Réussir le business plan d'une agence événementielle (avec un exemple)

Cet article a été écrit par un expert qui a étudié l’industrie et a confectionné le pack complet pour une agence événementielle

Notre business plan pour une agence événementielle (également présent dans le pack complet pour créer son agence événementielle) vous aidera à réussir votre projet.

Ça y est, vos envies entrepreneuriales ont pris le dessus et vous avez décidé de lancer votre propre agence événementielle ? Toutes nos félicitations !

Que ce soit pour poser à plat la stratégie de votre projet ou pour obtenir des financements, il vous faudra un business plan.

Mais, qu'est-ce qu'un business plan exactement ?
Combien de temps cela prend-il pour le rédiger ?
Que faut-il inclure pour mettre en valeur mon projet d'agence événementielle ?
En quoi le business plan d’une agence événementielle diffère-t-il de celui d’un restaurant ou d’une boutique de vêtements ?
Est-ce que c'est difficile ?

Nous avons les réponses à toutes ces questions.

Chaque semestre, l'équipe de ModelesdeBusinessPlan mène une veille sur le marché des agences événementielles et nous mettons à jour business plan pour une agence événementielle (également présent dans le pack complet pour créer son agence événementielle).

Dans cet article, nous allons vous donner les clefs pour réussir le vôtre.

Quels sont des chiffres intéressants à mettre dans le business plan de votre agence événementielle ?

Notre équipe maîtrise parfaitement ce secteur. Voici des chiffres issus de nos estimations, basés sur les nombreux business plans que nous avons élaborés pour des agences événementielles.

• Chiffre d'affaires annuel 🎉

  Le chiffre d'affaires annuel d’une agence événementielle est estimé entre 200 000 € et 800 000 €, selon la taille de l'agence, la diversité des services proposés, et la clientèle cible. Une agence située dans une grande ville ou spécialisée dans des événements haut de gamme peut atteindre la fourchette haute, tandis qu'une agence plus petite ou locale pourrait se situer dans la fourchette basse.

• Budget moyen par événement 🎉

  Le budget moyen par événement organisé par une agence événementielle varie généralement entre 5 000 € et 50 000 €, en fonction de la nature de l'événement et des services inclus. Une agence proposant des événements d'entreprise ou des mariages luxueux aura un budget moyen plus élevé.

• Marge brute 🎉

  La marge brute d’une agence événementielle se situe généralement entre 40% et 60%. Elle dépend des coûts de production des événements et des tarifs facturés aux clients. Une agence qui optimise ses coûts et facture des prix premium peut atteindre une marge brute plus élevée.

• Marge nette 🎉

  La marge nette d’une agence événementielle oscille entre 10% et 20%, après déduction de toutes les charges, y compris les frais fixes comme le loyer, les salaires, et les impôts. Une gestion rigoureuse des coûts opérationnels et une forte marge brute contribuent à une meilleure marge nette.

• Coût des prestations 🎉

  Le coût des prestations (comme la location de matériel, les services de traiteur, etc.) d’une agence événementielle représente entre 30% et 50% du chiffre d'affaires. Ce pourcentage varie en fonction de la qualité des services proposés et de la capacité de l'agence à négocier des tarifs compétitifs avec ses fournisseurs.

• Coût de la main-d'œuvre 🎉

  Le coût de la main-d'œuvre d’une agence événementielle représente généralement 20% à 30% du chiffre d'affaires. Cette variation dépend de la taille de l'équipe, du niveau de service proposé, et des salaires pratiqués dans la région. Une agence avec un service haut de gamme ou une équipe plus nombreuse aura des coûts de main-d'œuvre plus élevés.

• Taux de réussite des événements 🎉

  Le taux de réussite des événements organisés par une agence événementielle est souvent compris entre 80% et 95%. Il dépend de la qualité de la planification, de l'exécution, et de la satisfaction des clients. Les agences avec une forte réputation et une expérience solide auront des taux de réussite plus élevés.

