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Comment réussir l'ouverture et le business plan de son agence événementielle ?

Le business plan d'une agence événementielle

En France, le marché de l’événementiel tient une place importante.

La cible B2B permet notamment aux agences événementielles de générer des profits intéressants. En effet, les événements inter-entreprises représentent plus de 1 000 milliards d’euros de dépenses directes et attirent 1,5 milliard de participants dans le monde. Au programme : séminaires, conférences voyages et événements de team buildings.

On observe également de nouvelles tendances, comme les réseaux sociaux, qui occupent une place de plus en plus importante dans l'événementiel.

Les clients veulent des événements retransmis sur Instagram, Facebook ou encore TikTok. Cela leur permet notamment d’interagir avec leur communauté.

Également, les clients veulent vivre des expériences insolites qu'ils n’ont jamais vécu auparavant. Ainsi, les agences événementielles se doivent de proposer des offres innovantes.

Un bon business plan pour votre agence événementielle vous permettra de réfléchir à une stratégie pérenne.

C'est également un document qui est nécessaire pour obtenir un financement.

Que doit contenir le business plan d’une agence événementielle ?
Comment mettre sur pied un budget prévisionnel pour votre agence événementielle ?
Quel chiffre d’affaires votre agence événementielle peut-elle générer ?
Comment prouver que votre projet est viable, financièrement ?
Que doit contenir la partie financière du business plan d’une agence événementielle ?

Voici les réponses à ces questions.

La présentation du business plan d’une agence événementielle

Est-ce nécessaire de faire un business plan avant d'ouvrir une agence événementielle ?

Oui, mettre sur pied un business plan avant d’ouvrir votre agence événementielle vous permettra d’atteindre plusieurs objectifs.

Le business plan permet d’identifier vos segments de clientèle, de cerner les besoins de votre marché cible et de construire une proposition de valeur convaincante pour votre agence événementielle.

En construisant votre business plan, vous pourrez notamment étudier les agences concurrentes, identifier les éléments de succès de ce type d’entreprise et trouver des atouts concurrentiels pour votre propre agence événementielle.

La rédaction de ce document vous donnera également l’occasion de vous informer sur les nouvelles tendances du secteur et d’analyser la globalité du marché des agences événementielles.

Enfin, il permet de construire un plan de développement pour votre agence événementielle, tout en mettant sur pied une stratégie marketing efficace.

Enfin, il permet de prouver à une banque que votre projet est solide et rentable.

Notre modèle de business plan pour une agence événementielle permet de remplir tous ces critères.

Comment se structure le business plan d’une agence événementielle ?

Voici les 5 parties que l’on retrouve dans notre business plan pour une agence événementielle.

Tout d’abord, il y a la partie “Opportunité de Marché”, qui donne l’occasion de présenter des chiffres, des données et des tendances du marché.

Puis on retrouve la partie “Présentation du Projet”, qui va servir à expliquer en quoi consiste le projet.

Ensuite, il y a la partie “Étude de Marché”, qui permet de présenter les concurrents, les segments de marché, l’analyse SWOT, etc.

La partie “Stratégie” permet, elle, de dévoiler un plan qui permettra à votre agence événementielle d'être rentable.

Enfin, la partie “Finances”, qui est le support pour l’analyse financière de votre agence événementielle.

Le business plan d'une agence événementielle

Notre business plan pour une agence événementielle contient des données mises à jour 2 fois par an

Quels éléments inclure dans le business plan de son agence événementielle ?

Pour présenter un projet de création d’une agence événementielle, il faut principalement :
- montrer que votre projet d’agence événementielle présente des avantages concurrentiels
- présenter une stratégie pour optimiser la rentabilité de votre agence événementielle
- prouver que le seuil de rentabilité peut être facilement atteint
- exposer un plan financier complet
- expliquer comment vous allez signer vos premiers clients
- démontrer comment vous allez délivrer de la valeur à vos segments de marché

Notre business plan pour une agence événementielle respecte toutes ces étapes.

Quel est le business model d’une agence événementielle ?

Le business model, ou modèle économique, d’une agence événementielle est la vente de prestations liées à l’événementiel, pour des particuliers (B2C) ou des entreprises (B2B).

