Ouvrir une conciergerie privée : le guide complet

Nos experts ont réalisé un un pack complet pour une conciergerie privée, modifiable.

Qu'est-ce qu'une conciergerie privée?

Une conciergerie privée est une entreprise d'assistance personnelle qui offre à ses clients la possibilité de réaliser différentes tâches quotidiennes à leur place.

Il peut s'agir par exemple de trouver un plombier en cas d'urgence, d'attendre une livraison ou encore de récupérer un papier important. Ainsi, le principal objectif est de faciliter la vie des clients en leur économisant du temps.

Ce concept est similaire à celui d'une conciergerie d'hôtel de luxe, chargée de résoudre tous les problèmes pratiques, plutôt qu'à celui d'une conciergerie d'immeuble, chargée uniquement des parties communes et du courrier.

Notez que notre équipe d’experts mène une veille constante du marché de des conciergeries privées. Ces derniers collectent des données, les analysent et les mettent en forme. Tout le fruit de leur travail se trouve dans les documents du pack complet pour une conciergerie privée.

Quelles sont les prestations d'une conciergerie ?

En général, les services de conciergerie se divisent en trois catégories : les conciergeries régionales, les conciergeries d'entreprise et les conciergeries de luxe.

La conciergerie régionale

Les services proposés sont principalement généraux et localisés. Le concierge régional est chargé de trouver une solution à la requête du client, par exemple aider à l’organisation d’un événement local ou mettre en contact avec un professionnel de la région.

La conciergerie d'entreprise

Elle est mise à la disposition des employés, par le chef d'entreprise. Ces tâches peuvent se limiter au cadre professionnel (livraison de documents, organisation d’événements avec des collaborateurs, prestations pour un client, etc.) ou s'étendre sur le plan personnel (réservation au restaurant, blanchisserie, commande d’un taxi, etc.).

La conciergerie de luxe

C’est une conciergerie qui va prendre en charge des prestations très spécifiques. Généralement, elle est plus flexible et elle s’adapte à (presque) toutes les demandes du client. Une conciergerie de luxe va, par exemple, prendre en charge la réservation de billets d’avion, les transports longue distance, les séjours à l’étranger, etc.

Quelles compétences pour le personnel de votre service de conciergerie ?

Pour mettre en place un bon service de conciergerie, vous devez d’abord embaucher des concierges qui seront professionnels, fiables et organisés.

Dans l'idéal, ils doivent avoir la maîtrise de plusieurs langues, notamment le français et l'anglais (cela dépendra notamment de votre région d’implantation).

De plus, ces professionnels doivent faire preuve d’une bonne présentation et d’une bonne réactivité face aux demandes des clients.

Ouvrir une conciergerie privée : quels avantages et quels inconvénients ?

La création d'une conciergerie privée présente de nombreux avantages mais également des inconvénients.

Les avantages d'une conciergerie privée

Voici quelques-uns des avantages d'une entreprise de conciergerie :
- un concierge personnel a la possibilité de travailler depuis le confort de son domicile
- un concierge personnel peut très vite augmenter son revenu, en développant sa gamme de services
- ouvrir une conciergerie privée ne requiert pas d'expérience préalable, de certification ou de formation particulière
- un concierge peut recevoir des pourboires de la part de ses clients, ce qui augmente parfois considérablement ses revenus

Les inconvénients d'une conciergerie privée

Plusieurs inconvénients liés à la création d'une conciergerie sont à prendre en compte :
- un concierge personnel peut être confronté à des clients exigeants et difficiles à gérer
- les horaires de travail dépendent des demandes des clients et sont donc parfois imprévisibles
- certaines situations et certaines demandes peuvent créer un stress considérable

Faut-il un diplôme pour ouvrir une conciergerie privée ?

Pour ouvrir sa conciergerie privée, il n'est pas obligatoire de détenir un diplôme particulier.