• Ticket moyen par client 🎉

  Le ticket moyen par client varie entre 10 000 € et 100 000 €, en fonction de la gamme de services proposés. Les agences qui se spécialisent dans des événements de grande envergure ou haut de gamme atteindront la fourchette supérieure, tandis que celles offrant des services plus abordables se situeront dans la fourchette inférieure.

• Coût des matières premières (hors prestations) 🎉

  Le coût des matières premières autres que les prestations (comme la décoration et les fournitures) représente environ 5% à 15% du chiffre d'affaires d’une agence événementielle. Cette proportion varie en fonction du type d'événements organisés et de l'importance de ces éléments dans le modèle économique de l'agence.

• Budget marketing annuel 🎉

  Le budget marketing annuel d’une agence événementielle est généralement compris entre 5 000 € et 20 000 €, en fonction des stratégies de promotion adoptées. Une agence qui investit fortement dans la publicité en ligne, les salons professionnels, et les collaborations avec des influenceurs pourrait se situer dans la fourchette supérieure.

• Taux de fidélisation client 🎉

  Le taux de fidélisation client d’une agence événementielle se situe entre 60% et 80%, selon la qualité de l'expérience client et des relations établies avec la clientèle. Une agence offrant une expérience unique et un service personnalisé pourra maintenir un taux de fidélisation élevé.

• Retour sur investissement (ROI) 🎉

  Le retour sur investissement (ROI) est estimé entre 1 et 3 ans, selon l'investissement initial, la rentabilité de l'agence, et la gestion des coûts. Une agence qui parvient à se démarquer rapidement et à attirer une clientèle régulière pourra atteindre la rentabilité plus tôt.

Où trouver un exemple de business plan pour une agence événementielle ?

Nous avons rédigé un exemple concis et gratuit de business plan pour une agence événementielle afin de donner au lecteur une meilleure idée de ce à quoi cela pourrait ressembler.

Cependant, cet exemple est loin d'être parfait : il est trop court, la partie financière n'est pas suffisamment développée, et surtout, il manque complètement d'aspects visuels, qui sont pourtant essentiels.

C'est donc une base pour se faire une idée, mais il faudra que le vôtre soit plus complet.

Cependant, si vous partez de notre business plan pour une agence événementielle (également présent dans le pack complet pour créer son agence événementielle) et que vous le complétez avec vos informations, vous obtiendrez un business plan complet, sérieux et professionnel.

Notre business plan pour une agence événementielle est très esthétique et visuel, ce qui est un point à ne pas négliger lorsqu'on veut convaincre une banque.

Ça ressemble à quoi, exactement, un business plan pour une agence événementielle ?

Lorsqu'on évoque le mot "business plan", certains imaginent un tableau financier, d'autres une étude de marché et il y a aussi ceux qui le confondent avec "business model". Attention.

Qu'est-ce que c'est ?

Un business plan pour une agence événementielle est un document essentiel qui détaille comment vous envisagez de créer et gérer votre agence de manière rentable.

Il comprend notamment:

• les objectifs de votre agence
• les services que vous proposerez (comme l'organisation de mariages, séminaires, fêtes d'entreprise, etc.)
• une analyse de marché pour identifier vos clients potentiels et concurrents
• une stratégie marketing pour attirer ces clients

Notez bien: le business plan inclut aussi des prévisions financières, telles que les coûts initiaux, les revenus attendus et les bénéfices, ainsi qu'un plan opérationnel décrivant la localisation, les heures d'ouverture, et les besoins en personnel.

On retient donc ici qu’un business plan est en réalité composé de deux documents :
une présentation rédigée de votre projet et des prévisions financières.

À quoi ça sert ?

Un business plan pour une agence événementielle sert à :

• Clarifier les objectifs de votre agence (types d'événements organisés, clientèle cible, etc.).
• Planifier les étapes nécessaires à l'ouverture et au développement de votre agence.
• Évaluer la viabilité financière de l'agence (coûts de démarrage, frais de personnel, location de matériel).
• Convaincre les investisseurs et les banques de financer l'ouverture de votre agence.
• Identifier vos clients cibles (entreprises, particuliers, associations) et analyser la concurrence.
• Définir votre stratégie marketing (campagnes publicitaires, partenariats avec des lieux de réception).
• Organiser la gestion opérationnelle (planning des événements, gestion des fournisseurs, recrutement).
• Anticiper les défis potentiels (saisonnalité, changements de réglementation) et préparer des solutions.

