Estimer les charges d'un coffee shop

Cet article a été écrit par un expert qui a étudié l'industrie et a confectionné le pack complet pour un coffee shop

Nos experts ont réalisé un pack complet pour un coffee shop, modifiable.

Qui est l'auteur de ce contenu ?

L'équipe de Modeles de Business Plan

Une équipe de financiers, consultants et rédacteurs

Nous sommes une équipe d'experts en finance, de consultants, d'analystes de marché et de rédacteurs spécialisés, dédiés à accompagner les nouveaux entrepreneurs dans la création de leur entreprise. Nous vous aidons à éviter les erreurs en vous fournissant des business plans détaillés, des études de marché précises et des prévisions financières fiables, pour maximiser vos chances de succès dès le départ, et en particulier sur le marché des coffee shops. Si vous voulez en savoir plus sur nous, vous pouvez consulter notre page de présentation.

Comment nous avons créé ce contenu 🔎📝

Chez Modeles de Business Plan, nous sommes assez familiers avec le marché des coffee shops en France, nous analysons quotidiennement les tendances et dynamiques du marché. Nous ne nous contentons pas de rapports et d'analyses ; nous échangeons chaque jour avec des experts locaux – entrepreneurs, investisseurs et acteurs clés du secteur. Ces interactions directes nous permettent de mieux comprendre ce qu'il se passe sur le marché.

Pour créer ce contenu, on a d'abord puisé dans nos échanges et nos propres observations. Mais on ne s'est pas arrêtés là. Pour s'assurer que nos chiffres et données soient fiables, on a aussi creusé du côté de sources sérieuses et reconnues que vous retrouverez en bas de cet article.

Vous verrez aussi des infographies sur mesure qui résument et mettent en image les tendances clés, rendant les infos complexes plus digestes et percutantes. On espère qu'elles vous plairont ! Toutes les autres illustrations ont été créées en interne et ajoutées à la main.

Si vous pensez que nous aurions pu creuser certains points, n'hésitez pas à nous le faire savoir, nous vous répondrons sous 24 heures.

Quel est le montant du loyer mensuel prévu pour l'emplacement choisi et quelles charges locatives y sont associées ?

Le loyer mensuel d'un coffee shop varie considérablement selon l'emplacement, avec une fourchette de 1 200 € à 4 000 € par mois.

En centre-ville ou dans les quartiers très fréquentés, comptez entre 2 500 € et 4 000 € mensuels pour un local de 50 à 80 m². Dans les zones moins centrales mais avec du passage, le loyer se situe plutôt entre 1 200 € et 2 500 €. La surface standard pour un coffee shop varie de 40 à 100 m² selon le concept choisi.

Les charges locatives s'ajoutent au loyer et représentent généralement 150 € à 500 € par mois. Ces charges incluent l'entretien des parties communes, la taxe foncière refacturée par le propriétaire, et parfois l'eau froide. Certains propriétaires incluent également les frais de copropriété dans ces charges.

Le dépôt de garantie correspond habituellement à 2 à 3 mois de loyer, soit un montant initial de 2 400 € à 12 000 € à prévoir lors de la signature du bail. N'oubliez pas de négocier une clause de révision du loyer favorable et de vérifier les conditions de résiliation du bail.

Quels sont les coûts d'aménagement, de décoration et de mobilier nécessaires avant l'ouverture ?

L'aménagement complet d'un coffee shop représente un investissement de 23 000 € à 50 000 € selon la surface et le niveau de finition souhaité.

Type d'aménagement	Coût minimum	Coût maximum
Travaux de gros œuvre (plomberie, électricité)	8 000 €	20 000 €
Sol (carrelage, parquet professionnel)	3 000 €	8 000 €
Peinture et revêtements muraux	2 000 €	5 000 €
Comptoir et bar (sur mesure)	4 000 €	10 000 €
Mobilier (tables, chaises, banquettes)	3 000 €	8 000 €
Éclairage et décoration	2 000 €	6 000 €
Signalétique extérieure et intérieure	1 000 €	3 000 €

Quel est le budget initial pour l'achat des machines principales et leur entretien annuel ?

L'équipement professionnel d'un coffee shop nécessite un investissement initial de 6 800 € à 18 500 € pour les machines essentielles.

