Comparer ses fournisseurs : tableau Excel gratuit et 3 exemples remplis à télécharger

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Télécharger le comparatif fournisseurs Excel et ses 3 exemples remplis

Tout est gratuit. Voici ce que vous téléchargez :

• Le comparatif fournisseurs (Excel) : jusqu'à cinq offres pour un même produit, coût annuel port compris, minimum de commande, trésorerie gardée grâce au délai de paiement, notes pondérées, classement et verdict rédigé.
• Trois exemples remplis (Excel) : une épicerie fine qui achète son huile d'olive, une friperie qui achète ses vêtements au kilo, une marque de cosmétiques qui achète ses flacons.

Comparatif fournisseurs

Coût réel sur un an, minimum de commande, notes et classement.

Excel

Business plans par secteur

Fournisseurs : épicerie fine

Le comparatif rempli pour huile d'olive.

Excel

Pack complet : épicerie fine

Fournisseurs : friperie

Le comparatif rempli pour vêtements de seconde main.

Excel

Pack complet : friperie

Fournisseurs : cosmétiques

Le comparatif rempli pour flacons verre ambré 100 ml.

Excel

Pack complet : cosmétiques

La méthode pas à pas

1. Fixez ce que vous achetez : le produit, la quantité sur un an et le nombre de commandes que vous passerez.
2. Demandez une offre écrite à chaque fournisseur, ou ses conditions générales de vente : prix HT, remise, frais de port, minimum de commande, délais.
3. Calculez le coût annuel rendu de chaque offre, port et remise compris.
4. Vérifiez le minimum de commande face au montant moyen de vos commandes.
5. Notez la qualité, la fiabilité et le service après échantillons et appels de références.
6. Réglez vos priorités : le poids du prix dans la note, puis celui de chaque critère.
7. Lisez le classement, négociez avec le premier et gardez le deuxième en secours.

Le prix unitaire ne dit pas ce que vous paierez

Un fournisseur moins cher à l'unité peut coûter plus cher à l'année : le port se paie à chaque commande et un minimum élevé oblige à acheter plus que nécessaire. Le comparatif part donc du coût annuel rendu :

Coût annuel = quantité achetée × prix unitaire × (1 − remise) + port × nombre de commandes.

Si un fournisseur livre franco de port, mettez zéro. S'il ne l'accorde qu'au-delà d'un montant, regardez si vos commandes l'atteignent. Raisonnez toujours hors taxes : vous récupérez la TVA sur vos achats si votre entreprise y est assujettie.

Le minimum de commande : l'exemple des cosmétiques

Une petite marque fictive de cosmétiques achète 12 000 flacons en verre ambré par an, en six commandes. Trois offres sont sur la table :

Le fabricant européen arrive premier : bonne qualité et prix correct. Mais ses commandes moyennes font 1 320 € alors qu'il demande 2 000 € minimum. Pour l'atteindre, il faut passer à trois commandes par an, soit quatre mois de flacons d'un coup, avec la place et l'argent que ça immobilise. Et il livre en 20 jours.

Le distributeur français coûte 1 062 € de plus par an, mais il livre en 3 jours, accepte de petites commandes et laisse 45 jours pour payer. La marketplace, la moins chère, cumule qualité faible, livraison en 35 jours et paiement à la commande. Sans place ni trésorerie pour stocker, le deuxième du classement devient le premier.

Délais de livraison et de paiement : la trésorerie que vous gardez

Le délai de livraison fixe le stock de sécurité à garder : plus il est long, plus vous commandez tôt et plus vous stockez. Le délai de paiement, lui, décide de l'argent que vous n'avancez pas. Le fichier le calcule : trésorerie gardée = coût annuel × délai de paiement ÷ 365.

Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours par défaut. Il peut aller jusqu'à 60 jours à compter de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. En cas de retard, le fournisseur peut réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Beaucoup de fournisseurs demandent pourtant un paiement à la commande aux entreprises qui démarrent : le délai se négocie, souvent après quelques commandes payées à l'heure.