Quel format et quelle longueur ?

Le business plan pour votre agence événementielle doit compter entre 20 et 40 pages (partie financière incluse).

S'il est trop court, il ne sera pas pris au sérieux et vous ne pourrez pas expliquer chaque point de manière suffisamment détaillée.

S'il est trop long, personne n'aura envie de le lire, et il contiendra probablement des répétitions ou des détails inutiles.

En termes de format, vous pouvez utiliser Word (ou Google Docs) ou PowerPoint (ou Google Slides).

Nous préférons PowerPoint, que nous avons utilisé pour notre business plan pour une agence événementielle, car c'est le format idéal pour une présentation, permettant d'insérer des graphiques, schémas et visuels. Cela facilite la lecture et augmente vos chances d'obtenir un financement auprès de la banque.

Pour créer la partie financière (qui contient beaucoup de calculs), vous aurez cependant besoin d’un logiciel comme Excel (ou Google Sheets), que nous avons aussi utilisé pour notre prévisionnel financier pour une agence événementielle.

Est-ce que la partie financière est nécessaire ?

Bien sûr, la partie financière de votre business plan est cruciale, surtout pour un projet comme une agence événementielle.

C’est cette section qui va permettre de démontrer comment vous envisagez de générer des revenus, que ce soit à travers l'organisation de mariages, de conférences, de soirées d'entreprise, ou d'autres types d'événements.

Vous y préciserez également les différentes dépenses à prévoir : location de salles, salaires du personnel, matériel événementiel, et autres coûts liés à la gestion quotidienne de l'agence.

Les investisseurs ou les banques auront besoin de ces informations pour comprendre si votre projet est viable et s'il présente un potentiel de rentabilité.

Sans cette partie financière, votre business plan serait incomplet et ne refléterait pas pleinement le sérieux de votre démarche.

Que faut-il savoir d’autre ?

Nos clients confondent très souvent les termes suivants. C’est peut-être votre cas également. Clarifions ensemble.

• Business Plan vs “Étude de Marché”:

  L'étude de marché analyse le marché et la concurrence, tandis que le business plan intègre cette analyse dans une stratégie globale de l'entreprise.

• Business Plan vs “Executive Summary”:

  L'executive summary est un résumé du business plan, destiné à donner une vue d'ensemble rapide et accrocheuse.

• Business Plan vs “Business Model”:

  Le business model décrit comment l'entreprise génère des revenus, tandis que le business plan explique en détail la mise en œuvre de ce modèle.

• Business Plan vs “Business Model Canvas”:

  Le business model canvas est un outil visuel pour structurer les éléments clés du modèle d'affaires, alors que le business plan développe ces éléments en profondeur.

• Business Plan vs “Pitch Deck”:

  Un pitch deck est une présentation visuelle succincte utilisée pour attirer les investisseurs, souvent une version abrégée et graphique du business plan.

Où trouver un exemple de business plan pour une agence événementielle ?

Nous avons rédigé un exemple concis et gratuit de business plan pour une agence événementielle afin de donner au lecteur une meilleure idée de ce à quoi cela pourrait ressembler.

Cependant, cet exemple est loin d'être parfait : il est trop court, la partie financière n'est pas suffisamment développée, et surtout, il manque complètement d'aspects visuels, qui sont pourtant essentiels.

C'est donc une base pour se faire une idée, mais il faudra que le vôtre soit plus complet.

Comment procéder pour faire le business plan de mon agence événementielle ?

Dois-je faire le business plan moi-même ?

Vous pouvez tout à fait rédiger votre business plan vous-même, ce qui vous permet d'économiser de l'argent et de bien comprendre tous les aspects de votre projet.

Cependant, cela comporte aussi des inconvénients majeurs : cela demande des compétences spécifiques, prend beaucoup de temps (au minimum 50 heures, si vous le faites correctement), et vous risquez de négliger des éléments cruciaux.

