer les pages du diaporama. En effet, certains modèles proposent le masquage des diapositives, l'affichage d'un écran blanc, etc.

La scène : les séminaires sont généralement caractérisés par plusieurs discours et présentations. Il convient donc de choisir un équipement à la fois léger et stable afin de s'adapter à toutes les situations.

Le matériel de mixage : il est indispensable de se doter d'une table de mixage, d'un bon amplificateur, d'un micro, d'un casque et de bonnes sorties pour disposer d'un son de qualité.

Les sièges : les séminaires durant plus d'une heure, il est conseillé d'investir dès le départ dans des chaises confortables et rembourrées.

Une bonne connexion internet : indispensable dans tout événement d'entreprise, une connexion internet permet de clarifier les éventuelles ambiguïtés. En effet, elle permet au client de justifier ses propos par des statistiques, des vidéos ou des données en ligne.

Les prises électriques : tous les équipements cités requièrent une bonne alimentation électrique. Ainsi, la salle de séminaire doit disposer de prises électriques pour alimenter les différents équipements.

Une machine à café et à eau : ce sont des équipements indispensables pour les séminaires. Ces équipements ne manqueront pas d'apporter une certaine convivialité qui renforcera la qualité de votre prestation.

Un bon système d'éclairage : une lumière naturelle et directe permet de mettre en valeur tous les projets et de faciliter la lecture des documents.

La climatisation : au milieu des gens, il est courant de se sentir peu confortable. Pour le confort des clients, dotez votre salle d'un climatiseur qui contrôle la température, la qualité de l'air et l'humidité.

Louer une salle pour des séminaires

Étape 5 : trouver des clients et locataires pour louer une salle de séminaire

Pour la location d'une salle de séminaire, vous devez prendre en compte les éléments de base qui permettent d'attirer les clients :
- un équipement de haute qualité
- un emplacement facilement accessible
- la présence d'un parking à proximité
- une cohérence de style entre l'immobilier, la décoration et la présentation générale de la salle
- des commodités suffisantes pour la capacité d'accueil de la salle

Par la suite, afin de trouver vos premiers clients, vous pouvez notamment :
- organiser une soirée d'ouverture et en profiter pour inviter les médias et certaines entreprises
- exploiter les réseaux sociaux pour faire la promotion de votre salle de séminaire
- enregistrer la salle sur des plateformes de réservation

Par ailleurs, pour bénéficier d'une plus grande visibilité, vous pouvez vous appuyer sur les plateformes digitales. À titre d'exemple, vous pouvez :
- développer un site vitrine professionnel pour votre salle de séminaire
- travailler le référencement de ce site, afin que les personnes puissent facilement trouver la salle lors des recherches sur Google et Google Maps
- mettre en place un module de réservation en ligne pour la salle
- gérer une page Instagram au nom de la salle et partager les photos des événements
- distribuer des dépliants travaillés aux entreprises et commerces locaux

Pour conclure, afin de maximiser le taux d'occupation de votre salle de séminaire, vous devez également :
- travailler le référencement du site internet de votre salle de séminaire sur les moteurs de recherche
- mettre en place une politique d'annulation qui protège le gestionnaire de la salle
- prospecter directement auprès des entreprises qui pourraient avoir besoin de votre salle pour des séminaires
- proposer votre salle pour des événements publics et associatifs qui lui apporteront de la visibilité

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