Toutefois, il est fortement recommandé d'avoir une expérience en matière de prestation de services. Aussi, il est bienvenu de posséder des compétences et des notions relatives à la gestion d'entreprise.

Également, il peut être judicieux de déjà bénéficier d’un réseau de prestataires de services (laveries, restaurants, chauffeurs, livreurs, hôtels, compagnies aériennes, etc.). Ces acteurs vous aideront à démarrer plus rapidement votre projet.

Peut-on ouvrir une conciergerie privée en tant qu’auto-entrepreneur ?

Oui, il est possible d’ouvrir une conciergerie privée avec le statut d'auto-entreprise.

Ce statut présente de nombreux avantages, en particulier en ce qui concerne la création et la gestion de votre auto-entreprise (facilité, flexibilité et des délais généralement plus courts).

Toutefois, il faut savoir que ce statut vient avec une limite de chiffre d’affaires (176 200 € pour de la prestation de services).

Quelle est la réglementation pour créer une conciergerie privée ?

Comme nous l’avons mentionné plus haut, l’activité de concierge ne nécessite pas de diplôme particulier.

Néanmoins, il est impossible de proposer, au sein de la conciergerie, certaines prestations, sans formation préalable. Par exemple :
- il est possible de tenir la comptabilité d'une entreprise, mais la certification des comptes nécessite un diplôme d'expert-comptable
- il est possible d'acheter un chauffage ou un climatiseur pour un client, mais l'installation doit être faite par un technicien en chauffage ou en climatisation
- il est possible de réaliser de petits travaux pour un client, comme l'installation d'un écran ou des retouches de peinture, certains certains métiers sont réglementés (comme la maçonnerie)

Ainsi, toutes les prestations proposées par votre conciergerie doivent être conformes à la réglementation en vigueur.

Si vous pratiquez une activité réglementée sans autorisation, vous vous exposez à un risque juridique. De plus, votre compagnie d'assurance sera généralement déchargée de toute responsabilité.

Quelles assurances pour ouvrir une conciergerie privée ?

Le métier de concierge privé requiert une protection contre les risques professionnels. En exerçant votre activité, vous pouvez causer des dommages à un tiers ou à une entreprise. Ainsi, il est essentiel d'être couvert par une assurance.

L'assurance Responsabilité Civile Professionnelle

Cette assurance couvre les dommages causés à vos clients, prestataires de services, employés, concurrents et même aux associations de consommateurs ou d'entreprises qui peuvent agir dans le cadre de votre activité.

L'assurance Responsabilité Civile Exploitation

Cette assurance, également appelée Responsabilité Civile Générale, ne couvre que les dommages causés dans le cadre de l'activité habituelle de l'entreprise. Elle complète l'assurance Responsabilité Civile Professionnelle.

La garantie défense-recours

Il s’agit d’une garantie d'ordre juridique. Ce type de garantie permet de couvrir les frais nécessaires lors d’une procédure judiciaire, dans le cas où vous rencontrez un litige avec un client ou un prestataire de services.

Faut-il faire un business plan pour ouvrir une conciergerie privée ?

Le secteur de la conciergerie est très vaste et la possibilité de prestations à offrir est illimitée. Ainsi, il est nécessaire de structurer votre projet, notamment à l’aide d’un business plan pour votre conciergerie.

Le business plan correspond à la présentation détaillée et chiffrée de votre projet de création d'entreprise.

Ce document vous permet de mieux connaître le marché de la conciergerie privée, en général. Il vous permet de vous assurer que votre projet est financièrement solide et d’établir un budget de démarrage, avec une liste détaillée des dépenses.

En outre, le prévisionnel financier de votre conciergerie vous aide à prévoir votre chiffre d'affaires, vos coûts et votre rentabilité.

Enfin, le business plan est utile lors de la recherche de financement. En effet, ce document sera nécessaire pour présenter votre projet aux banques ou aux investisseurs.

Faut-il faire une étude de marché pour ouvrir une conciergerie privée ?

