Ouvrir une agence de voyage : le guide complet

Qu'est-ce qu'une agence de voyage ?

L'agence de voyage est une entreprise chargée de l'organisation et de la vente de voyages, de vols, d'hôtels et de vacances aux clients. Elle agit en tant qu'intermédiaire entre les consommateurs et les différents prestataires du marché du tourisme, tels que les compagnies aériennes et les hôtels.

De par leur proximité avec le client, les agences de voyages ont également un rôle de conseil. En effet, elles informent les consommateurs des formalités à effectuer avant tout voyage, les conseillent et leur proposent une offre personnalisée en fonction de leurs attentes et de leurs désirs.

Enfin, notez que notre équipe étudie régulièrement ce marché. Elle collecte des données, les analyse et les synthétise. Tout le fruit de son travail se trouve dans le pack complet pour une agence de voyage.

Quelles sont les missions d'une agence de voyage ?

L'agence de voyage est en contact direct avec les clients et communique avec eux afin d'identifier leurs besoins.

De manière générale, les principales missions d'une agence de voyage sont :
- réceptionner les clients de manière personnalisée
- conseiller les clients en fonction de leurs attentes et de leur budget
- vérifier la disponibilité des places et les prix
- informer les clients sur le pays de destination et les lieux à visiter
- contacter des tiers pour la réservation de l'hébergement, des billets de train ou d'avion, etc.
- accompagner les clients dans leurs démarches administratives, telles que la demande de visa
- conception des forfaits de voyage tout inclus
- facturer et comptabiliser les activités
- s'assurer de la satisfaction des clients

Qui sont les partenaires clés d’une agence de voyage ?

Une agence de voyage peut compter de nombreux partenaires clés. Parmi ces derniers, on trouve les autorités locales, qui vous aident à acquérir les permis nécessaires à la visite de certains lieux. On trouve également les services d'immigration et les compagnies aériennes, avec lesquels vous devez collaborer pour organiser des voyages à l'étranger.

Par ailleurs, il y a aussi les autres agences de voyages, avec lesquelles il est possible de s'associer pour organiser des voyages communs.

Quelles compétences pour créer une agence de voyage ?

Afin de pouvoir réaliser votre projet d'ouverture d'une agence de voyage, il est indispensable d'acquérir un certain nombre de compétences. Parmi ces dernières, on peut mentionner les suivantes :
- la bonne connaissance des différentes destinations et des produits proposés
- la capacité à parler et à comprendre des langues étrangères
- un grand sens des affaires et une aisance relationnelle
- la créativité nécessaire à l'élaboration de formules et de séjours
- la rigueur dans la gestion administrative

Faut-il un diplôme pour créer une agence de voyage ?

Pour ouvrir une agence de voyage, il n'est désormais plus obligatoire de détenir un diplôme en tourisme. En effet, depuis le 1er janvier 2016, il est possible d'ouvrir une agence de voyage sans nécessairement être titulaire d'un diplôme professionnel.

Néanmoins, la majorité des entrepreneurs qui créent leur propre entreprise possèdent un diplôme en tourisme. Cela est nécessaire pour bien comprendre les spécificités du métier et du secteur du tourisme.

De ce fait, il est fortement recommandé de suivre une formation dans le domaine du tourisme, qu'il s'agisse d'un CAP, d'un BP ou d'un BTS.

Existe-t-il des formations pour créer une agence de voyage ?

Même si aucun diplôme n'est requis pour ouvrir une agence de voyage, il est néanmoins conseillé de suivre une formation dans le domaine du commerce ou du tourisme.

Ainsi, de nombreuses formations sont disponibles afin de mettre toutes les chances de votre côté :
- le BTS Tourisme
- le BTS Négociation et Digitalisation de la Relation Client (BTS NDRC)
- le BTS Management des Unités Commerciales (BTS MUC)
- la licence Pro Tourisme
- la licence Pro Commerce
- la licence en Langues Étrangères Appliquées (LEA)

Quelles sont les démarches et étapes pour créer une agence de voyage ?

Pour créer une agence de voyage, il est nécessaire d'effectuer les formalités d'immatriculation de la société auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Par la suite, il faut également s'inscrire au registre des opérateurs de voyages et de séjours.

