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[Guide Complet] Ouvrir son Espace de Coworking

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Les espaces de coworking sont de plus en plus nombreux en France. Si on en comptait à peine 500 il y a encore quelques années, on en dénombre presque 2000 aujourd'hui, répartis dans les différentes villes de l'Hexagone. 

Les entreprises d'aujourd'hui ont besoin de modernité et de flexibilité. Avec leur décoration travaillée, leurs abonnements sans engagement et leur atmosphère dynamique, les espaces de coworking viennent répondre à cette demande. 

Vous souhaitez ouvrir votre propre espace de coworking ? Par où commencer ? Faut-il faire une étude de marché ? Quels indicateurs devez-vous analyser ? Quel serait l'emplacement idéal pour votre coworking ? Quid du business plan ? Comment savoir s'il s'agit d'une idée potentiellement rentable ? Quelles sont les formalités administratives à accomplir pour réussir l'ouverture de son coworking ? Nous répondons à toutes ces questions dans la suite de l'article. 

Faites une étude de marché avant d’ouvrir votre espace de coworking

Existe-t-il une demande pour votre espace de coworking ? Pour le savoir vous devez analyser votre marché avant de vous lancer. Faire une étude de marché consiste à analyser l’environnement concurrentiel et commercial de votre futur projet d'entreprise. Dans cet environnement, vous devez, en particulier, vous concentrer sur deux éléments : la clientèle potentielle et la concurrence. 

Pour ce qui est de l’étude de la clientèle, il s’agit de définir une audience cible pour votre espace de coworking. Il s'agit ici d’identifier avec précision les personnes susceptibles de s’intéresser à votre offre, ce sont vos segments de marché. En toute logique, votre espace de coworking peut convenir à divers profils. Par exemple, vous avez les digital nomads, les employés qui font du télétravail, les petites équipes de travail, les consultants détachés en missions, les entreprises sans local, etc. Identifiez ces différents profils dans votre région, quantifiez-le et voyez s'il existe une demande pour votre espace de coworking.

Ensuite, il faut s’intéresser à la concurrence. Vous devez déterminer le nombre d’établissements du même genre, qui existent déjà dans la région. S’il y en a beaucoup, avec des propositions de valeur différentes, cela veut peut-être dire que la demande est déjà satisfaite. Quoi qu’il en soit, l’étude de la concurrence vous permet d’avoir une idée du fonctionnement d’un espace de coworking en général. Vous pourrez en savoir plus sur les horaires d’ouverture qui s’appliquent, les tarifs et également sur leur stratégie marketing pour attirer de la clientèle. Une bonne étude de marché vous permet également d'identifier les limites de vos concurrents : des prix trop élevés, un mauvais emplacement, une décoration médiocre, des horaires d'ouverture limités, un personnel peu sympathique, pas d'équipement technologique, des abonnements qui manquent de flexibilité etc. 

Identifiez les points faibles des espaces de coworking concurrents. Vous pourrez alors profiter de ces lacunes pour vous démarquer de la concurrence et proposer une offre plus satisfaisante.

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Déterminez le futur concept de votre espace de coworking

Le choix de l’emplacement est clé pour la réussite votre espace de coworking. Vous devez y faire attention, car cela va influencer l’affluence dans votre établissement. Le choix doit se faire de manière stratégique en fonction de votre cible. Par exemple, si vous visez des commerciaux indépendants, installez-vous dans les lieux d’affaires de la ville. Par contre, si vous recherchez à attirer de jeunes freelances, c’est tout autre chose. Il faudra plutôt s'installer dans un coin branché et moderne de votre ville. Quoiqu'il en soit, il faut que votre espace de coworking soit facile d’accès. L’idéal serait qu’il soit proche du métro ou de tout autre transport en commun. Également, un espace de parking sera apprécié par vos clients. Enfin, veillez à ne pas vous installer trop près d’un autre espace de coworking, sauf si vous estimez que la demande du périmètre n'est pas (encore) comblée. 

Quelle sera l’atmosphère de votre espace de coworking ? C’est la question qui suit après le choix de l’emplacement. Elle est d’une importance capitale, car elle aura un impact direct sur le type de personnes qui viendront dans votre établissement. Vous pouvez opter pour une atmosphère décontractée, avec un espace de travail flexible, polyvalent et stimulant ... qui peut avoir du succès avec des segments de marché plutôt jeunes et dynamiques. Également, vous pouvez créer un cadre très sérieux, propre et aseptisé ... strictement dédié aux professionnels qui ont besoin d'être concentrés. Les espaces annexes sont souvent les bienvenus dans les espaces de coworking : coin cuisine, bibliothèque, salle de yoga, imprimantes, tables de ping pong, canapés, bean bags et consoles de jeux vidéos.

Penchez-vous aussi sur la question des événements. Pourquoi ne pas organiser des réunions d’entrepreneurs, ou des séminaires ? Ces séances de partage entre professionnels peuvent renforcer votre proposition de valeur et vous aider à vous démarquer de la concurrence. 