Qualité, fiabilité, service : noter sans se raconter d'histoire

Ces trois notes, de 1 à 5, comptent autant que le prix. Pour qu'elles tiennent :

• Qualité : notez après avoir reçu et testé un échantillon, jamais sur catalogue.
• Fiabilité : appelez deux ou trois clients du fournisseur et demandez-leur si les livraisons arrivent à l'heure et complètes.
• Service : envoyez une question par écrit et regardez le temps de réponse, puis la façon dont il gère un problème.

Pondérer et classer : l'exemple de l'épicerie fine

Le fichier transforme le coût en note prix (le moins cher a 5), puis la mélange à la note qualité ; par défaut, le prix compte pour moitié. Une épicerie fine fictive compare trois sources pour son huile d'olive, 1 800 bouteilles par an en douze commandes :

La centrale d'achat est la moins chère et paie à 60 jours, mais elle exige 1 500 € par commande quand l'épicerie en passe 840. Le grossiste spécialisé gagne : 762 € de plus par an que la centrale, livraison en 3 jours et petites commandes acceptées. Le moulin, deuxième, a la meilleure huile mais coûte 3 660 € de plus que la centrale : il fait un bon fournisseur de secours. Montez le poids de la qualité et le classement change devant vous.

Négocier avec le comparatif en main

Le tableau montre où se joue l'écart. Dans l'exemple de l'épicerie, le port du grossiste pèse 240 € par an : obtenir le franco de port à partir d'un certain montant vaut autant qu'une remise. Les points qui se discutent le plus souvent :

• le franco de port, ou un seuil plus bas ;
• une remise sur la quantité annuelle, même commandée en plusieurs fois ;
• un minimum réduit pour les premiers mois ;
• un délai de paiement, dans les limites légales ;
• des échantillons gratuits et la reprise des produits abîmés.

Garder un fournisseur de secours

Un seul fournisseur pour un produit qui fait vos ventes, c'est une rupture de stock assurée le jour où il a un problème. Gardez le deuxième du classement au chaud : ouvrez un compte chez lui et passez-lui une petite commande de temps en temps. Vous paierez un peu plus, mais vous saurez qu'il répond le jour où vous en aurez besoin.

Les mots à connaître

Où trouver les informations

• entreprendre.service-public.fr : délais de paiement entre professionnels, factures et pénalités de retard.
• economie.gouv.fr : fiches pratiques sur les relations entre clients et fournisseurs.
• Bpifrance Création : guides sur le démarrage de l'activité et la gestion des achats.
• La CCI et la CMA : annuaires d'entreprises, conseils pour démarrer et mise en relation.
• Votre expert-comptable : effet des délais de paiement sur votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement.

Ce que regarde le banquier

Le banquier veut savoir d'où vient votre marge. Si vos prix d'achat sont tirés d'offres réelles et comparées, votre prévisionnel gagne en crédibilité. Il regarde aussi vos délais : payer comptant ses fournisseurs alors que les clients paient à 30 jours creuse un besoin de trésorerie qu'il faudra financer.

• Les prix d'achat viennent-ils de devis écrits ?
• Le stock de départ tient-il compte des minimums de commande ?
• Y a-t-il une solution si le fournisseur principal fait défaut ?

Les erreurs qui font perdre de l'argent

• Choisir sur le prix unitaire, sans compter le port, la remise ni le minimum de commande.
• Oublier le délai de paiement : payer à la commande pèse sur la trésorerie des premiers mois.
• Signer sans échantillon et découvrir la qualité à la première livraison.
• Commander gros pour décrocher une remise et immobiliser des mois de stock.
• N'avoir qu'un fournisseur pour un produit qui fait l'essentiel des ventes.

Le comparatif fixe vos prix d'achat ; le prévisionnel sur trois ans et le business plan rédigé se trouvent dans nos business plans et prévisionnels rédigés par secteur.