La machine à café professionnelle constitue l'investissement principal avec des prix allant de 3 000 € pour une machine semi-automatique basique à 8 000 € pour une machine haut de gamme avec plusieurs groupes. Le moulin à café professionnel coûte entre 500 € et 2 000 € selon la capacité et la précision de mouture souhaitée.

Pour la réfrigération, prévoyez 1 500 € à 3 000 € pour une vitrine réfrigérée permettant d'exposer vos pâtisseries et sandwichs. Un four professionnel coûte entre 1 000 € et 3 000 € selon la taille et les fonctionnalités. Le lave-vaisselle professionnel représente un investissement de 800 € à 2 500 €.

L'entretien annuel de cet équipement coûte entre 700 € et 2 000 €. Cela inclut la maintenance préventive des machines à café (détartrage, changement de pièces), la révision des équipements de réfrigération et les réparations éventuelles. Un contrat de maintenance avec un professionnel coûte généralement 10 à 15% de la valeur d'achat des machines.

Quels sont les coûts mensuels d'approvisionnement en café, lait, pâtisseries et autres produits vendus ?

L'approvisionnement mensuel d'un coffee shop représente 1 200 € à 3 000 € selon le volume de ventes et la gamme de produits proposée.

Le café constitue 20 à 25% de vos achats avec un coût de 250 € à 500 € par mois pour un établissement servant 100 à 300 cafés quotidiens. Privilégiez un torréfacteur local pour maîtriser la qualité et négocier des tarifs préférentiels sur les volumes. Le coût du café au kilo varie de 12 € à 25 € selon la qualité et l'origine.

Les produits laitiers et alternatives végétales représentent 150 € à 300 € mensuels. Les pâtisseries, viennoiseries et sandwichs constituent le poste le plus important avec 600 € à 1 500 € par mois. Vous pouvez soit acheter chez un grossiste, soit travailler avec une boulangerie locale pour des produits frais.

Les autres produits (sirops, chocolat en poudre, thés, jus de fruits) coûtent 150 € à 500 € mensuels. N'oubliez pas les consommables comme les gobelets, couvercles, serviettes et sacs qui représentent 100 € à 200 € par mois. Négociez des remises sur quantité avec vos fournisseurs pour optimiser vos marges.

Quel est le nombre de salariés prévu, leur niveau de rémunération et les charges sociales correspondantes ?

Un coffee shop emploie généralement 2 à 5 salariés selon la taille et les horaires d'ouverture, avec un coût total de 2 900 € à 14 500 € par mois charges comprises.

Pour un petit coffee shop, comptez au minimum 2 salariés : vous-même et un employé à temps partiel ou temps plein. Les salaires varient de 1 600 € à 2 100 € brut mensuels selon l'expérience et les responsabilités. Un barista débutant gagne environ le SMIC (1 747 € brut en 2025), tandis qu'un barista expérimenté peut percevoir 1 900 € à 2 100 € brut.

Les charges sociales patronales représentent environ 42 à 50% du salaire brut. Pour un salarié payé 2 000 € brut, le coût total employeur s'élève à environ 2 900 € mensuels. Cette estimation inclut les cotisations sociales, l'assurance chômage, la retraite complémentaire et les congés payés.

Si vous ouvrez 7 jours sur 7 avec des horaires étendus (7h-19h), prévoyez 4 à 5 salariés pour assurer les roulements et respecter la législation du travail. Dans ce cas, votre masse salariale totale atteindra 11 000 € à 14 500 € mensuels.

C'est un point que vous retrouverez dans notre pack complet pour un coffee shop.

Quels sont les coûts liés à l'assurance professionnelle, responsabilité civile et multirisque pour le local ?

L'assurance d'un coffee shop coûte entre 50 € et 150 € par mois selon la surface du local et le niveau de couverture choisi.

L'assurance multirisque professionnelle est obligatoire et couvre les dommages au local, le vol, les dégâts des eaux et l'incendie. Cette assurance coûte généralement 30 € à 80 € mensuels pour un coffee shop de 50 à 80 m². La responsabilité civile professionnelle, qui protège contre les dommages causés aux clients, ajoute 15 € à 30 € par mois.