La création et l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés

Il convient de procéder aux formalités de création de l'entreprise. Ensuite, vous devez demander son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Les démarches à entreprendre varient en fonction du statut juridique choisi.

L'immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de tourisme

Avant de lancer votre activité, vous devez également faire une demande d'immatriculation auprès du registre des opérateurs de voyages et de tourisme.

Pour ce faire, vous devez justifier d'une garantie financière et d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle. Cette immatriculation a une durée de validité de 3 ans. Vous devez demander son renouvellement au moins 2 mois avant son terme.

Quelle est la réglementation pour créer une agence de voyage ?

Les agences de voyages sont soumises à une réglementation stricte, notamment le Code du tourisme. Voici les principales règles à respecter :

Les obligations d'information

Les agences de voyages sont soumises à plusieurs obligations d'information, dont les suivantes :
- respecter les obligations d'information précontractuelles et contractuelles pour la conclusion de contrats de vente de voyages et de séjours
- informer les passagers aériens de l'identité du transporteur aérien
- mentionner l'immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de tourisme dans l'enseigne, les documents fournis aux tiers et la publicité

Les agréments pour les billets de train et d'avion

Dans le cas où une agence de voyage prévoit d'avoir la possibilité de réserver ou d'émettre des billets de train ou d'avion, elle doit obtenir un agrément de :
- la Société Nationale des Chemins de Fer Français (SNCF) pour pouvoir réserver ou émettre des billets pour les compagnies ferroviaires
- l'Association Internationale du Transport Aérien (IATA) pour pouvoir réserver ou émettre des billets d'avion

Autres obligations à respecter

Selon l'article L221-5 du Code du tourisme, une agence de voyage est dans l'obligation de mettre ses livres et documents à la disposition des agents autorisés.

Pour finir, dans le cas où le local est ouvert au public, il est nécessaire de respecter les obligations concernant les Établissements Recevant du Public (ERP).

Quelles assurances pour créer une agence de voyage ?

En France, la souscription d'une assurance est obligatoire pour toutes les professions réglementées. L'activité d'agence de voyage en fait partie, en vertu des articles L211-16 et L211-17 du Code du tourisme. Par ailleurs, les agences de voyages en ligne sont également soumises à cette obligation.

L'assurance Responsabilité Civile Professionnelle

Avec cette assurance, également appelée RC Pro, les dommages physiques et matériels pouvant être causés à un tiers dans le cadre de votre activité sont couverts.

La garantie financière

Cette garantie fait également partie des assurances obligatoires pour les agences de voyages. En effet, cette dernière vous permet de rembourser vos clients en cas de faillite de votre agence.

Faut-il faire un business plan pour créer une agence de voyage ?

Avant la création d'une agence de voyage, il est indispensable de bien concevoir le projet et d'établir un business plan. L'objectif de ce document est d'étudier la rentabilité et la faisabilité de votre projet.

De plus, le business plan de votre agence de voyage permet aux établissements bancaires de mieux comprendre votre projet afin d'obtenir les financements nécessaires.

Il donne également accès à de nombreux avantages, dont les suivants :
- une feuille de route et une stratégie de développement
- un budget de démarrage accompagné d'une liste de dépenses
- des prévisions de chiffre d'affaires et de rentabilité
- les données nécessaires pour concevoir une bonne stratégie marketing en vue d'augmenter votre chiffre d'affaires

Faut-il faire une étude de marché pour créer une agence de voyage ?

Dans le but d'ouvrir une agence de voyage, la première étape consiste à réaliser une étude de marché pour une agence de voyage, afin d'évaluer le potentiel commercial de votre future société.

En effet, cette étude vous permet de vous assurer de l'existence d'une demande et de comprendre les attentes des clients de votre zone d'implantation.

Elle vous permet également d'étudier vos concurrents en analysant leurs forces, mais aussi leurs faiblesses. Cela vous permettra de vous distinguer et de mieux vous positionner sur le marché.

En outre, l'étude de marché vous permet d'étudier le marché global afin de mieux comprendre ses dynamiques.

Pour finir, elle vous permet de mieux comprendre les dernières tendances du secteur, afin d'attirer davantage de clients.

Quel budget pour créer une agence de voyage ?

Afin d'ouvrir une agence de voyage, vous devez prévoir un budget de 2 000 euros minimum.