Ce que nous voyons dans les business plans de nos clients

• Les prix d'achat viennent d'un catalogue en ligne. Le prévisionnel reprend un tarif public sans port ni minimum, et la marge réelle se révèle plus faible dès les premières factures.
• Le stock de départ ignore les minimums de commande. Le budget prévoit un petit stock d'ouverture, alors que le fournisseur retenu impose des commandes bien plus grosses.
• Les fournisseurs sont payés comptant dans le plan de trésorerie, sans le dire. Personne n'a demandé de délai de paiement, et le besoin en fonds de roulement s'en trouve gonflé sans explication.
• Un seul fournisseur est cité pour le produit principal. Le dossier ne dit rien de ce qui se passerait en cas de rupture, et la banque pose la question.
• La qualité est jugée sur photo. Les échantillons arrivent après la signature, et le fournisseur choisi est remplacé dès le deuxième mois.
• Le délai de livraison n'entre pas dans le stock. Un fournisseur qui livre en plusieurs semaines oblige à garder une réserve que le prévisionnel ne finance pas.

Questions fréquentes

Le fournisseur le moins cher est-il toujours le meilleur choix ?

Rarement si l'on s'arrête au prix unitaire. Le moins cher à l'unité peut facturer un port élevé, imposer un minimum que vous n'atteignez pas ou exiger un paiement à la commande. Comparez le coût annuel rendu, port et remise compris, puis la qualité et la fiabilité. Dans nos exemples, le fournisseur le moins cher n'arrive jamais premier du classement.

Comment comparer des fournisseurs qui n'ont pas les mêmes frais de port ?

Ramenez tout à l'année. Multipliez la quantité achetée par le prix unitaire après remise, puis ajoutez le port multiplié par le nombre de commandes. Un port modeste répété douze fois pèse vite plus qu'un écart de quelques centimes sur le prix. Si un fournisseur offre le port à partir d'un montant, vérifiez que vos commandes habituelles l'atteignent vraiment.

Que faire si mes commandes n'atteignent pas le minimum du fournisseur ?

Trois options. Commander moins souvent mais plus gros, si vous avez la place et la trésorerie pour stocker. Demander un minimum réduit pour les premiers mois, ce que certains acceptent. Ou retenir le fournisseur suivant du classement, qui accepte vos volumes. Le comparatif signale chaque minimum non respecté, avec le montant moyen de vos commandes.

Combien de fournisseurs consulter avant de choisir ?

Trois offres suffisent en général pour voir les écarts de prix et de conditions, cinq au plus pour un produit important. En dessous de trois, vous ne savez pas si le prix proposé est normal. Au-delà de cinq, vous passez du temps pour peu d'écart. Le comparatif accepte jusqu'à cinq fournisseurs pour un même produit.

Un fournisseur peut-il exiger d'être payé à la commande ?

Oui, s'il l'écrit dans ses conditions. La loi fixe un plafond aux délais de paiement entre professionnels, pas un minimum : 30 jours par défaut, 60 jours au plus à compter de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Une entreprise qui démarre paie souvent comptant au début, puis négocie un délai après quelques commandes réglées à l'heure.

Comment noter la qualité d'un fournisseur sans être subjectif ?

Fixez vos critères avant de recevoir les échantillons : aspect, tenue, emballage, conformité à la fiche produit. Testez-les dans vos conditions réelles et faites-les juger par une autre personne si possible. Notez de 1 à 5 sur la même grille pour chaque fournisseur. Pour la fiabilité, fiez-vous aux clients que vous appelez plutôt qu'aux promesses du commercial.

Faut-il signer un contrat avec son fournisseur principal ?

Ses conditions générales de vente s'appliquent déjà à chaque commande : lisez-les, surtout les délais, le minimum, les pénalités et les retours. Pour un produit qui fait vos ventes, un accord écrit sur le prix, la durée, les délais de livraison et les cas de rupture vous protège mieux. Faites-le relire avant de vous engager sur des volumes.

Que faire quand un fournisseur livre en retard ?

Notez chaque retard avec la date promise et la date réelle. Signalez-le par écrit et demandez ce qui sera fait pour la suite. Si les retards se répètent, baissez sa note de fiabilité dans le comparatif : le classement montre alors si votre fournisseur de secours passe devant. C'est le moment de lui confier une partie des commandes.

Comment négocier avec un fournisseur quand on démarre petit ?

Vous n'avez pas le volume, mais vous avez des chiffres. Montrez votre quantité annuelle prévue et l'offre concurrente, puis demandez ce qui coûte peu au fournisseur : le franco de port, un minimum plus bas au début, des échantillons, une remise sur l'année plutôt que par commande. Proposez de revoir les conditions après six mois de commandes régulières.