Selon le type d’agence événementielle, les prestations varient.
Presque toutes vont s’occuper de l’organisation d'événements, avec la mise en place d’un budget prévisionnel. Certaines s’occupent également de la prise en charge des campagnes publicitaires ainsi que des négociations avec des prestataires.

Le business model de votre agence événementielle devra être expliqué à travers le Business Model Canvas, qui est une partie du business plan.

Notre business plan pour une agence événementielle contient un Business Model Canvas, qui présente en effet le modèle économique d’une agence événementielle.

Comment faire l’étude de marché d’une agence événementielle ?

Vous devez y inclure les bons éléments, présentés de la bonne façon.

Dans la partie “Étude de Marché” de notre business plan pour une agence événementielle, on retrouve notamment :
- des données récentes sur le marché de l’événementiel
- les dernières tendances du secteur
- les différents segments de clientèle pour une agence événementielle
- la matrice SWOT d’une agence événementielle
- un modèle d’étude de concurrence pour ce type d’activité
- les avantages concurrentiels que peut construire une agence événementielle

Les points essentiels du business plan d’une agence événementielle

Quel positionnement pour votre agence événementielle ?

Comme les agences événementielles ne sont généralement pas assez spécialisées, choisir un segment spécifique dans lequel agir peut être une bonne idée pour démarrer.

Parmi les positionnements possibles, il y a les anniversaires, les séminaires de petites entreprises, les événements sportifs, l’organisation de spectacles, les événements liés au digital, etc.

Montrez que vous n’avez pas choisi votre marché et votre positionnement au hasard.

Notez enfin qu’il est essentiel d'adapter la communication ainsi que la politique tarifaire de son agence événementielle en fonction du positionnement choisi.

Quel concept pour réussir son agence événementielle ?

Pour réussir, il est essentiel qu’une agence événementielle comprenne les besoins et les objectifs de ses clients.

Par ailleurs, la créativité fait partie des points forts qu’une agence doit disposer. Cela permet de refléter l’image et les valeurs de l’entreprise qu’elle représente pendant l’évènement.

L'événementiel digital domine le marché actuellement. Cette tendance est suscitée par l’engouement des partages sur les réseaux sociaux.

En effet, un événement réussi génère de la viralité sur les réseaux sociaux et des retombées positives pour les organisateurs.

Les organisateurs (les agences événementielles) doivent ainsi s’adapter à cette tendance en proposant des événements plus participatifs et interactifs à leur clientèle.

En tant qu’agence événementielle, vous pouvez également voir cela comme une opportunité de marketing gratuit : les clients qui relaieront du contenu en rapport avec les événements en feront indirectement la promotion.

Notez aussi que les clients d’aujourd’hui veulent vivre des expériences technologiques. L’intelligence artificielle et la réalité virtuelle font partie des technologies qui se sont introduites sur les événements les plus novateurs.

Les clients de l’événementiel veulent également vivre des expériences uniques et découvrir de nouvelles sensations. L’organisation d’évènements dans des endroits insolites est très demandée actuellement.

Vous voulez connaître les autres tendances du secteur de l’événementiel ? Retrouvez-les dans notre business plan pour une agence événementielle.

Comment analyser les agences événementielles concurrentes ?

Présentez les points faibles de vos concurrents.

La plupart des agences événementielles ont du mal à s’adapter efficacement aux besoins des entreprises en proposant des événements classiques, sans personnalisation.

Par ailleurs, comme nous l’avons mentionné plus haut, les agences ne sont pas assez spécialisées, ce qui laisse un grand manque à gagner sur le marché.

De même, la plupart des agences événementielles ne travaillent pas assez leur présence en ligne : elles comptent principalement sur le bouche à oreille pour accroître leur portefeuille client.

Dans le business plan de votre agence événementielle, vous devez pointer ses faiblesses (et d’autres) chez vos concurrents, et les utiliser comme des opportunités à partir desquelles vous pouvez construire une proposition de valeur plus satisfaisante et donc des avantages concurrentiels durables.

Quelle stratégie marketing pour une agence événementielle ?

Construisez une solide stratégie marketing pour assurer la pérennité de votre agence. En effet, la communication est la clé de voûte de toute agence événementielle qui réussit.