Oui, pour ouvrir une conciergerie privée, vous devez commencer par la réalisation d'une étude de marché.

Celle-ci vous permet de valider l'existence d'une demande (potentiellement non satisfaite) dans la zone d'implantation. Elle permet également de mieux comprendre les attentes des clients.

De plus, cette étude vous permet d'étudier le marché de la conciergerie, au niveau local, et de comprendre son fonctionnement.

L’étude de marché de votre conciergerie donne l’occasion de faire une analyse des conciergeries concurrentes, de leurs forces et de leurs faiblesses. Cela permettra de mieux positionner votre offre de conciergerie sur le marché.

Quel budget pour créer un service de conciergerie ?

En règle générale, la création d'une conciergerie privée nécessite un budget prévisionnel compris entre 10 000 et 150 000 euros.

Toutefois, il faut savoir que ce budget peut varier en fonction de nombreux facteurs :
- si vous décidez d’occuper un local (ou non)
- si vous décidez de recruter de nombreux collaborateurs (ou non)
- si vous décidez d’allouer un fort budget pour la communication à l’ouverture (ou non)
- si vous rémunérez vos prestataires dès le départ (ou non)

Pour estimer facilement, et avec exactitude, votre budget de départ, utilisez le prévisionnel financier pour une conciergerie privée.

Quelles sont les dépenses du budget prévisionnel d'une conciergerie privée ?

Les dépenses à prévoir lors de la création d’une conciergerie privée peuvent être :
- l’acquisition ou la location d’un local (et, dans ce cas, un dépôt de garantie)
- le coût des travaux et de l'aménagement du local
- l'achat du mobilier et de la décoration nécessaires
- les frais d'établissement classiques, tels que la rédaction des statuts
- les frais des diverses assurances
- les honoraires de l'expert-comptable
- la rémunération des assistants et des collaborateurs
- l'achat de véhicules pour les déplacements des collaborateurs
- le budget marketing nécessaire au lancement de votre activité
- le remboursement de l'emprunt, si vous en avez obtenu un pour financer votre conciergerie

La liste détaillée (et modifiable) des investissements nécessaires à l’ouverture d’une conciergerie privée, ainsi que leur montant, se trouve dans le prévisionnel financier pour une conciergerie privée.

Peut-on ouvrir un service de conciergerie 100 % en ligne ?

Il est tout à fait possible d'ouvrir un service de conciergerie privée exclusivement en ligne.

En effet, la transformation digitale de la société et les nouvelles habitudes de consommation ont favorisé cette initiative.

Un service de conciergerie en ligne est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et de n'importe où. De plus, il permet de gagner du temps et de la productivité dans la gestion des services, puisque toutes les informations sont souvent centralisées dans un même outil.

Quel est l'emplacement idéal pour une conciergerie privée ?

Cette question ne concerne que les conciergeries privées qui décident d’avoir un local.

Si le local n'est pas destiné à recevoir des clients, il est possible d'opter pour un emplacement excentré et éventuellement moins coûteux. Cependant, il faut savoir qu'un emplacement visible ou à forte notoriété représente souvent un atout non négligeable.

Si le local est destiné à recevoir les clients, il est préférable que celui-ci soit situé au plus proche des derniers (dans un rayon de moins de 10 kilomètres).

Vaut-il mieux ouvrir une conciergerie privée en indépendant ou en franchise ?

Pour ouvrir une conciergerie privée, vous avez le choix entre exercer en tant qu'indépendant ou rejoindre une franchise. Chacune de ces options présente des avantages et des inconvénients.