Certaines garanties spécifiques peuvent s'avérer utiles : l'assurance perte d'exploitation (20 € à 40 €/mois) qui compense la perte de chiffre d'affaires en cas de fermeture forcée, et l'assurance cyber-risques (10 € à 20 €/mois) pour protéger vos données clients et systèmes de paiement.

N'oubliez pas l'assurance véhicule si vous utilisez un véhicule professionnel pour vos approvisionnements. Comparez plusieurs devis d'assureurs spécialisés dans la restauration pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Quel est le budget mensuel pour l'électricité, l'eau, le gaz et l'internet haut débit ?

Les fluides et services d'un coffee shop représentent un coût mensuel de 220 € à 570 € selon la taille du local et la consommation.

• L'électricité constitue le poste principal avec 150 € à 350 € mensuels, due principalement aux machines à café, réfrigérateurs et éclairage qui fonctionnent en continu
• L'eau coûte 20 € à 80 € par mois selon la consommation (café, nettoyage, lave-vaisselle)
• Le gaz, si utilisé pour la cuisson, représente 30 € à 80 € mensuels
• L'internet haut débit professionnel coûte 20 € à 60 € par mois selon le débit et les services inclus
• Le téléphone fixe professionnel ajoute 15 € à 30 € mensuels

Quels sont les frais liés aux licences, autorisations et éventuelles taxes spécifiques au secteur de la restauration ?

Les licences et autorisations pour un coffee shop coûtent entre 700 € et 4 000 € la première année, puis 200 € à 1 500 € annuellement.

Si vous vendez de l'alcool, la licence débit de boissons est obligatoire. Une licence III (vins, bières, cidres) coûte 500 € à 1 500 €, tandis qu'une licence IV (alcools forts) peut atteindre 2 500 €. Ces licences se renouvellent tous les ans avec des frais de 100 € à 300 €.

L'autorisation d'occupation du domaine public pour une terrasse coûte 200 € à 1 200 € par an selon la ville et la superficie. Cette autorisation doit être renouvelée annuellement auprès de la mairie. Certaines communes appliquent également une taxe sur la publicité extérieure de 20 € à 50 € par mois.

N'oubliez pas l'inscription au registre du commerce (environ 40 €) et éventuellement la formation à l'hygiène alimentaire (HACCP) qui coûte 300 € à 500 € par personne. Cette formation est obligatoire pour au moins une personne de l'établissement.

Quel est le montant mensuel alloué au marketing, publicité locale et communication digitale ?

Le budget marketing d'un coffee shop représente 100 € à 500 € par mois selon la stratégie adoptée et la phase de développement de l'établissement.

Pour le lancement, prévoyez un budget plus important de 300 € à 500 € mensuels les 6 premiers mois. Cela inclut la création des supports de communication (cartes de visite, flyers, affiches) pour 100 € à 200 €, et la publicité locale (presse locale, radio) pour 150 € à 250 €.

La communication digitale coûte 50 € à 150 € par mois : création et maintenance du site web (20 € à 50 €), gestion des réseaux sociaux (30 € à 80 €), et éventuellement de la publicité Facebook/Instagram (50 € à 100 €). Les cartes de fidélité et promotions représentent 50 € à 100 € mensuels.

Une fois établi, vous pouvez réduire ce budget à 100 € à 200 € par mois en privilégiant le bouche-à-oreille et les actions de fidélisation. Investissez dans des événements ponctuels (dégustation, soirée thématique) pour dynamiser votre clientèle.

Quels sont les coûts récurrents pour la gestion comptable, juridique et administrative ?

La gestion administrative d'un coffee shop coûte entre 150 € et 400 € par mois selon le niveau de service choisi.

La comptabilité représente le poste principal avec 100 € à 250 € mensuels selon la complexité de votre activité. Un expert-comptable facture généralement 120 € à 200 € par mois pour un coffee shop avec un chiffre d'affaires inférieur à 500 000 € annuels. Ce prix inclut la tenue de comptabilité, les déclarations TVA et l'établissement du bilan annuel.

Les conseils juridiques ponctuels coûtent 50 € à 150 € par mois en moyenne. Cela inclut la relecture de contrats fournisseurs, les conseils en droit du travail et l'aide pour les déclarations administratives. Certains cabinets proposent des forfaits annuels plus avantageux.