Il faut être visible et s’imposer sur le marché pour se démarquer. Il est donc crucial, par exemple, d’avoir un site internet qui présente de façon efficace votre offre.

Le bouche-à-oreille occupe également une place prépondérante dans l’événementiel, mais il ne faut pas s'arrêter là. Il y a d'autres canaux de communication sur lesquels vous pouvez investir.

Par exemple, vous pouvez envisager des partenariats avec des entreprises qui touchent la même audience.

Quoi qu'il en soit, votre stratégie marketing doit être correctement expliquée, comme nous l’avons fait dans le business plan pour une agence événementielle.

La partie financière du business plan d’une agence événementielle

Comment calculer le chiffre d’affaires de son agence événementielle ?

Il faudra en effet présenter des prévisions de revenu cohérentes et pertinentes dans le business plan de votre agence événementielle.

Pour ce type d’activité, vous générez des revenus en vendant des prestations liées à l’événementielle, à des clients B2B ou B2C.

Le début de votre analyse débute par l'identification d'un panier moyen par transaction.

Après avoir réalisé de nombreux business plans pour des agences événementielles, nous avons constaté que le revenu moyen par client était souvent situé entre 5 000 et 10 000 euros. Bien entendu, cela dépend de plusieurs facteurs.

Maintenant, et c'est un petit plus difficile, il faut trouver le nombre de transactions que vous pourriez potentiellement réaliser. Lors des premiers mois, ce nombre ne devrait pas être trop élevé : vous mettre du temps à remplir le carnet de commandes de votre agence événementielle.

Toutefois, le nombre d’événements organisés et de prestations vendues augmenteront les mois d'après (grâce, notamment, à vos efforts en marketing et communication).

Un chiffre d'affaires prévisionnel d’agence événementielle qui augmenterait de 25-40 %, chaque année, au cours des trois premières années, ne nous semblerait pas incohérent.

Ainsi, dans votre business plan, pensez à faire augmenter le chiffre d'affaires prévisionnel de votre agence. Il faut cependant noter qu'un chiffre d'affaires prévisionnel trop ambitieux pourrait donner l'impression à votre banquier que vous n'êtes pas réaliste dans vos prévisions.

Notre modèle financier pour une agence événementielle vous permettra d’obtenir une estimation précise et personnalisée du chiffre d’affaires de votre agence événementielle.

Quel est le budget prévisionnel d’une agence événementielle ?

Le budget prévisionnel d’une agence événementielle se situe généralement en dessous de 50 000 euros.

En effet, la création d’une agence évènementielle nécessite généralement un investissement initial limité (après tout, vous êtes une entreprise de services).

Cependant, le fonds de roulement doit être assez conséquent car le cycle de vente peut être assez long (les clients, surtout les entreprises, paient rarement comptant).

Notre modèle financier pour une agence événementielle vous permettra d’obtenir facilement un budget complet et personnalisé pour l’ouverture de votre agence événementielle.

Ouvrir une agence événementielle : est-ce rentable ?

Votre agence événementielle est rentable lorsque votre chiffre d’affaires est suffisant pour couvrir toutes les charges courantes.

On dit alors que vous avez atteint le seuil de rentabilité.

Afin d’évaluer la viabilité du projet, il faut savoir quel chiffre d'affaires vous devez générer pour développer une agence événementielle rentable.

Pour y parvenir, déterminez d’abord les charges fixes et le taux de marge sur coûts variables. Divisez le tout par le chiffre d'affaires à réaliser pour atteindre le point d’équilibre.

Pour connaître votre chiffre d’affaires prévisionnel, vos dépenses et votre seuil de rentabilité, sans avoir à faire de calculs, vous pouvez aussi utiliser notre modèle financier adapté à une agence événementielle.

À noter que, pour une agence événementielle, le budget communication et marketing ainsi que les salaires sont probablement les postes de dépenses les plus importants du compte de résultat d’une agence événementielle.

Comment prouver la rentabilité de son projet dans le business plan de son agence événementielle ?

La rentabilité d'une agence événementielle est, en réalité, dérivée de deux facteurs:
- la croissance long terme des revenus
- le montant des charges courantes

Derrière un chiffre d'affaires qui augmente, se trouve toujours une rigoureuse stratégie marketing.

