Modèle de devis gratuit : Excel, Word et PDF, 3 exemples remplis et un calculateur de prix

Votre business plan déjà rédigé et chiffré, prêt en une soirée

Business plans, prévisionnels et études de marché rédigés par secteur, prêts à adapter à votre projet.

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Télécharger le modèle de devis (Excel, Word, PDF), ses 3 exemples et le calculateur de prix

Tout est gratuit. Voici ce que vous téléchargez :

• Le modèle de devis (Excel) : lignes de prestations, total HT, remise, TVA à 5,5 %, 10 % et 20 %, total TTC, acompte et reste à payer, avec la mention de franchise de TVA si besoin.
• Le devis vierge (Word et PDF) : à compléter ou à imprimer, avec une page qui rappelle les mentions à ne pas oublier.
• Trois devis remplis (Excel) : électricien, décoratrice d'intérieur en micro-entreprise et traiteur.
• Le calculateur du prix de vente (Excel) : coût d'une heure, coût de revient, prix minimum et prix conseillé, pour chiffrer avant d'écrire le devis.

Avant de vous lancer, regardez comment s'y prennent un électricien, une décoratrice d'intérieur et un traiteur : trois devis remplis, gratuits en Excel.

Chiffrez avant d'écrire le devis : le calculateur du prix de vente part de vos coûts pour donner un prix minimum et un prix conseillé, gratuit en Excel.

La méthode pas à pas

1. Calculez votre prix d'abord. Coût de revient, temps passé, marge : un devis mal chiffré vous engage quand même.
2. Remplissez l'en-tête : vos coordonnées, celles du client, la date, un numéro et la durée de validité.
3. Décrivez la prestation ligne par ligne, avec une quantité, une unité et un prix unitaire HT. Mettez la main-d'œuvre et le déplacement sur des lignes à part.
4. Choisissez le taux de TVA de chaque ligne, ou indiquez que vous êtes en franchise de TVA.
5. Ajoutez la remise et l'acompte s'il y en a. Le modèle calcule le reste.
6. Indiquez la date de début et la durée des travaux ou de la prestation.
7. Envoyez, puis faites signer avec la mention « bon pour accord » avant de commencer.

Les mentions obligatoires d'un devis

Un devis doit indiquer :

• la date du devis ;
• le nom et l'adresse de votre entreprise ;
• le nom du client ;
• la date de début et la durée des travaux ou de la prestation ;
• le détail de chaque prestation, avec sa quantité et son prix unitaire ;
• la main-d'œuvre et les frais de déplacement, le cas échéant ;
• le total HT et le total TTC.

Deux cas particuliers. Si vous êtes entrepreneur individuel, ajoutez « EI » à côté de votre nom. Si vous êtes en franchise de TVA, écrivez « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Le modèle ajoute aussi des champs pratiques, comme le numéro du devis, sa durée de validité et les conditions de paiement. Certains métiers ont leurs propres mentions : la CMA ou votre fédération vous dira lesquelles.

Quand le devis est obligatoire

Pour beaucoup d'activités, le devis reste un choix. Il devient obligatoire avant d'intervenir pour les travaux et le dépannage à domicile, le déménagement, la location de voiture, l'optique et les services à la personne. Ailleurs, faites-en un dès que la prestation se discute ou dure : c'est votre meilleure protection en cas de désaccord.

Gratuit ou payant

Un devis est gratuit en principe. Vous pouvez le faire payer, par exemple quand il demande un déplacement ou une étude longue, mais à une condition : le client doit le savoir avant que vous le rédigiez. Annoncer le prix du devis en le remettant, c'est trop tard. Beaucoup de professionnels déduisent ensuite ce montant de la facture si le client accepte.

Un exemple : le devis d'un traiteur

Un cocktail dînatoire pour 80 personnes, commandé par une entreprise. Voici les lignes du devis :

Et les totaux :

Deux taux de TVA cohabitent : 10 % sur la nourriture et les boissons sans alcool, 20 % sur l'alcool, le service, la vaisselle et la livraison. Le modèle les sépare tout seul. Ce traiteur a aussi limité la validité à 15 jours : ses prix d'achat bougent vite, il ne veut pas rester lié trop longtemps.