Si vous avez beaucoup de temps devant vous, de solides compétences en stratégie d’entreprise et en modélisation financière (ce qui est assez rare chez les gérants d'agence événementielle, cependant), faites-le vous-même (cela permet aussi de bien s’approprier son projet).

Sinon, faites-vous aider.

Si je décide de me faire aider, quelles sont mes options ?

Il y en a beaucoup, laissez-nous vous éclairer avec ce petit tableau.

Comment bien réussir le business plan de son agence événementielle ?

Quelles sont les étapes à suivre ?

Si vous optez pour notre business plan adapté à une agence événementielle, alors vous n’avez qu’à le télécharger puis le compléter. Notre équipe reste en support si besoin.

Si vous choisissez de faire le business plan de votre agence événementielle par vous-même, alors voici comment procéder.

• 1. Recherche et analyse du marché événementiel :

  Analysez le marché de l'événementiel dans votre région : identifiez les types d'événements les plus demandés, étudiez les tendances actuelles, et examinez les réglementations locales et les licences nécessaires.

• 2. Collecte de données spécifiques à l'agence événementielle :

  Rassemblez les données sur les coûts de démarrage, comme l'achat de matériel événementiel, la location de bureaux, et les frais de marketing. Identifiez les concurrents, fournisseurs et partenaires potentiels, et comprenez les préférences de votre clientèle cible.

• 3. Rédaction du contenu :

  Détaillez le concept de votre agence événementielle : types d'événements organisés (mariages, séminaires, fêtes d'entreprise), ambiance souhaitée, services proposés (décoration, traiteur, animation), proposition de valeur et stratégie pour offrir une expérience client unique.

• 4. Calculs financiers spécifiques :

  Faites les calculs financiers en tenant compte des marges sur les services proposés, des coûts de location de matériel et des revenus attendus des différents types d'événements. Établissez un budget prévisionnel pour l'agence événementielle, incluant les coûts récurrents.

• 5. Mise en forme du business plan :

  Présentez votre plan en utilisant des visuels attractifs, des graphiques sur les tendances événementielles, et des tableaux financiers spécifiques à l'organisation d'événements. Assurez-vous que la mise en page reflète le professionnalisme et la créativité de votre agence.

• 6. Relecture et révision :

  Relisez pour vérifier l'exactitude des informations. Faites relire le document par un expert en stratégie d’entreprise et assurez-vous qu'il est prêt pour les investisseurs, y compris ceux spécialisés dans le secteur événementiel.

N'oubliez pas d'inclure des graphiques et tableaux pour rendre la lecture de votre business plan plus agréable

Quelle est la bonne structure pour un business plan d'agence événementielle ?

Comme vu précédemment, un business plan se compose d'une partie rédigée (où vous présentez votre projet) et d'une partie financière.

Partie rédigée

Voici une structure bien adaptée pour un business plan d'agence événementielle.

Partie financière

Voici les éléments essentiels à inclure dans la partie financière de votre business plan pour une agence événementielle (nous les avons tous intégrés dans notre modèle).

Avec notre prévisionnel financier pour une agence événementielle, vous obtiendrez automatiquement tous ces tableaux, sans avoir à faire de calculs.

Vous retrouverez une analyse SWOT complète, modifiable et sans copyright dans notre modèle de business plan

Comment réaliser la SWOT, le Business Model Canvas, etc. pour une agence événementielle ?

La SWOT d’une agence événementielle

Voici comment effectuer une analyse SWOT pour une agence événementielle, étape par étape :

• Énumérez les points forts que votre agence événementielle pourra offrir, tels qu'une équipe créative ou une expertise en organisation d'événements de grande envergure.
• Identifiez les faiblesses potentielles, comme des coûts initiaux élevés ou une faible notoriété au démarrage.
• Analysez les opportunités externes, par exemple l'augmentation de la demande pour des événements personnalisés ou les partenariats avec des lieux prestigieux.
• Évaluez les menaces qui pourraient affecter votre agence, comme la concurrence locale ou les fluctuations économiques.
• Rassemblez des informations auprès d'experts, de futurs clients potentiels, ou par des études de marché pour enrichir chaque catégorie.
• Organisez ces informations dans une matrice SWOT, en plaçant les informations dans les quadrants appropriés.