Le choix de l’emplacement est clé pour la réussite votre espace de coworking. Vous devez y faire attention, car cela va influencer l’affluence dans votre établissement.

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Un business plan vous aidera à réussir l’ouverture de votre espace de coworking

Anticipez chaque phase du développement de votre espace de coworking. Le business plan de votre espace de coworking agit comme une feuille de route, qui permet de prévoir les différentes étapes du développement de votre espace de coworking. 

Le business plan doit aussi contenir un prévisionnel financier pour votre espace de coworking. Grâce à ce document, vous pourrez établir des prévisions sur les dépenses et gains potentiels de votre entreprise. Ces données vont notamment vous permettre de calculer votre seuil de rentabilité, soit le niveau d’activité à atteindre pour réaliser des bénéfices. Le prévisionnel financier vous permettra également de savoir combien de temps il vous faudra pour que votre espace de coworking devienne rentable.

Enfin, le business plan est un instrument de recherche de financement. Un bon business plan a le mérite de présenter, de façon clair et structuré, votre projet d'entreprise à un potentiel investisseur. Il vous permet de dérouler votre stratégie pour maximiser vos profits sur le long terme. C'est un document qu'un banquier vous demandera si vous sollicitez un crédit professionnel pour financer vos investissements de démarrage. 

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De la théorie à la pratique : les premières étapes pour ouvrir un espace de coworking

L'ouverture d’un espace de coworking commence par le respect de certaines normes. Il en existe plusieurs et la première des régulations concerne la sécurité. Vous devez réunir toutes les conditions pour que votre enceinte de cotravail reste sûre. Il y a également des régulations à respecter concernant le confort des clients. Par exemple, il faut prévoir des voies pour les personnes à mobilité réduite. Par ailleurs, si vous n’êtes pas propriétaire des locaux, vous devez obtenir une autorisation du détenteur légitime du local. Pour ce qui est de la domiciliation de votre espace de coworking, vous devez vous rapprochez de la préfecture. Demandez un agrément de cette instance. Vous passerez un contrat de domiciliation valable 3 mois au minimum. Ce dernier pourra être renouvelé par tacite reconduction. Les dernières règles relèvent de la fiscalité. Concernant la comptabilité, aucune loi spéciale ne s’applique lorsque vous possédez un espace de coworking. Sauf si votre espace de coworking fonctionne de manière parallèle à d’autres activités rentables. Dans ce cas de figure, il faut bien séparer les comptes du coworking center de vos tiers services. Également, la TVA s’applique bien aux espaces de coworking. Ceci parce qu’elle se situe parmi les entreprises à bénéfices industriels et commerciaux.

Ensuite, établissez le statut juridique de votre espace de coworking. Vous avez le choix entre plusieurs formes d’entreprises (SAS, SARL, EURL, etc). Si vous voulez un statut d’entreprise individuelle, il faut opter pour une forme juridique EIRL. Les formes juridiques EURL et SASU conviennent plutôt pour une entreprise unipersonnelle. Il se peut aussi que vous ne soyez pas le seul dans votre projet. Si vous avez des associés, il vaut mieux choisir un statut juridique SA, SARL, ou SAS. Avec un statut juridique, vous serez reconnu comme professionnel. En tant que tel, vous serez sous la surveillance de la législation des établissements recevant du public (ERP).

Pour finir, établissez toutes vos dépenses de démarrage. Il s’agit des différentes dépenses qui concourent à l’ouverture de votre espace de coworking. Par exemple, vous devrez peut-être acheter un local et l'aménager. Il se peut aussi que vous le louez, dans ce cas là vous devrez payer un dépôt de garantie ainsi que les premiers loyers. À côté de cal, vous allez certainement acheter du matériel informatique ainsi que du petit mobilier. Il va aussi falloir décorer votre espace de co-working pour y apporter votre touche d’originalité. 

La réussite de l'ouverture de votre espace de coworking dépendra de la rigueur de votre préparation. Réaliser une bonne étude de marché nous semble primordial pour bien démarrer. C'est ce document qui vous permettra de récolter de précieuses informations quant à votre marché cible. Vous devrez notamment déterminer l'emplacement de votre établissement, le profil des individus qui viendront travailler chez vous ou encore les services annexes que vous proposerez. Une fois l'étude de marché terminée, vous devez élaborer un business plan pour votre espace de coworking. Ces deux documents vous permettront de partir du bon pied. Ensuite, vous pourrez vous attaquer à la phase pratique. Les démarches administratives et juridiques sont les premières étapes de la création. Vous devrez notamment opter pour un statut juridique adapté à votre espace de coworking. Vous devrez également mettre un budget de démarrage sur pied. Lorsque vous avez réuni la liste des investissements de départ, vous pouvez commencer à investir dans la création de votre projet d'entreprise, puis vous lancer ! Nous vous souhaitons tous nos voeux de réussite pour cette nouvelle aventure !