Ajoutez les frais bancaires professionnels (15 € à 30 €/mois), les logiciels de gestion (caisse enregistreuse, comptabilité) pour 30 € à 80 € mensuels, et éventuellement les frais de secrétariat externalisé (50 € à 100 €/mois) si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur l'exploitation.

Quels sont les frais liés à la maintenance, au nettoyage et aux consommables d'entretien du local ?

L'entretien et le nettoyage d'un coffee shop représentent 150 € à 500 € par mois selon la surface et le niveau de prestation choisi.

Le nettoyage quotidien peut être réalisé en interne ou externalisé. Un prestataire professionnel facture 100 € à 350 € par mois pour un nettoyage quotidien d'un local de 50 à 80 m². Ce service inclut le nettoyage des sols, surfaces, sanitaires et vitres. Si vous réalisez le nettoyage en interne, comptez 2 à 3 heures quotidiennes.

Les consommables d'entretien coûtent 50 € à 150 € mensuels : produits désinfectants, détergents, papier d'essuyage, sacs poubelle et produits spécifiques pour les machines à café. Privilégiez des produits professionnels plus économiques à l'usage que les produits grand public.

La maintenance préventive des équipements (ventilation, éclairage, plomberie) représente 50 € à 100 € par mois en moyenne. Prévoyez également un budget de 100 € à 200 € mensuels pour les réparations et remplacements d'urgence (vaisselle cassée, petit électroménager défaillant).

C'est un point que vous retrouverez dans notre pack complet pour un coffee shop.

Quel est le montant d'une réserve de trésorerie nécessaire pour couvrir au moins trois à six mois de charges fixes ?

La réserve de trésorerie recommandée pour un coffee shop s'élève à 25 000 € à 50 000 € pour couvrir 3 à 6 mois de charges fixes.

Cette réserve vous permet de faire face aux premiers mois d'exploitation où le chiffre d'affaires peut être inférieur aux prévisions. Les charges fixes mensuelles d'un coffee shop (loyer, salaires, assurances, fluides) représentent généralement 4 000 € à 8 000 € selon la taille de l'établissement.

Pour 3 mois de couverture, prévoyez donc 12 000 € à 24 000 €. Pour 6 mois, comptez 24 000 € à 48 000 €. Cette réserve doit être facilement mobilisable sur un compte épargne professionnel rémunéré. Elle vous évitera de contracter des crédits courts termes coûteux en cas de difficultés temporaires.

Cette trésorerie peut également servir pour les investissements imprévus (remplacement d'équipement en panne) ou pour saisir des opportunités de développement (achat de matériel d'occasion, stock de café en promotion). Les banques apprécient également cette réserve lors de l'octroi de financements.

Conclusion

L'estimation des charges d'un coffee shop nécessite une analyse détaillée de tous les postes de coûts pour éviter les surprises financières. L'investissement initial varie de 60 000 € à 120 000 € incluant l'aménagement, l'équipement et la trésorerie de démarrage. Les charges mensuelles s'échelonnent de 5 000 € à 12 000 € selon la taille et l'emplacement de votre établissement.

La réussite de votre projet dépendra de votre capacité à maîtriser ces coûts tout en proposant une offre attractive. N'hésitez pas à solliciter plusieurs devis pour chaque poste de dépense et à négocier avec vos fournisseurs pour optimiser vos marges dès l'ouverture.

C'est un point que vous retrouverez dans notre pack complet pour un coffee shop.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne doit pas être considéré comme un conseil financier. Il est recommandé aux lecteurs de consulter un professionnel qualifié avant de prendre toute décision d'investissement. Nous déclinons toute responsabilité quant aux actions entreprises sur la base des informations fournies.

Sources

1. Institut National de la Statistique et des Études Économiques
2. Service Public - Professionnels Entreprises
3. Bpifrance - Banque Publique d'Investissement
4. Chambres de Commerce et d'Industrie
5. URSSAF - Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale
6. Ministère de l'Économie, des Finances et de la Relance
7. Syndicat National des Hôteliers, Restaurateurs, Cafetiers et Traiteurs
8. Fédération Française de la Restauration