En effet, il faut savoir que vous pouvez très bien démarrer votre activité seul, depuis votre domicile, avec votre ordinateur et quelques frais d'établissement pour créer votre agence.

Quant au budget maximum, il se situe aux alentours des 150 000 euros. Ce montant comprend l'achat du local, l'aménagement pour l'installation de votre agence, l'embauche de salariés et un investissement important dans votre communication.

Estimez facilement et rapidement le budget de votre agence avec le prévisionnel financier pour une agence de voyage.

Quelles sont les dépenses du budget prévisionnel d'une agence de voyage ?

Afin de créer une agence de voyage, vous devez réaliser un investissement initial assez important. En effet, ce dernier comprend :
- l'achat d'un local ou l'achat d'un fonds de commerce
- dans le cas d'une location, un dépôt de garantie ou le paiement des premiers loyers
- un budget pour les travaux de mise en conformité du local
- les frais d'installation
- les petits aménagements, la décoration et le petit mobilier
- le matériel informatique
- les honoraires du comptable et de l'avocat
- un budget marketing pour le lancement
- l'abonnement à différentes applications en ligne
- les frais d'inscription aux annuaires

Retrouvez la liste complète et détaillée des investissements de départ dans le prévisionnel financier pour une agence de voyage.

Quel est l'emplacement idéal pour une agence de voyage ?

Pour une agence de voyage, le choix de l'emplacement est crucial pour sa réussite. De ce fait, vous devez prendre en compte de nombreux facteurs afin de faire le choix le plus adapté à vos besoins.

Parmi ces facteurs, on peut citer les suivants :
- l'emplacement de votre agence de voyage doit présenter un potentiel commercial
- un parking doit être disponible à proximité
- l'accès à la zone doit être facile, comme la présence de transports en commun ou la proximité des principaux axes routiers
- la concurrence ne doit pas être trop présente

Comment choisir le local de son agence de voyage ?

Afin de trouver l'emplacement idéal pour votre agence de voyage, il y a de nombreux critères à prendre en compte.

Tout d'abord, vous devez vous assurer que le bâtiment est en bonne condition. Vous devez également privilégier un emplacement qui nécessite le moins de travaux de mise en conformité possible.

En outre, vous devez vous assurer que le local dispose d'une bonne isolation phonique et acoustique. Quant à sa superficie, elle doit être adaptée à la capacité d'accueil souhaitée.

Pour finir, veillez à ce qu'il y ait un parking à proximité de votre agence de voyage afin d'assurer le confort de vos clients.

Vaut-il mieux créer une agence de voyage en indépendant ou en franchise ?

Pour ouvrir une agence de voyage, vous pouvez choisir de travailler en tant qu'indépendant ou de rejoindre un réseau de franchise. Chacune de ces possibilités comporte des avantages, mais aussi des inconvénients. Ainsi, il faut bien se renseigner sur chacune d'entre elles pour déterminer celle qui vous conviendra le mieux.

Les avantages d'une agence de voyage indépendante

- ne pas avoir à payer un droit d'inscription à la franchise
- bénéficier de la totalité de vos revenus, sans devoir verser un pourcentage, compris entre 5 et 20 %, au franchiseur
- disposer de plus de flexibilité et d'autonomie, puisque vous n'êtes pas tenu de respecter les règles du franchiseur
- avoir la possibilité de fixer vos propres prix et de définir vos propres marges
- éviter tout risque de conflit avec une entité mère
- avoir la possibilité de vendre votre entreprise plus facilement en tant qu'indépendant

Les avantages d'une agence de voyage sous franchise

- profiter de coûts de démarrage moins élevés grâce au soutien de la franchise
- accélérer le lancement de votre activité en raison du soutien de la franchise
- diminuer les risques liés à votre activité en bénéficiant de l'accompagnement de la franchise
- recevoir une formation de gestion d'entreprise
- obtenir des financements de manière plus facile
- exploiter les avantages d'une image de marque déjà présente sur le marché
- accéder aux données du marché ainsi qu'aux toutes dernières tendances du secteur
- réduire le stress et avoir le sentiment de maîtriser la situation

Quel concept pour créer une agence de voyage rentable ?

Si vous disposez d'un bon emplacement et souhaitez privilégier le contact humain, alors optez pour une agence de voyage traditionnelle. Cependant, veillez à travailler votre concept et à suivre les nouvelles tendances.