Le Business Model Canvas d’une agence événementielle

Voici comment procéder pour élaborer un Business Model Canvas pour une agence événementielle :

• Définissez vos segments de clientèle en identifiant les différents types de clients que votre agence servira, comme les entreprises, les particuliers, ou les associations.
• Établissez votre proposition de valeur en précisant ce qui rendra votre agence unique, comme des concepts d'événements innovants ou une gestion clé en main.
• Déterminez vos canaux de distribution, c'est-à-dire les moyens par lesquels vous allez atteindre et servir vos clients, tels que via un site web, des réseaux sociaux, ou des salons professionnels.
• Identifiez vos relations client en spécifiant comment vous allez interagir avec vos clients, que ce soit par un service personnalisé, des consultations gratuites, ou un suivi après l'événement.
• Listez vos sources de revenus, en détaillant les différentes manières par lesquelles votre agence générera de l'argent, comme les frais de service, les commissions sur les fournisseurs, ou la vente de packages événementiels.
• Définissez les ressources clés nécessaires pour opérer votre agence, comme un réseau de fournisseurs fiables, des outils de gestion de projet, ou une équipe expérimentée.
• Identifiez les activités clés que vous devrez réaliser, comme la planification d'événements, la coordination avec les fournisseurs, ou la gestion de la logistique.
• Listez vos partenariats clés, par exemple avec des lieux de réception, des traiteurs, ou des entreprises de location de matériel.
• Calculez la structure des coûts, en identifiant les principales dépenses nécessaires pour faire fonctionner votre agence, telles que le loyer, les salaires, et les frais de marketing.
• Placez toutes ces informations dans un schéma de Business Model Canvas.

Vous retrouverez un Business Model Canvas complet, modifiable et sans copyright dans notre modèle de business plan

L’analyse PESTEL d'une agence événementielle

Voici comment procéder pour réaliser une analyse PESTEL pour une agence événementielle :

• Examinez les facteurs politiques, en tenant compte des réglementations locales sur l'organisation d'événements, les permis nécessaires, et les politiques gouvernementales qui pourraient affecter votre agence.
• Étudiez les facteurs économiques, en évaluant la situation économique générale, le budget potentiel de vos clients, et les tendances du marché de l'événementiel.
• Considérez les facteurs socioculturels, en réfléchissant aux préférences des consommateurs locaux, à l'intérêt croissant pour certains types d'événements, et aux habitudes de participation dans votre région.
• Évaluez les facteurs technologiques, en explorant comment la technologie peut vous aider, comme l'utilisation des réseaux sociaux pour le marketing ou des logiciels de gestion d'événements.
• Examinez les facteurs environnementaux, en prenant en compte l'importance croissante des pratiques durables, le choix de fournisseurs écoresponsables, et l'impact environnemental de vos événements.
• Étudiez les facteurs légaux, en vérifiant les lois spécifiques à l'organisation d'événements, les restrictions de lieu, et les exigences en matière de santé et de sécurité.
• Synthétisez toutes ces informations dans une matrice PESTEL.

Comment notre business plan pour une agence événementielle peut-il vous aider ?

Voici ce dont vous pouvez bénéficier en utilisant notre modèle pour réaliser le business plan de votre agence événementielle :

• Vous gagnez du temps avec un document prêt à être personnalisé en moins d'une heure.
• Vous augmentez vos chances de financement avec un business plan complet et conforme.
• Vous bénéficiez de 80 heures de recherche et d'analyse sectorielle.
• Vous obtenez un accompagnement personnalisé de nos experts.
• Vous anticipez les risques grâce à des analyses financières précises.
• Vous démarrez avec une stratégie solide pour maximiser vos revenus.
• Vous recevez des mises à jour gratuites pour garder votre business plan pertinent.
• Vous êtes guidé pour répondre aux exigences du marché.
• Vous économisez sur les coûts de conseil avec un document professionnel.
• Vous avez l'esprit tranquille avec notre soutien tout au long de votre projet.