Quelles sont les entreprises qui s'adressent aux mêmes clients que vous ? Collaborez avec ces dernières pour accroître votre visibilité et gagner des clients pour votre agence événementielle.

Faites augmenter vos marges avec une nouvelle gamme de prestations événementielles, avec un prix de vente plus élevé.

Listez les bonnes pratiques pour avoir une présence efficace sur les réseaux sociaux. Ne vous faites pas dépasser par des agences concurrentes, qui auraient développé une meilleure stratégie en ligne.

Exposez ce plan marketing dans le business plan de votre agence événementielle.

Également, une bonne rentabilité passe par une bonne gestion des dépenses.

Attention, cependant. Créer sa propre agence événementielle nécessite de faire des investissements (et donc de dépenser de l'argent). Par exemple, ne pas investir sur le budget communication alloué à l’ouverture de l’agence peut vous coûter cher sur le long terme.

La prudence concerne davantage les charges courantes de votre agence événementielle.

Par exemple, un poste de dépenses important sera les ressources humaines. N'investissez pas plus de 65 % du chiffre d'affaires de votre agence événementielle dans les salaires et les cotisations sociales.

Pour les investissements en marketing et communication, nous conseillons de les maintenir entre 10 % et 15 % du chiffre d'affaires de votre agence événementielle. Le tout est de surtout surveiller leur rentabilité (et votre retour sur investissement, pour chaque action marketing mise en place).

Surveillez aussi le montant de vos taxes dans votre plan de trésorerie.

Vous l'avez compris, le business plan de votre agence événementielle doit aussi refléter vos capacités en gestion financière.

Dans notre modèle financier pour une agence événementielle, nous vous guidons pour construire des prévisions de revenu réalistes qui permettent d’obtenir le niveau de rentabilité souhaité pour votre agence événementielle.

Quels sont les tableaux et indicateurs doit-on inscrire dans les finances du business plan d’une agence événementielle ?

Pour présenter une analyse sérieuse de votre agence événementielle à une banque, voici les tableaux et indicateurs financiers qu’on doit retrouver dans le business plan de votre agence événementielle :
- des indicateurs de performance (les soldes intermédiaires de gestion)
- une analyse du BFR (Besoin en Fonds de Roulement)
- un plan de financement
- un compte de résultat prévisionnel
- un bilan prévisionnel
- un budget de trésorerie prévisionnel
- la liste des investissements de départ
- des graphiques et des ratios financiers
- des hypothèses de revenu

Vous retrouverez tous ces éléments dans notre modèle financier pour une agence événementielle.

Comment réussir facilement le business plan d’une agence événementielle ?

Un modèle de business plan pour une agence événementielle

Notre modèle de business plan pour une agence événementielle vous aidera à réussir votre business plan.

En effet :
- le modèle est adapté à la réalité d'une agence événementielle
- le modèle contient tous les éléments évoqués plus haut
- le modèle contient 80 % de votre business plan final (il ne vous reste plus qu’à personnaliser les 20 % restants)
- le modèle est entièrement modifiable (texte, couleur, photos, images etc.)
- notre équipe vous accompagne

Pour bien comprendre ce que contiennent nos modèles de business plan, vous pouvez consulter un exemple gratuit de business plan.

Un prévisionnel financier pour une agence événementielle

Notre modèle financier pour une agence événementielle vous aidera à réussir votre business plan.

En effet :
- le modèle contient tous les éléments financiers évoqués plus haut
- le modèle est facilement modifiable
- le modèle vous guide et vous aide à corriger vos hypothèses
- le modèle est adapté à la réalité d'une agence événementielle

Pour bien comprendre ce que contiennent nos modèles de prévisionnel financier, vous pouvez consulter un exemple gratuit de prévisionnel financier.

Une équipe en support

Bien entendu, notre équipe reste disponible pour la moindre question et vous accompagne pour remplir le modèle.

Nous sommes réactifs et disponibles pour nos entrepreneurs.

Ils ont téléchargé nos modèles

Plus de 20 000 entrepreneurs ont téléchargé nos modèles et ont pu donner naissance à leur projet d’entreprise.

Vous pouvez voir les entreprises qu’ils ont créées en cliquant sur ce lien.

Nous espérons que vous ferez également partie de cette liste.