Si vous considérez que la révolution digitale a dépassé les agences traditionnelles, alors lancez une agence en ligne. Néanmoins, il faut savoir que la concurrence est encore plus rude. De ce fait, vous devez offrir une expérience client unique, proposer vos propres séjours ou vous concentrer sur des activités précises (randonnées, croisières, etc.). Avec une proposition de valeur claire et précise, vous pourrez vous démarquer de la concurrence.

Pour finir, vous pouvez également combiner les deux approches. Ainsi, vous disposerez d'une agence de voyage traditionnelle, renforcée par un site web présentant vos offres. Vous aurez ainsi deux fois plus de chances d'attirer des clients et d'être encore plus rentable.

Comment fixer ses prix et tarifs en tant qu’agence de voyage ?

En général, les agences de voyage perçoivent entre 10 et 15% du prix des billets et des prestations. Il est bien entendu possible de choisir différents taux. Cela dépend du modèle économique établi au préalable.

En outre, il est assez commun que certains hôtes accordent une commission supplémentaire, lorsque l'agence leur apporte des plus de clients. Tout se joue ici, vous pouvez soit encaisser plus de commission, soit offrir une réduction sur le prix affiché à vos clients.

Si vous souhaitez augmenter la rentabilité de votre agence de voyage, concentrez-vous sur le client plutôt que sur l'argent. En effet, un client satisfait du service et du voyage deviendra systématiquement un client régulier.

Grâce au prévisionnel financier pour une agence de voyage, testez différents prix et tarifs et analysez leur impact sur votre chiffre d’affaires prévisionnel, votre seuil de rentabilité et vos profits.

Quel chiffre d'affaires pour une agence de voyage ?

De manière générale, le chiffre d'affaires moyen d'une agence de voyage oscille entre 130 000 et 450 000 euros par an, au cours des premières années d'activité.

Ce chiffre peut toutefois varier en fonction de différents paramètres, à savoir :
- le nombre de destinations disponibles et de formules proposées
- le nombre de salariés recrutés par l'agence de voyage
- le positionnement de votre agence et par conséquent le tarif des voyages proposés
- l'intensité de la concurrence dans votre zone d'activité
- le fait que votre agence dispose ou non d'un canal de distribution en ligne

Vous pouvez faire des estimations de chiffre d’affaires en fonction de différents prix et d’un certain nombre de prestations vendues avec le prévisionnel financier pour une agence de voyage.

Comment estimer le chiffre d’affaires prévisionnel d’une agence de voyage ?

Pour une agence de voyage, le chiffre d'affaires dépend essentiellement de la vente de séjours.

Afin d'estimer votre chiffre d'affaires, vous devez tout d'abord déterminer combien vous rapporte une transaction en moyenne. Cette somme se situe généralement entre 1 000 et 10 000 euros par transaction.

Ensuite, vous devez multiplier ce montant par le nombre de clients potentiels auxquels vous allez vendre des séjours. Toutefois, ce nombre ne doit pas nécessairement demeurer stable. En effet, il faut augmenter le nombre de vos clients au fil des mois.

Pour une agence de voyage, la croissance annuelle du chiffre d'affaires est comprise généralement entre 15 et 25 %.

Pour une estimation guidée, rapide (et sans calcul de votre part) du revenu de votre future agence, vous pouvez utiliser le prévisionnel financier pour une agence de voyage.

Quelle stratégie marketing pour augmenter le chiffre d’affaires d’une agence de voyage ?

Il est important d'avoir une idée claire de la manière dont vous allez lancer votre agence de voyage. De ce fait, vous devez rédiger un plan d'action sur trois ans.

Ce plan doit contenir différentes stratégies pour augmenter votre chiffre d'affaires. Parmi celles-ci, vous pouvez :
- conquérir de nouveaux marchés, tels que les croisières, les voyages dans les pays en développement, les voyages humanitaires, etc.
- développer une nouvelle offre de voyages vers des destinations exotiques
- trouver des partenaires qui vous permettront d'organiser des voyages exceptionnels
- renégocier les contrats avec les restaurants et les hôtels
- développer une communauté sur les réseaux sociaux
- ouvrir de nouvelles agences à l'étranger
- développer une franchise

Vous retrouverez une stratégie complète et détaillée dans le business plan pour une agence de voyage.