TVA : un taux par ligne

Il existe trois taux courants : 5,5 %, 10 % et 20 %. Le taux dépend de ce que vous vendez, pas de votre métier. Un électricien qui rénove un logement peut facturer à 10 % sous conditions, quand un traiteur mélange 10 % et 20 % sur la même facture. Dans le modèle, chaque ligne a son taux et la TVA s'additionne par taux en bas du devis. En cas de doute, l'expert-comptable ou impots.gouv.fr tranchent.

En franchise de TVA, vous ne facturez pas de TVA du tout : le total TTC est égal au total HT et la mention de l'article 293 B du CGI apparaît. Dans le modèle, il suffit de répondre « Oui » à la case franchise.

Remise, acompte et validité

La remise s'applique au total HT, avant la TVA. Écrivez-la en clair plutôt que de baisser discrètement les prix unitaires : le client voit l'effort, et vous gardez votre prix de référence pour la suite.

L'acompte se calcule sur le total TTC et se paie à la signature. Il couvre vos achats de départ et confirme l'engagement du client. Écrivez bien « acompte » : le mot « arrhes » n'a pas le même effet et laisse au client une porte de sortie.

La validité, c'est la période pendant laquelle vos prix tiennent. Aucune durée n'est imposée : le modèle propose 30 jours, à raccourcir si vos coûts varient beaucoup. Passé ce délai, vous pouvez refaire un devis.

Une fois signé : le bon pour accord

Le client date, signe et écrit « bon pour accord » : le devis devient un contrat. Il vous engage sur le prix, le contenu et la durée. Vous ne pouvez plus facturer plus cher pour le même travail, même si vous vous êtes trompé dans vos calculs.

Si le devis ne donne aucun délai, vous devez exécuter la prestation au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat. Pour un client professionnel, le paiement se fait à 30 jours par défaut, 60 jours au maximum à compter de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. En cas de retard, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due.

Numérotation et avenant

Numérotez vos devis à la suite, par exemple D-0001, D-0002. Vous les retrouvez facilement, vous savez combien vous en avez signé, et la facture reprend le numéro.

Le client veut ajouter une prise, un plat, une pièce ? Ne changez rien à l'oral. Faites un avenant, un court document qui reprend le numéro du devis, décrit la modification et son prix, et que le client signe à son tour. Si les changements sont nombreux, refaites un devis complet.

Les mots à connaître

Où trouver les informations

• entreprendre.service-public.fr : mentions du devis, facturation et obligations de l'entreprise.
• economie.gouv.fr : fiches de la DGCCRF sur les devis obligatoires et les délais de paiement.
• impots.gouv.fr : taux de TVA et franchise en base.
• Bpifrance Création : guides pratiques pour lancer et gérer son activité.
• La CCI et la CMA : mentions propres à votre métier et modèles de documents.
• L'expert-comptable : taux de TVA d'une prestation mixte et numérotation de vos pièces.

Ce que regarde le banquier

Au moment de la création, des devis signés ou des demandes de devis montrent qu'il existe des clients. Le banquier regarde surtout si vos prix tiennent : le prix moyen de vos devis doit correspondre à celui de votre prévisionnel, et la marge doit couvrir vos charges.

• Les prix des devis sont-ils cohérents avec le chiffre d'affaires prévu ?
• Les acomptes prévus soulagent-ils la trésorerie de départ ?
• Les délais de paiement accordés aux clients sont-ils intégrés au besoin de trésorerie ?

Les erreurs qui font perdre de l'argent

• Un prix au doigt mouillé : une fois signé, le devis vous lie, même si vous avez oublié une ligne.
• Une description floue (« travaux divers ») : le client attend plus que ce que vous avez chiffré.
• Pas d'acompte : vous avancez le matériel et portez seul le risque d'annulation.
• Un mauvais taux de TVA : la différence sort de votre marge.
• Des modifications acceptées à l'oral, que le client refuse ensuite de payer.
• Commencer avant la signature : sans bon pour accord, rien ne prouve ce qui a été convenu.

Le devis sert à vendre. Pour lancer ou financer l'activité, le prévisionnel sur trois ans et le business plan rédigé se trouvent dans nos business plans et prévisionnels rédigés par secteur.