Les avantages d'une conciergerie privée indépendante

- vous ne payez pas de redevance à la franchise lors de l’ouverture
- vous bénéficiez de l'intégralité du chiffre d'affaires, chaque mois, sans devoir verser au franchiseur 5 à 20 % des revenus
- vous jouissez d’une flexibilité et une autonomie beaucoup plus importantes
- vous n'êtes pas tenu de suivre les règles du franchiseur
- vous avez la liberté de fixer vos propres prix et de choisir vos propres marges
- vous vous protégez d’un risque de conflit et d'accord contractuel avec une entité mère
- vous avez plus de facilité pour revendre votre entreprise

Les avantages d'une conciergerie privée franchisée

- vous bénéficiez d’une réduction des coûts de démarrage, grâce à l'aide fournie par la franchise
- vous avez la possibilité d'obtenir des financements avec plus de facilité
- vous démarrez plus rapidement, grâce à l'assistance de la franchise
- vous rencontrez des risques limités, puisque vous êtes conseillé et accompagné
- vous pouvez profiter d'une formation en gestion d'entreprise
- vous jouissez potentiellement d'une image de marque déjà bien établie sur le marché
- vous accédez aux données du marché et aux dernières tendances du secteur fournies par la société mère
- vous subissez moins de stress, car vous avez le sentiment d'être encadré

Qui sont les clients d’une conciergerie privée ?

Selon le type de conciergerie privée, on rencontre différentes catégories de clients.

Tout d'abord, il y a les clients qui sont généralement des personnes occupées et qui ont les moyens financiers d'engager vos services. Ces personnes ont généralement besoin d’assistance pour les tâches de la vie quotidienne.

Dans les autres catégories, il y a les personnes âgées, dont les capacités sont limitées. Elles ont également besoin d’aide pour les actes de la vie quotidienne.

Certaines entreprises (généralement de taille importante) proposent parfois des services de conciergerie à leurs employés. Dans ce cas, les prestations sont souvent de la prise de rendez-vous, de la réservation de repas dans des restaurants ou encore des services de blanchisserie.

Quelles sont les prestations généralement demandées à une conciergerie privée ?

Parmi les services les plus demandés à une conciergerie privée, on trouve :
- réserver un trajet en taxi
- organiser un séjour dans une destination
- réserver un créneau horaire pour un loisir spécifique
- trouver un hébergement spécifique
- réserver une table à un restaurant
- organiser un événement
- obtenir des billets pour un événement
- faire appel à un baby-sitter
- réserver les services d’un chef de cuisine
- faciliter certaines démarches administratives (comptabilité, documents juridiques, etc.)
- assurer certains services immobiliers (encaissement de loyers, visites de locataires, etc.)

Auparavant, les conciergeries privées se destinaient à une clientèle aisée, et les prestations étaient donc limitées. Aujourd’hui, elles s’adressent à une catégorie plus large de la population. Ainsi, la gamme des prestations proposées s’est élargie.

Quel concept pour réussir l'ouverture de son service de conciergerie ?

Pour assurer le succès de votre conciergerie privée, voici ce que vous pouvez mettre en place.

Une conciergerie 100 % en ligne

Le développement d'une activité en ligne vous évite les contraintes d'une conciergerie physique. En effet, cela vous évite, par exemple, de vous installer dans des zones commerciales qui demandent des loyers élevés.

Une large gamme de services

Une large gamme de services vous permet de satisfaire un plus grand nombre de besoins et donc de clients. En effet, plus vous vous adaptez aux besoins de votre marché cible, plus vous avez de chance de le satisfaire et de le fidéliser.

Les services à domicile

Avec leurs programmes chargés, les clients des conciergeries manquent souvent de temps pour les tâches ménagères. Par conséquent, la gestion de petits services à domicile peut s'avérer très bénéfique pour ces derniers.

Les services de luxe

Les personnes aisées représentent souvent la principale clientèle des services de conciergerie. Ainsi, proposer des services de luxe (comme la réservation d’un hélicoptère, la gestion de A à Z d’un séjour à l’étranger, l’achat de places en loge pour un événement sportif, etc.) est une initiative pertinente.

Plusieurs canaux de réservation

Pour toucher davantage de clients, vous pouvez proposer vos services via différents canaux : votre site web (avec un module de réservation en ligne), à travers des agences partenaires (qui vous recommanderont) ou encore en démarchant des entreprises (qui proposeront vos services à leurs employés).