Quelles sont les charges courantes d'une agence de voyage ?

Les dépenses courantes d'une agence de voyage sont multiples. Parmi ces dernières, voici les plus importantes :
- le loyer du local occupé par l'entreprise et les charges associées
- les frais administratifs
- le budget consacré au marketing et à la communication
- la rémunération de votre personnel et les cotisations sociales
- les frais de développement, si vous concevez une plateforme en ligne
- les horaires d'un comptable et d'un avocat
- les différents impôts et taxes

Vous retrouverez ces charges et leur influence sur le seuil de rentabilité d’une agence dans le prévisionnel financier pour une agence de voyage.

Ouvrir une agence de voyage : est-ce profitable ?

Afin de savoir si votre agence de voyage est rentable, vous devez vous baser principalement sur 3 paramètres. Il s'agit de vos dépenses de démarrage, du chiffre d'affaires prévisionnel et enfin de la marge nette obtenue.

À titre d'exemple, on considère que le budget de démarrage est de 30 000 euros pour l'ouverture de votre agence de voyage. Quant au revenu annuel et au taux de marge nette, ils sont respectivement de 80 000 euros et de 30 %.

Avec ces paramètres, l'agence de voyage générera chaque année un bénéfice d'environ 30 % x 80 000 = 24 000 euros. Maintenant, il faut calculer la durée d'amortissement nécessaire pour votre agence de voyage. Cette période est de 30 000 / 24 000 = 1,25 an. En d'autres termes, votre agence de voyage deviendra rentable au bout de 1 année et 3 mois.

Pour estimer facilement la rentabilité et les profits de votre projet, utilisez le prévisionnel financier pour une agence de voyage.

Comment augmenter la rentabilité de votre agence de voyage ?

La rentabilité d'une agence de voyage dépend principalement de deux éléments, à savoir la capacité à générer des revenus et la maîtrise des charges.

Afin d'attirer des clients et de vendre plus de voyages, vous devez mettre en place une stratégie marketing solide. Pour y parvenir, vous devez :
- vous entourer de partenaires capables de soutenir la croissance de votre entreprise
- augmenter vos marges avec une nouvelle gamme de voyages de luxe et un prix de vente plus élevé
- concevoir un site web afin de pouvoir atteindre un plus grand nombre de personnes
- prévoir un budget important pour la communication afin de vous faire connaître
- ne pas dépenser plus de 60 % du chiffre d'affaires en ressources humaines
- tester différents canaux, comme les partenariats, les influenceurs, les réseaux sociaux, les affiches, Google Ads, etc.

Bien que tout ce travail de gestion financière soit peu agréable à réaliser, il est nécessaire si l'on veut assurer la réussite de l’entreprise.

Comment financer la création d’une agence de voyage ?

Pour réunir le capital nécessaire à la création de votre agence de voyage, de nombreuses possibilités vous sont proposées.

Tout d'abord, on trouve les aides publiques. Ces dernières sont des dispositifs de soutien mis en place par l'État et les régions, généralement en partenariat avec d'autres établissements. À titre d'exemple, il existe l'Aide à la Reprise ou à la Création d'Entreprise (ARCE) qui est une aide versée par Pôle Emploi. L'entrepreneur reçoit, comme capital, 45% du reliquat de ses allocations chômage.

Il existe également le Nouvel Accompagnement à la Création ou à la Reprise d'Entreprise (NACRE). Grâce à cette aide, l'entrepreneur bénéficie d'un accompagnement pour le montage du projet, la structuration financière et le lancement de l'activité. Le montant de l'aide varie entre 1 000 et 8 000 euros.

En plus des aides publiques, on trouve des initiatives privées ou mixtes destinées aux créateurs d'entreprise. Parmi ces dernières, on peut trouver les prêts d'honneur et les concours. À noter que l'État et les établissements publics ont également la possibilité d'organiser des concours.

Pour finir, il existe des organismes qui peuvent offrir des aides non financières, telles que des formations ou des séances de coaching.

Tous ces acteurs et toutes ces institutions vous demanderont de prouver le potentiel de rentabilité de votre projet avant de vous faire confiance. Il faudra donc leur montrer un solide business plan pour votre agence de voyage.