Ce que nous voyons dans les business plans de nos clients

• Le prix des devis n'apparaît nulle part dans le prévisionnel. Le chiffre d'affaires est posé en un seul montant annuel, sans lien avec un prix moyen par chantier ou par prestation. Le banquier ne peut pas le vérifier.
• Le temps de préparation des devis n'est pas compté. Visites, métrés, échanges : ce travail non facturé mange des heures que le prévisionnel suppose vendues.
• Tous les devis envoyés sont supposés signés. Le prévisionnel ne prévoit aucun devis refusé. Le chiffre d'affaires de la première année en sort gonflé.
• Les acomptes sont oubliés dans le plan de trésorerie. L'argent encaissé à la signature arrive pourtant avant les achats et allège les premiers mois.
• Le taux de TVA retenu est le même partout. Une activité qui facture à plusieurs taux voit sa marge mal estimée quand tout est calculé à 20 %.
• Les déplacements ne sont facturés ni chiffrés. Carburant, péage et temps de trajet disparaissent du devis comme des charges, alors qu'ils reviennent à chaque intervention.

Questions fréquentes

Un devis signé peut-il être annulé par le client ?

En principe, non. Signé avec « bon pour accord », le devis est un contrat qui engage les deux parties. Le client qui renonce sans motif sérieux peut devoir vous indemniser, et l'acompte versé n'est en principe pas remboursé. Il existe des exceptions, par exemple pour un contrat conclu au domicile du client ou à distance, qui ouvre un droit de rétractation au consommateur. Vérifiez votre cas sur economie.gouv.fr avant de garder un acompte.

Combien de temps un devis reste-t-il valable ?

Le temps que vous indiquez. Aucune durée n'est imposée : c'est à vous de la fixer et de l'écrire sur le devis. Le modèle propose 30 jours, et l'exemple du traiteur s'en tient à 15 jours parce que ses prix d'achat bougent vite. Passé ce délai, vous n'êtes plus tenu par vos prix et vous pouvez envoyer un nouveau devis.

Peut-on faire payer un devis ?

Oui, à condition que le client le sache avant que vous le rédigiez. C'est courant quand le devis demande un déplacement, des mesures ou une étude. Annoncez le prix par écrit, au moment de la demande. Beaucoup de professionnels le déduisent ensuite de la facture si le client signe, ce qui rend la demande plus facile à accepter.

Que faire si le chantier coûte plus cher que prévu dans le devis ?

Si le travail est le même, le surcoût est pour vous : le devis signé vous engage sur le prix. Si le client demande quelque chose en plus, ou si vous découvrez un problème qu'il fallait traiter, arrêtez-vous, expliquez la situation et faites signer un avenant avec le prix de la modification avant de continuer.

Faut-il numéroter ses devis ?

C'est très conseillé. Un numéro à la suite (D-0001, D-0002…) vous permet de retrouver chaque devis, de suivre ceux qui sont signés ou refusés, et de relier la facture au devis accepté. Le modèle Excel prévoit une case pour le numéro. Gardez la même logique d'une année sur l'autre, sans sauter de numéro.

Un devis accepté par e-mail vaut-il un devis signé ?

Un e-mail du client qui accepte clairement le devis est une preuve, mais elle se discute plus facilement qu'une signature. Le plus sûr : faire signer le devis, sur papier ou par signature électronique, avec la date et la mention « bon pour accord ». À défaut, demandez un e-mail qui cite le numéro et le montant du devis.

Quel acompte demander sur un devis ?

La loi ne fixe pas de pourcentage : c'est une négociation. Calez l'acompte sur ce que vous devez avancer, matériel et achats, et sur le risque d'annulation. Les trois exemples demandent 30 % ou 40 % du total TTC à la signature. Écrivez clairement « acompte » et le moment où le solde sera payé.

Comment appliquer une remise sur un devis ?

Ajoutez-la après le total HT, en pourcentage ou en montant, et calculez la TVA sur le total HT net. Le modèle Excel le fait tout seul : vous saisissez le pourcentage, il affiche la remise, le total HT net, la TVA par taux et le TTC. Une remise bien visible montre l'effort sans toucher à vos prix unitaires.

Que se passe-t-il si le devis n'indique pas de date de début ?

Sans délai indiqué, vous devez réaliser la prestation au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat. Mieux vaut donc toujours écrire une date de début et une durée, même approximatives (« semaine du… », « trois jours »). Ce sont d'ailleurs des mentions obligatoires, et elles évitent bien des appels de clients impatients.

Faut-il un devis pour un dépannage à domicile ?

Oui, le devis est obligatoire avant d'intervenir pour les travaux et le dépannage à domicile, comme pour le déménagement, la location de voiture, l'optique et les services à la personne. Remettez-le avant de commencer et faites-le signer. Pour une urgence, rédigez-le sur place, même court, avec le détail du prix.