Une réactivité exemplaire

Dans le secteur de la conciergerie privée, vous devez souvent vous adapter à des situations inhabituelles et imprévues. Ainsi, votre rapidité, flexibilité et adaptabilité vous permettront de proposer un service satisfaisant à vos clients.

Comment attirer des clients quand on a une conciergerie privée ?

Le succès de votre conciergerie dépend principalement du nombre de vos clients. Ainsi, il est essentiel d'adopter la bonne stratégie afin d'attirer une nouvelle clientèle.

Tout d'abord, vous pouvez créer un site web professionnel et travailler son référencement auprès des moteurs de recherche (il faut qu’il apparaisse en premier lorsque vos clients potentiels recherchent des services de conciergerie).

Pour ce faire, il faut créer du contenu sur votre site, en employant les bons mots-clés. Qu’est-ce qu’un bon mot clé ? C’est un mot clé qui sera potentiellement utilisé par vos prospects lorsqu’ils font des recherches sur internet.

Par exemple, si vous êtes implanté dans la région de Dijon et que vous proposez un service de blanchisserie, il faut publier des articles de blog contenant des mots clés comme : “Dijon”, “Bourgogne”, “blanchisserie, “pressing”, “nettoyage de literie”, “pressing veste de costumes”. Ainsi, si un de vos potentiels clients tape “blanchisserie Dijon” sur Google, il aura plus de chances de voir apparaître le site de votre conciergerie privée en haut des résultats de moteur de recherche .

En outre, vous pouvez aussi proposer vos services en répondant à des petites annonces sur internet, en rapport avec vos prestations. Vous pouvez aussi référencer votre conciergerie dans des annuaires spécialisés.

Pour finir, la publicité en ligne (de type Google Ads ou Facebook Ads) est à privilégier. Cette dernière vous permettra de cibler vos potentiels clients avec précision.

Quelle stratégie marketing pour une conciergerie privée ?

Pour une conciergerie privée, la mise en place d'une bonne stratégie marketing (comme celle qu’on retrouve dans notre business plan pour une conciergerie) permet d'acquérir et de fidéliser les clients.

Pour le marketing de votre conciergerie privée, plusieurs initiatives s'offrent à vous:
- une présence active en ligne et sur les réseaux sociaux
- le recours à la publicité en ligne (Facebook Ads et Google Ads), en visant votre public cible
- l'achat d'une base de contacts et la mise en place d'une campagne de courriels
- la création de partenariats avec des événements professionnels ou des comités d'entreprise
- la mise en place d'un programme de parrainage, pour favoriser le bouche-à-oreille
- la prospection par téléphone ou sur des salons professionnels
- la distribution de flyers dans les centres commerciaux, les supermarchés, etc.
- l'adhésion à des groupes Facebook regroupant des clients potentiels

Comment choisir les tarifs pour son activité de conciergerie ?

Les tarifs de vos services de conciergerie privée influencent votre positionnement sur le marché ainsi que votre chiffre d'affaires.

Pour étudier différents tarifs et voir dans quelle mesure cela influence le revenu généré par votre conciergerie ainsi que sa rentabilité, vous pouvez modifier les hypothèses du prévisionnel financier pour une conciergerie privée.

Si vos tarifs sont trop faibles, vous aurez du mal à générer des profits sur le long terme. Cela peut compromettre la survie de votre activité.

À l'inverse, s'ils sont trop élevés, vous aurez du mal à attirer les clients et donc à générer du chiffre d’affaires.

Pour déterminer les prix et tarifs de votre conciergerie privée, vous pouvez :
- décider de facturer un tarif horaire pour les clients ponctuels
- proposer un abonnement mensuel pour les clients réguliers
- proposer un tarif inférieur à la concurrence si vous souhaitez obtenir rapidement des clients
- proposer un tarif supérieur à la concurrence si vous souhaitez vous positionner sur un segment haut-de-gamme

Quel chiffre d'affaires moyen pour une conciergerie privée ?

D’après ce que nous avons pu observer, le chiffre d'affaires d'une conciergerie privée est compris entre 85 000 et 200 000 euros.

Cependant, il faut préciser que de nombreux facteurs peuvent faire varier ce montant :
- l'embauche ou non d'une équipe de concierges
- le positionnement de la conciergerie, et donc les tarifs proposés
- la gamme des prestations proposées
- les différents types de clientèle visés
- la proposition, ou non, de formules d'abonnement
- la région d’implantation de la conciergerie privée

Pour estimer précisément le chiffre d’affaires de votre projet, tout en étant guidé, utilisez le prévisionnel financier pour un service de conciergerie.

Quelles sont les charges courantes d'une conciergerie privée ?

L'ouverture d'une conciergerie privée implique de nombreuses dépenses courantes :
- les dépenses en matière de marketing, en particulier pour trouver les premiers clients
- les charges du personnel, dans le cas où vous travaillez en équipe
- les frais administratifs classiques, liés au fonctionnement de l'entreprise.
- les éventuelles commissions des prestataires
- le remboursement d'un éventuel prêt
- les frais des divers impôts et taxes

Vous retrouverez l’ensemble des charges du compte de résultat dans le prévisionnel financier pour un service de conciergerie.

Comment améliorer la rentabilité de son service de conciergerie ?

La conciergerie privée étant une entreprise de prestations de services, le coût humain est le plus important. En effet, il représente généralement entre 35 % et 65 % du chiffre d'affaires.

Pour avoir une conciergerie rentable, il est important de pouvoir traiter un volume important de demandes, tant en nombre qu'en valeur.

Pour ce faire, il faut disposer d'une équipe de concierges qualifiés. Également, il faut automatiser certaines tâches, afin de maximiser la productivité des opérations.

En outre, il est indispensable de fidéliser la clientèle. En effet, en continuant à travailler avec les mêmes clients, il n'est plus nécessaire de les persuader de la qualité de vos prestations de conciergerie. La phase de prospection et d'argumentation étant déjà faite, vous économiserez un temps considérable.

Pour finir, une fois votre réputation établie et votre travail reconnu, vous pouvez augmenter progressivement le prix de vos prestations de conciergerie. Par ailleurs, si vous êtes le seul à proposer certains services de niche, vous pourrez fixer librement vos tarifs et donc vos marges bénéficiaires.

Comment financer une conciergerie privée ?

Afin de rassembler le capital nécessaire à la création de votre conciergerie privée, vous disposez de nombreux moyens.

Notez bien que, pour convaincre les acteurs suivants de la solidité de votre projet, vous devez leur présenter un solide business plan pour votre service de conciergerie.

Dans un premier temps, on peut citer les Aides Publiques. Ces dernières sont des dispositifs de soutien mis en place par l'État et les régions, le plus souvent en partenariat avec diverses institutions.

Par exemple, il existe l'Aide à la Reprise ou à la Création d'Entreprise (ARCE) qui est une aide versée par Pôle Emploi. Grâce à cette aide, l'entrepreneur bénéficie d'un capital de 45 % du reliquat de ses allocations chômage.

Il existe également le Nouvel Accompagnement à la Création ou à la Reprise d'Entreprise (NACRE). À travers cette aide, le créateur d'entreprise bénéficie d'un accompagnement au niveau du montage du projet, de la structuration financière et du démarrage de l'activité. Quant au montant de l'aide, il varie entre 1 000 et 8 000 euros.

Outre les aides publiques, on trouve les initiatives privées ou mixtes destinées aux porteurs de projets. Parmi celles-ci, on peut citer les prêts d'honneur et les concours. Il faut noter que l'État et les établissements publics sont également en mesure d'organiser des concours.

Pour finir, certains organismes proposent des aides à caractère non financier. Par exemple, il peut s'agir de formations ou encore de séances de coaching.